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如何与采购人进行有效沟通

1、首次接受前的沟通。

了解采购项目的货物型号、配置、服务要求、付款方式、采购预算、资金来源等等项目的基本情况。

我司应了解的采购人的基本情况，包括：(1)单位性质、隶属部门；(2)预算外收入来源；(3)年初政府

采购预算安排资金情况；(4)财务会计机构及工作组织；(5)其他与签订政府采购合同相关的事项。

2、签订政府采购合同时的沟通。

主要包括签约双方的名称、目的、事项、采购项目清单、签约双方的责任和义务、完成采购业务的时

间要求、采购后货物的验收责任、采购项目收费、违约责任、签约时间。

对于采购项目要求、采购预算、资金来源等，我司也需要在签约前与采购人进行沟通，并在协商一致

的基础上签订合同书。

3、编制采购计划时的沟通。

在编制采购计划时，我司应当就以下事项与采购人沟通：采购人资金情况及其项目的必威体育精装版要求；新的

法规或制度对采购工作的影响；采购项目所需的专业或行业资料；采购项目所需的专业或行业技术人员。

4、采购实施阶段的沟通事项

（1）采购预备阶段。

这一阶段，我司应就以下事项与采购人进行沟通：

①采购计划中确定的需要采购人协助的工作，如某些专业设备的技术参数的确定、相关专业信息、专

业人才信息等。

②采购人对有关事项的解释、声明及提供的其他信息。

如对某些设备采购中的特殊规定、付款方式的声明以及其他在采购过程中遇到的专业技术上的问题的

解释等等。

③征询行业专家。

我司在采购之前，应提出或提醒采购人对相关规格要求咨询评标专家。例如依据电脑市场的主流配置

和市场行情，针对使用对象、使用范围和资金状况，制定适中合理的技术参数，使主板部件、CPU容量、内

存容量、LCD显示屏、显示卡和液晶投影仪等有关配置相吻合，既不能不够用，也不能配置过高，造成浪费。

尽管电脑产品更新换代很快，但相对于绝大多数用户来说是有一个过程的，尤其是用于信息化教育的电脑

及多媒体设备。需要进行办公、制图、教学等用途的教职工PC配置要高些，中小学生用机，一般都是大众

标准配置即可。这样的沟通可以有利于节约采购资源，把有限的资金发挥最大的效益。

（2）采购实施阶段。

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①我司应就投标人应具备的资格、应提供的相关技术证明文件等与采购人进行沟通，确保响应文件的

有效性、完整性和真实性。明确采购响应人的授权书和身份证明、营业执照、税务登记证明，以及与采购

项目有关的生产、经营、设计、安装方面的许可证、产品质量体系认证书等材料，投标产品的技术资料包

含主要零部件的参数、产地、技术优特点、使用寿命、产品授权经营证书、信誉、业绩等证明资料，必要

时还应有对产品新技术、节能、低噪、稳定、安全等方面的阐述。

②我司与采购人就成交价涵概的具体内容表述达成一致。明确报价应包括完成采购项目所涉及的各项

费用，如货物价格、税收、商检、运输、安装、调试、保险、人员培训、技术支持和售后服务、软件升级

等所需费用。如果在评标过程中，发现新发生的费用项目还应该就此进行沟通，并让“白纸落黑字”，以防

成交后签订合同时或在具体操作时推诿扯皮，导致合作上的不愉快。

（3）合同签订阶段。在签订合同时，我司与采购人及应就合同的各项并依据招标文件的规定取得一致

认同，明确各自的责任和义务。

我司对于在采购实施中注意到的重大错误、舞弊或可能违反法规的行为，应对适当的方式告知采

购人，如果涉及到领导干部，应注意报告的层次，一般应向对该人员负责的更高层领导报告，以期问题得

到较好地解决。同时对采购工作中受到的限制与阻碍，包括与采购人协商解除限制或阻碍采购的途径和方

法等，同时也应做好告知工作。

5、采购验收时的沟通内容

在完成采购验收工作时，我司与采购人沟通的主要事项包括：

（1）验收准备阶段。在这一阶段，我司应就与采购活动有关的各种资料与采购人进行沟通，包括采购

项目名称、采购预算、项目编号、受理时间、采购方式、采购结果、合同签订时间、合同金额、合同执行

中存在的问题及处理结果、验收申请的递交时间、采购单位对申请验收所持的意见等事项。同时，在条件

成熟时，根据采购资料编制项目验收实施方案。方案的编制要规范、科学、