商务管理常用文书的拟写课件.pptVIP

第二章商务管理常用文书的拟写

机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，以及任免人员时使用的一种公文。

v（二）通知的特点1.指导性通知可用于平行文，但多数是用于下行文，不用于上行文。2.广泛性通知只能在一定的时间内产生效力，有些需要注明，如要求受文者在规定的时间内完成；有的不需注明，大家自会明白，如召开会议的通知，谁都清楚一旦会议结束，其效力自然消失。4.周知性通知属于发布性公文，即知照文告。5.不确定性通知在行文方向上具有不确定性。

这类通知在国家机关发布（或废止）有关法规和条例、规定、办法、实施细则等规章和发布有关重要文件时使用。2.批转性通知批转性通知和转发性通知一样，是将公文转达有关单位执行贯彻的一种通知。3.指示性通知对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。它一般都是上级机关对下级机关或所属单位下达指示时使用的。这类通知的政策性和指导性较强，如国务院2008年8月12日发出的《国务院关于做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》，要求下级机关认真贯彻执行。

v4.会议通知v会议通知是常见的通知类型，以召开某次会议的有关事项为内容，一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到事宜及有关要求等。v5.任免通知任免通知是上级机关任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下达，而不宜用任免命令时使用的一种公文文种。6.事务性通知用于安排一般具体事务的通知。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等。如《关于2010年下半年节假日时间安排的通知》。

例文：2010年清明节放假通知各院、系、直属单位，机关各部、处、室：根据《国务院办公厅关于2010年部分节假日安排的通知》（国办发明电〔2009〕27号）精神，2010年清明节放假3天，即2010年4月3日—5日。原安排在4月3日（星期六）、4日（星期日）的双学位课程、本科生课程和研究生课程照常进行；4月5日（星期一），本科生和研究生的所有课程停上。请各单位安排好放假期间的值班、安全保卫等工作。特此通知。党政办公室二○一○年三月二十二日

（四）常用通知的写法v在商务管理与沟通中，主要掌握会议通知、一般事务性通知和人员任免通知的写法。v1.会议通知：v（1）适用范围v当需要向有关人员或单位告知某一会议的时间、地点和会议内容及要求的时候，可以使用这种通知。

（2）会议通知的写作关键是要把与会议有关的事项一次性交代清楚基本要求是开门见山，直述其事，把会议通知的有关要求逐一写清楚。

2.事务性通知v（1）适用范围v一种是以机关、单位的名义行文，将一些具体的事项或信息，如更换单位名称、办公地点迁移、或是某项工作业务的办理告知有关的平行的或不相隶属的机关、单位是可使用v另一种是机关、单位内部的综合部门、职能部门以部门的名义向机关、单位内部或向下级机关对应的职能部门告知某一事项或信息时使用这种通知。

v（2）事务性通知的特点v使用频率高:机关、单位在日常经营管理和社会沟通中，经常有大量的事务性工作事项或信息要及时与机关内部各部门、下级机关或社会其他机关单位联系沟通v时效性短：针对一些日常事务或某一具体业务的办理信息，不具有较长的指导意义v使用方便：需要就可以行文，不需要领导签发

（3）事务性通知的写法v文头不写标题，只写通知二字v受文单位名称也可以写出，也可以不写v通知正文要开门见山，直述其事，写的清楚、具体v正文的结语部门，另起一行，只写“特此通知”即可v落款须写清发文单位或发文部门的全称v发文日期应标注年、月、日

3.任免性通知v标题一般由任免机关名称、任免人员加上文件名称构成v正文一般是将何时、经何会议研究决定或经何级机关批准，再将人员任免的具体职务分行列出即可v签署部分写明成文的年、月、日v重要的人员任免通知，应使用公文格式

二、函v（一）函的概念和分类v1.概念：函是不相隶属的机关、单位、团体之间相互商洽工作，询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准某事项时使用的一种平行公文。vv2.分类：可分为公函和便函vv公函用于商洽、询问、答复工作中比较重要的问题和请求主管部门批准某些事宜v便函用于询问、答复、联系介绍某些一般性的公务事宜。

（二）函的结构与写法v结构是：标题+文号+主送机关+正文+落款由首部、正文和尾部三部分组成。vv（1）首部：标题：由发文机关、事由和文种构成，亦可由事由和v文种构成。发文字号：由发文机关代字，年号和顺序号组成。v主送机关：顶格写上受文单位名称，加冒号。vv（2）正文：缘由：概括交代切函的目的、根据、原因等内容。v事项：写须具体、明白、条理清楚。v结束语：单列一段，写上习惯用语