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有关秘书工作的认识

说起秘书，我们都觉得既熟悉又陌生。下面是小编为你整理的有

关秘书工作的认识，希望对你有用!

有关秘书工作的认识

现代文秘人员是一个很大的群体，通俗地说，他们是工薪族中的

白领阶层，可以胜任经理助理、秘书、统计员、推销员、文书、资料

员、档案员等职位的工作，这些高素质的劳动者经过培训、锻炼还可

以成为各行各业带文职性质的技术人才或基层领导人。那么，文秘人

员应该具备哪些能力，才能适应新时期的要求，才能有效地完成自己

的工作呢?

一.表达能力

文秘人员种.种职能的实现，都离不开语言文字的表述，有人说文

秘人员的工作是“写出来，说出来”的，这是有一定道理的。良好的

表达能力是对文秘人员的特殊要求，而文字表达和口头表达是表达能

力的基本体现。文字表达能力被看作是文秘人员的“看家本领”和基

本功。文秘写作的涉及面很广，小到一个电话记录、一个通知、一个

情况汇报，大到年度工作总结、任期工作报告等。因此它要求文秘人

员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，而且还要掌握各

种文体的写作技巧，努力把自己锻炼成公文写作的高手。口头表达能

力是文秘人员的“口功”。文秘人员人员对上级汇报工作，请示问题，

提出建议;对下传达指令，沟通情况，组织协调;对外开展公关，公务交

往，社会应酬。都对其口头表达能力提出了很高的要求。文秘人员的

口头表达要用精练的语言，表达出最必要的内容，做到“文约而意

丰”、“言简而理周”。要了解交流对象的特征，准确把握对方的意

图和要求，充分认识语言表达的环境，研究表达的时机和方式。

二.办事能力

文秘人员每天都要面对大量的事务性工作，如文书事务、接待事

务、电话事务、会议事务、领导者交办的事项等，办事成了文秘人员

的一项基本职能。要提高自己的办事能力，文秘人员首先要熟悉办事

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渠道，了解有关部门的职权范围，知晓办理各项事务的方式和途径。

其次，掌握办事程序。如公文的管理，介绍信的开具，会议的组织，

来宾的接待等事务的办理，都具有程序化的特点。遵循既定程序办事，

可以少走弯路，提高效率。最后，要善于交往和应变。办理事务的过

程，其实就是人与人交往的过程，因此，要了解人事关系，长于接人

待物，善于交际艺术。同时，文秘人员要具备较强的应变能力，能根

据事务的不同情形和特点及时准确地予以办理，尤其是对于突发事件，

更要机敏应对，能在坚持正确原则的前提下，审时度势，灵活机动的

处理。

三.协调能力

在现代社会中，协调是一种广泛性的社会活动。协调能力已成为

一种主要的公共关系能力，这种能力是现代人生活和生存之必需。对

文秘工作而言尤其需要具备协调能力。具体表现在以下几个方面：首

先是与主管领导的协调。文秘人员要及时向领导报告工作，请求对某

一问题的指示，以便明确自己的工作目标和处理问题时应把握的尺度。

其次是与主管领导之外的其他领导之间的协调。有一些行政职能交叉

的工作，由多个领导分管，需要多个领导协商解决，而领导之间的碰

面需要一定的程序，有时要靠文秘人员做好先期的沟通和协调。再次

是同事之间的协调。文秘人员的很多工作要依靠其他部门工作人员的

配合才能完成，这是内部职能分工的要求。第四是与服务对象的协调。

文秘人员应认真对待每一位服务对象，对他们的不满要做好说服解释

工作，争取他们的理解和支持，对他们不合理的要求和不正确的意见

要进行合理疏导，使他们放弃自己的想法，力求给每