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提高工程投标文件编制效率实践

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摘要：本文简要介绍了工程投标文件编制的基本原则与主体流程，提出了切实可行的提高工程投标文件编制效率的具体策略，并论述了商业标、技术标与报价标投标文件编制工作的注意事项，旨在为业内人士提供参考意见。

关键词：投标文件；编制效率；具体策略；

随着时代的快速发展，各行业的市场竞争日趋白热化。投标单位往往要面对多个项目的投标活动，需要协同完成多个标段的标书编制工作。如何在有限的投标时间内编制科学可靠的投标文件，成为投标人致力探究的新课题。

1工程投标文件编制原则

1.1实质性响应原则

投标人应严格遵照标准规范编制投标文件，对招标文件提出的实质性要求作出响应。同时，充分考量施工组织规划方案、投标人专业技术水平以及计价依据等关键要素，确定投标报价标准。

1.2诚实守信原则

投标人参与招投标活动时，需遵守职业道德规范，切忌谎报企业业绩，隐瞒真实信息。尤为关键的是，杜绝以任何违法违规的方式骗取中标。

2工程投标文件编制流程

1）编制招标文件

全面了解整体工程项目，综合探究设计图纸、技术说明书与合同条款，尽可能的避免出现违反招标标准要求的情况。

2）调查投标环境

投标环境是指招标工程项目所在区域的自然环境、经济环境与社会环境。投标环境与工程成本存在密不可分的联系。为此，全面、深入调查投标环境至关重要。

3）确定投标策略

投标策略的合理性直接决定了最终成果。投标人要根据企业的内外部发展环境与工程项目基本概况，选择合理的投标策略。

4）施工组织设计

施工组织设计是招标人客观衡量投标人综合水平的重要参考依据，应由投标人的技术负责人组织编制。

5）投标报价决策

报价是整个投标流程的核心环节,要想制定科学合理的投标报价决策，必须践行如下几方面工作：首先，根据工程量清单和报价项目单价表计算基础标价；其次，综合分析盈亏情况，开展风险预测；最后，在上述两个工作步骤的基础上，测算最高标价与最低标价。

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编制投标文件

严格遵照招标文件对格式与内容的要求进行编制。

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文件密封报送

投标文件编制完毕后，严格遵照标准规范进行密封包装，委派专人送达指定地点。

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资料整理归档

投标人要及时整理报价清单与文件资料，生成文件档案。

3提高工程投标文件编制效率的可行性策略

3.1初步阅览工程招标文件

投标人在拿到招标文件后，需明确标注重要信息。如工程规模、工期要求、工程质量要求、投标有效期、投标保证金、投标保证金缴纳期限、投标企业行业信誉等,投标人必须对这些信息了如指掌。

3.2投标人参加勘察汇报总结会与投标预备研讨会

投标人要积极参加由业主方组织的勘查汇报总结会与投标预备研讨会。同时，业主方指派的参会人员也应是业务能力强、综合素质过硬的项目经理与编制主管。

3.3编制投标文件

在编制投标文件时，需成立完整的编标团队。整个编标团队由一名投标总负责人和三名投标技术员组成。按照投标技术方向差异，细化为商务组投标员、技术组投标员和报价组投标员。由投标总负责人制定完整可靠的编标计划，将责任落实到各个编标人员头上。且严格掌控时间节点，预留充足的标书审核与修订时间。在此过程中，需要格外强调的是，商务组、技术组与报价组投标人员必须协同工作，共同协调解决工作环节存在的问题。

3.4商务标编制的重点内容

多数决定投标文件是否被废标的关键因素都在商务标中。商务组投标人员在编制标书时，必须着重注意如下几方面问题：

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招标文件的响应性

投标人员未能对招标文件中载明的各项标准要求作出响应。企业在获取招标文件后，需组织投标人员对各项规定条款进行一对一的响应，一方面，避免漏项问题，另一方面杜绝提出任何附加条件。

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投标文件内容的一致性

投标文件中的工程名称、单位名称、工期要求、质量要求、人员配置要求与规定条款等内容不一致；电子版投标文件与纸质版投标文件不一致。为此，在编制投标文件时，商务组、技术组与报价组需保持良好的沟通与协调配合，注重三方面工作的一致性。商务人员不但要加强商务内容的完整性与准确性，还需注意商务内容与施工组织规划方案和报价标书的一致性。商务人员必须全面了解组织机构设置、人力资源配置、工期节点要求、工程安全目标与工程质量要求等内容，生成完备的投标文件，拷贝到U盘中完成保存。如果纸质版投标文件发生变动，则电子版投标文件也要进行对应的调整。

3）投标文件的严谨性

实际工作中，经常出现商务标书投标函中的报价与价格标书中清单汇总价不一致；授权委托书失效；投标保证金缴纳时间超限；签字遗漏；待审验原件资料不完备等问题。对此，商务人员必须端正工作态度，在投标文件装订前，审核报价的一致性；在办理授权委托书时，仔细填写有效期。在获取招标文件补充文件后，再次核对投标有效期是否发生变化。