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科技档案的整理方法

第一节科技档案

一、科技档案的定义

《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业

单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动

中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

二、科技档案的特点

1、专业性

2、多样性

3、成套性

三、科技档案与科技资料的区别

1、反映对象不同

（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录

（2）科技资料：外单位科技活动的记录

2、来源不同

（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录

（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的

3、作用不同

（1）科技档案：依据与凭证作用

（2）科技资料：参考与借鉴作用

第二节科技档案的收集归档

一、收集方法

一列入、一同步、一参加、一把关

1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，

即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，

并责任到人。

2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理

活动同步进行。

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（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、

施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷

人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。

（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘

察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交

工作，做到边施工边收集边整理。

3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行

签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现

场收集。

4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关

围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种

文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差

旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料

的收集关）。

二、归档范围

三、归档要求

1、归档的文件材料应为原件。

2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。

3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的

书写材料，否则必须复印。

4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完

备。

5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在

图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用

不易褪色的红印泥。

6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案

行政部门监制的产品。

四、归档时间

（一）基建档案

1、工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性

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归档。

2、施工、监理、竣工文件：

（1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。