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物业档案资料的建立与管理制度--第1页
物业档案资料的建立与管理制度
建立和管理物业档案资料制度
物业管理工作中,档案资料的管理是一个重要的组成部分。
科学、规范的档案管理能够为各项管理工作提供指引和服务。
针对金沙咀国际广场物业的特点,我们采用传统档案管理方法
和电脑数据库管理新方法,对小区档案资料实行“科学化、系
统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。所有物业员工都必
须遵守《物业档案资料的建立与管理》的规定,对物业档案资
料进行有效的管理。
部门架构
档案管理员
物业经理
董事长
档案资料建立、管理流程图
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我们采用按权限借用及网上查询的方式进行利用。在借用
时需要登记,使用后立即归还。我们建立了原始档案资料库,
并输入电脑,建立了电子档案资料库。按照公司的《物业档案
资料的建立与管理制度》,我们进行归档。我们将资料进行整
理分类,包括技术资料、业主/物业使用人资料、管理规章及
内部管理制度、历次管理工作资料和记录、业主文件、通知、
活动记录以及财务账表及分布方案。我们还收集工程技术、维
修、改造资料、智能化系统技术资料、业主/物业使用人资料、
证件、购/租房合同、装修审批表,以及历次管理活动书面、
音像资料等。
档案资料的建立
1.档案的建立与收集
我们设立了金沙咀国际广场档案资料管理室,采用系统化、
科学化、电脑化的先进手段,建立了相应的规章制度,对所有
档案进行严格管理。我们坚持来源广、内容丰富的原则,根据
实体资料和信息资料的内容,在物业管理的实际工作中从需要
出发,扩大信息资料的来源渠道。我们办理好物业整体接管移
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交时各类原始档案资料的移交和收集。在后期管理中,我们加
强质量记录,做好后续资料的建档和收集,从建筑物本体修缮
到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。
2.档案资料的整理与分类
我们的整理重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内
容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类,做到条
理清晰、分类合理,便于使用、查找、检索。档案资料的整理
包括:
各项业务工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务
范围,指定有关人员负责积累、整理和移交,在积累过程中要
做好原始文件的登记工作;
各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工
作计划和管理标准,列入有关人员的职责范围,并作为考核的
依据;
我们充分利用原有资料作为整理的基础;
档案的整理必须保持文件之间的历史联系;
档案的整理必须便于保管和利用;
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收集后的所有信息,统一由金沙咀国际广场档案管理员集
中整理。
资料分类
具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议
等文件属于基础资料档案。而有关公司、分部的这类文件则归
入文书档案和合同档案。
移交资料
以下是项目资料名称:
1.批准文件
2.用地批准文件
3.投资许可证、规划许可证、开工许可证
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