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人事档案管理制度

1目的：为了规范公司人事档案的管理工作，对人事档案进行妥善分类保管，保证人事档案的完整性，防止档案的遗失和损坏，便于人事档案的查询，特制定本制度。

2原则：安全、必威体育官网网址、清晰、完整。

3范围：公司全体员工。

4内容：

4.1文件夹管理及命名：

文件夹名称

具体内容

人事服务合同

招聘、社保等各项服务合同

意外保险

意外保险保单、合同

生育保险

员工生育保险办理资料

医疗保险

员工医保办理资料、医保卡领取凭证等

用工备案

用工备案相关办理资料

残疾人年审

残疾人年审资料及办理凭证等

外地社保

外地参保人员社保明细及资料等

体检报告

员工体检报告及结果汇总资料等

试用期员工档案

试用期未转正员工入职资料

离职员工档案

离职员工资料等

在职员工档案

在职员工资料等

4.2人事服务合同管理：

4.2.1人事服务合同包括：各招聘网站合作合同、招聘系统服务合同、社保合作合同、劳务派遣合同、其他人事服务类合同等。

4.2.2人事服务合同的保管：人事服务合同按类别进行归类存放，每个类别以分页纸进行区分，原则上需在合同履行完成后保留5年。

4.3意外保险文件的保管：

4.3.1意外保险文件包括：意外保险合作合同、每月增减员保单、理赔通知书、其他相关文件等。

4.3.2意外保险文件的保管：意外保险文件原则上需在合同履行完成后保留5年。

4.4生育保险文件的保管：

4.4.1生育保险文件包括：生育待遇申办资料、生育保险医疗费用申办资料、生育保险定点医院申办资料、其他相关资料等。

4.4.2生育保险文件的保管：生育保险文件原则上需在申报手续完成后保留5年。

4.5医疗保险文件的保管：

4.5.1医疗保险文件包括：医疗费用申报资料、医保卡领取凭证、异地就医申请表、工伤申请资料、其他相关资料等。

4.5.2医疗保险文件的保管：医疗保险文件原则上需在手续办理完成后保留5年。

4.6用工备案文件的保管：

4.6.1用工备案文件包括：员工花名册、公司架构图、用工备案指引、用工备案申办资料、其他相关资料等。

4.6.2用工备案文件的保管：用工备案文件原则上需在办理备案后保留5年。

4.7残疾人年审文件的保管：

4.7.1残疾人年审文件包括：残疾人年审相关资料、相关法规政策及指引等。

4.7.2残疾人年审文件的保管：残疾人年审文件原则上需在年审完成后保留3年。

4.8体检报告文件的保管：

4.8.1体检报告文件包括：体检服务合同、费用对账单、公司员工体检情况汇总表、员工体检信息表等。

4.8.2体检报告文件的保管：体检报告文件原则上需在每年体检完成后保留3年。

4.9员工人事档案管理：

4.9.1员工人事档案的建立：员工自入职之日起，由人力资源与行政部为其建立人事档案，并归入《试用期员工档案》文件夹中。人力资源与行政部将对档案材料进行收集和整理，如为复印件，还需确保复印件与原件相符，核实完整、无误后进行归档。人事档案包括：

4.9.1.1员工信息表（含证件照两张，需员工本人亲自签名）；

4.9.1.2承诺书（需员工本人亲自签名）；

4.9.1.3身份证（复印件2份）；

4.9.1.4毕业证书、学位证书和学历鉴定截图/证明（复印件，如有）；

4.9.1.5职称证书（复印件，如有）；

4.9.1.6体检报告或健康证；

4.9.1.7原公司离职证明；

4.9.1.8面试资料（求职人员登记表、个人简历、笔试试卷、面试评估表等）；

4.9.1.9劳动合同或实习协议、必威体育官网网址协议；

4.9.1.10职位说明书（需员工本人亲自签名）；

4.9.2试用期员工通过试用期考核评估后，将建立一个专属的人事档案袋，归入《在职员工档案》专用柜里，按组织架构图顺序摆放。人事档案里需增加以下资料：

4.9.2.1考核评估表；

4.9.2.2学习路径图；

4.9.2.3工作职责（需员工本人亲自签名）；

4.9.3在职员工人事档案袋的使用规范：

4.9.3.1销售部--深蓝色

4.9.3.2市场部--灰色

4.9.3.3技术服务部--橙色

4.9.3.4人力资源与行政部--红色

4.9.3.5财务部--绿色

4.9.3.6物流部--黄色

4.9.3.7采购部、质量管理部--浅蓝色

4.9.4离职员工档案的管理：

4.9.4.1员工完成离职手续办理后，将离职员工的人事档案归入《离职员工档案》里。

4.9.4.2每年年初将上一年度《离职员工档案》里人事档案整理入箱，按离职月份标签顺序排放并密封，在外包装上注明姓名、标签编号，移交仓库保管。

4.9.4.3离职员工档案的保管：离职员工档案原则上需保留5年。

4.9.5人事档案的更新和维护：员工如发生人事异动、奖惩、或个人资料变化等，应及时进行记录或更新，确保人事档案的正确性。

4.9.6人事档案的查阅和借阅：

4.9.6.1员工人事档案为公