文档一体化管理推进企业档案信息化建设探讨.docx

?

?

文档一体化管理推进企业档案信息化建设探讨

?

?

张红

摘要：基于文档一体化管理推进企业档案信息化建设为核心进行研究，先阐述企业档案管理现状，然后分析文档一体化管理对推进企业档案信息化建设的意义，并以此为依据，提出实施文档一体化管理应注意的问题，其内容包含：注重提高档案管理人员素质、注重提高档案管理安全意识、注重完善档案管理的规范化等，其目的在于有效提高企业档案管理效率。

关键词：文档;一体化管理;企业档案;信息化建设

在经济飞速发展背景下，对企业自身的发展和管理提出了较高要求，特别针对档案信息化建设，更是提出了较高要求。所谓企业档案信息化指的是，企业在档案管理活动的过程中，能合理运用信息技术，对档案信息资源展开有效的采集、管理和利用。而文档一体化管理不仅是企业档案信息化建设的核心，同时还是实现企业档案信息化建设的主要途径。基于此，针对文档一体化管理推进企业档案信息化建设，展开以下分析，促使档案查准率有效提高。

1企业档案管理现状

纵观我国部分企业的方案管理现状可看出，存有以下几点问题：第一，重视程度有待提高。现如今大部分企业管理人员都把注意力投放在软硬件设施方面，注重获取更多的经济效益，而档案管理作为一种不被放在表面的工作，被管理人员放在次要的位置。产生这一现象的主要原因，就是企业对档案管理工作缺乏重视，并且没有意识到档案管理工作的作用，进而导致档案管理在工作中出现诸多问题;第二，管理方式待创新。目前众多中小企业在发展中，仍然是把文件处理和档案管理划分成为两个部分，并以各自为政的方式进行管理[1]。在文件处理中包含收文和发文，主要是由办公室进行负责和处理，在以人工处理方式为主，不论收文件还是发文件，都是由总公司的办公室人员手工登记，然后进行人工分发和传阅;第三，业务素质待加强。众所周知，档案管理工作人员是保证档案管理工作顺利开展的关键，同时也是档案信息资源存储的核心人员。但是根据目前企业的档案管理工作现状可看出，管理人员时常会在工作中存有懈怠心理，再加上信息技術的不断发展，推进企业档案管理信息化建设是必然的发展趋势。简单来说，只有档案管理人员熟练掌握现代信息技术，并合理运用计算机，就能确保档案管理工作顺利开展。但若是档案管理人员的自身业务素质不高，不仅无法发挥现代技术优势，还会出现档案资源利用率低和信息存储质量差等问题出现。

2文档一体化管理对推进企业档案信息化建设的意义

2.1有助于加快企业档案信息化建设

针对文档一体化管理对推进企业档案信息化建设的重要意义展开以下分析。第一，文档一体化管理指的是，将档案工作逐渐渗透到文件的形成阶段和使用阶段，几个环节融合成为一个不可分割的有机体，进而解决公文和档案工作之间无法实现共享的问题，促使信息收集更加全面和准确[2]。可见，文档一体化管理不仅简化了文档管理工作程序，降低重复劳动率的使用，同时还提高了文档管理工作效率;第二，科学运用文档一体化系统，能让计算机在对公文展开规范化处理后，所归档的信息保持文件本身具有的必然联系，进而反映出文件之间完整且清晰的相互关系，对提高档案查准率具有重要意义;第三，相比较以往的档案管理方式而言，文档一体化管理有效转变了文件生成方式和载体特点，而且还能借助先进的计算机系统，针对文件进行筛选、整理和检索等工作，在一定层次上有效开发了档案信息资源;第四，主要借助计算机网络实现文档一体化管理，在计算机网络中不仅能实现网上收发、办理和传阅相关文件，还能在网络上进行归档，促使企业工作人员直接通过网络检索获取档案信息，实现了资源共享的目的。

2.2有助于提高企业资源合理利用率

相比较以往档案管理而言，文档一体化管理方式，不仅减少了不必要的重复劳动率，提高档案管理工作效率，同时还能充分发挥人力、物力、财力等资源作用，为企业减少诸多不必要的经济损失。与此同时，文档一体化的管理系统还能实现企业总部与各所属单位间收发电子文件的同步传输，进而提高办公效率[3]。此外，该系统能把收文、发文、档案等模块，根据对应的流程实现分块实施，促使信息数据能实现共享，最终有效提高各类信息数据的利用率。

3实施文档一体化管理应注意的问题

基于企业档案管理工作现状，要想实施文档一体化管理推进企业档案信息化建设，则是需要在实际工作中，注重以下几点问题，分别是：档案管理人员素质的提高、安全意识的提高以及档案管理的规范化。只有通过以上途径入手，才能确保档案管理工作效率有所提高。

3.1注重提高档案管理人员素质

要想有效提高企业档案管理工作人员素质，就需要企业能根据管理人员的工作特点和实际情况，通过理论知识培训的方式，培训档案人员的理论知识，并对不同性质和不同工作特点的档案人员，进行相对应的培训和指导工作。但在培训期间，最重要的工作就是加强档案人员的文件处理能力、档案管理能