浅析建筑工程档案管理.docx

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浅析建筑工程档案管理

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贾彦俊

摘要：随着我国经济迅猛发展，建筑工程档案管理的重要性和地位不断提升，在这种情况下，本文对建筑工程档案管理的内涵，以及目前建筑工程档案管理信息化水平不高、信息化建设进度迟缓、实际利用率不高、档案作用发挥不充分的现状，进行了系统分析和探讨，并对档案管理建设提出了相应的建议。

关键词：建筑工程；档案资料；管理现状；管理措施

一、建筑工程档案管理的内涵和重要性

建筑工程档案资料管理的对象是在工程建设活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，主要包括基建文件、施工资料、监理资料、质量评估文件、验收文件、设计图、可行性评估报告、工程收益评估报告等，是建筑工程的客观、永久的原始记录。工程档案贯穿了工程建设的全部过程，是对工程施工全部过程、全方位的记录，在一定程度上反映了建筑工程质量的安全性和可靠性，它保留了最准确的历史痕迹，能够为建设工程提供查考的依据，同时对加强工程质量控制，追究工程质量责任以及工程竣工后维修、扩建等具有重要作用，间接影响企业的经济效益。

二、建筑工程档案管理的现状

1.信息化建设还处于初级阶段

随着工程项目的日益增长，档案数量的突飞猛进，信息化作为档案管理的一种重要手段越来越受到人们的重视，针各地档案管理部门积极努力地探索档案信息化管理方式。值得欣慰的是，截止目前，国内大中型建筑施工企业也都已初步建立了档案信息化管理系统。中国建筑科学研究院、南京市城市建设档案馆、天津市城市建设档案馆等机构也都先后开发出了档案管理的信息化工作平台。但是我们也必须清醒的认识到，建筑档案管理信息化任重而道远。我国信息化管理目前还处于初级阶段，数据库容量要求高、档案信息来源分散，在规范、统一的管理方面我们始终难以突破，导致目前建筑工程档案信息化建设仍较为缓慢，无法满足经济发展和社会建设的需求。纵观全国，区域发展差别较大，不同地区档案信息的管理信息化情况各不相同。当前档案管理软件较多，使用范围也较广，但是各软件之间的通用性相对较差，数据的存储格式和形式各不相同，虽然各软件均能实现登录、输人、查询、删除等功能，但系统没有解决数据交换的问题，无法将不同方面的数据统一到一起进行数据共享。因此，除去信息化技术突破较快的个别单位，我国建筑工程档案管理大多采取“双轨制”的管理模式，电子档案和实体档案同时存在，也有部分企业管理方式停留在人工管理模式中。

2.档案利用价值还没有充分体现

目前国内对建筑档案的利用效率还较低，导致档案保存无法达到预期的目的。一方面建筑档案是建筑过程的真实、系统反映，通过档案记录的查询能够直接反映建筑过程中各个环节的运行情况，当建筑出现质量问题后应首先对建筑档案进行分析，从中查找原因。很多建筑出现质量问题后并没有对建筑档案进行查找和分析，使建筑档案的保存失去了应有的作用。另一方面，每一个建筑从设计到施工都凝聚了人们的大量心血，也往往能总结出很多的经验供后人参考。但在实际过程中，人们往往忽略了建筑档案在同类项目中的参考和示范作用，使建筑档案的功能无法得到充分的发挥。

三、高效管理措施探讨

导致建筑工程档案信息化建设进度迟缓、实际利用率不高、档案作用发挥不充分现状的原因是多方面的，其中，对档案重视程度不够、管理理念落后、信息体系不规范、施工档案收集的不完整、不齐全，档案编制不规范等则是主要原因。急需我们在今后的建筑工程档案管理工作中加以改进，使其能够充分发挥建筑工程档案在项目建设管理和企业发展中的作用，更好地企业及工程建设项目提供技术保障和查考依据。

1.提高对档案管理工作的重视程度

正确认识档案管理的重要性和必要性，加强对档案管理的重視程度。一方面必须建立、健全档案的管理制度和具体措施，明确每人的工作职责，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序，将档案管理工作落到实处。另一方面要设置专门的资料管理部门，配备专职档案管理人员，并加大对档案管理人员的培训力度，不断提高档案管理人员的专业水平和管理观念，在档案整理过程中应明确自身的责任，保证归档质量。

2.建立信息共享平台

将建筑工程档案管理与信息化建设进行有机的结合，开发能够实现数据之间交流和互动的新型信息化管理软件。比如，按照档案建设目标及内容，结合当前信息化建设工作的实际，进行数字档案馆管理系统的建设。要在构架设计阶段采用开放的设计方案，充分考虑现有各类档案管理系统的集成，将输出形式分为结构化数据和非结构化数据，并以文件流的格式输出，以便解析使用。

3.提高编制管理水平

在工程建筑档案管理当中，应该按档案管理规章制度对档案材料进行编制，这是工程建筑单位的基本标准。形成一个高质量的工程档案的材料，主要是取决于档案材料的编制过程。要努力更新旧观念，探讨档案编制技术创新方式，努力提高档案编制水