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湖南电大综合办公管理系统的设计与实现

摘要：针对湖南广播电视大学在日常工作中的实际情况，本文

系统地阐述了在湖南广播电视大学如何在web的办公自动化系统的

基础上设计和构建开发一个适合而又先进的系统，也详细地论述了

高校办公自动化系统的整个开发过程，并对其中存在的工作流技术

和关键技术作了重点的分析。

关键词：设计，高校oa，工作流技术，异种数据源集成

1、前言

湖南广播电视大学是以现代信息技术与多媒体技术为主要手

段，面向全社会开展现代远程教育和为全民终身教育提供支持服务

的新型高等学校。学校的使命和特征，决定了全省电大系统必须充

分利用信息技术开展教学和管理。

综合办公管理系统是综合利用系统科学、管理科学、计算机技

术、通信技术等各类先进科学技术，以不断促使人们将部分的办公

业务活动实现现代化为目的的办公系统。它可以最大限度地改进办

公质量，提高办公效率，改善办公环境条件，缩短办公周期。综合

办公管理系统还可以利用科学管理方法，并借助各类辅助决策的先

进技术，提高管理层进行管理与决策的科学化水平，实现科学化自

动化办公流程，提升办公效率效果。

2、工作流系统设计

通过umlusecase，我们来描述工作流处理系统相关的信息。以

公文流转模块为例，其工作流程图如图1所示：

3、功能模块设计

本系统具体功能模块如图2所示。

各功能模块的相应功能如下：

1．系统登录模块

本模块主要是用于对用户身份鉴别。通过表单提供用户的用户

名和密码，系统据用户提供登录信息对用户身份查询、鉴别。如身

份合法，将允许用户进入系统，并启用其身份相应的权限，并根据

其权限调入相应功能模块；如身份不合法则提示错误。

2．文档管理模块

本模块主要为用户提供对相应个人文档的管理功能，包括用户

个人文档、文件、程序等的上传、查看、下载、修改、删除等管理，

对文档分类进行设置，还包括为其他用户访问个人文档设置授权。

3．共享管理模块

本模块主要为用户提供查看、上传、下载、修改、删除等管理

各类共享文件、文档、程序等项目的功能。

4．消息管理模块

本模块主要为用户之间进行内部实时相互交流沟通提供一个渠

道，是一个内部消息传递组件，主要包括收取消息、发送消息、部

门群发、发送记录等项目。

5．公文流转模块

本模块主要包括接收公文、发送公文、公文审核（在审核模块

完成）、公文发布、发送记录等项目。

主要有以下5种操作：

1)接收公文

通过列表显示公文发送人、发送时间、公文标题等，一般是通

过分页的形式来显示收文信息。

2)发送公文

主要用于公文撰写人将公文稿件传递给相关审核人。

3)公文审批（在审核模块完成）

主要包括相关部门或主要负责人对该公文的审核。当有公文需

要审核时，系统会产生提示信息，相关负责人即可在审核模块内对

公文进行在线审核，并提出修改意见，如审核不同过会对发文人产

生提示和修改意见，如审核通过则提示相关收文人可发布。同时对

审核状态进行记录。

4)公文发布

当公文审核通过后，公文撰写人可将公文对所选收文人进行发

布，收文人即可查看相关公文。

5)发送记录

在公文撰写、审核、到收文人阅读期间，每个步骤都会详细记

录相关的经手人、处理时间等信息，以备查验。

6．会议管理模块

该模块功能主要是用于校内会议的申报、审批、安排会场、安

排技术服务、通知与会人员等需求。

7．信息交流模块

该模块主要为用户提供一个类似于bbs论坛的交流空间，包括

查看帖子、发布帖子、修改帖子、删除帖子等项目。

8．工作日志及工作计划模块

1)工作日志：是为用户提供一个实时记录工作情况的填报表

单，可按条件查询以往完成工作情况。

2)工作计划：为用户提供根据时间段进行工作计划安排，在工

作完成领导审核后可直接存入当天工作日志，计划开始时和到时间

未完成会对用户进行提醒。

9．工作总结模块

该模块主要为用户提供工作完成情况统计及报表，便于用户撰

写工作总结，同时用户也可将自己撰写的工作总结直接导入该模块

进行保存，相关负责人可直接在线查看下属的相应工作完成情况和

总结，包括自动统计时间段内完成的工作情况、工作总结在线撰写、

工作