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会计电算化初始化工作之我见

［摘要］随着科学技术日新月异地发展，计算机已经广泛地应用于

各个领域，特别是会计电算化使会计工作具有了运算速度快、存储容量大、数

据高度共享、查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等新的功能和特

点，大大提高了会计分析决策能力。但这些功能的实现主要取决于会计电算化

的初始化工作。而初始化工作只能进行一次，并将在很大程度上影响其后的核

算工作。实际工作中，有不少会计软件用户因为初始化的不恰当而严重影响了

系统的使用效率和质量。本文就会计电算化初始化需要注意的问题进行了一些

初步的探讨。汾

［关键词］会计电算化初始化注意问题

在会计电算化系统中，初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立

各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发

生额数据等。初始化工作只能进行一次，并将在很大程度上影响其后的核算工

作。不论是从手工核算过渡到电算化处理还是更换会计电算化软件，都需要做

初始化的工作。在初始化的工作中，将本单位要采用的核算程序、方法、规

则、基础数据录入电脑，使会计软件能适应本单位的核算、管理的需要。实际

工作中，有不少会计软件用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效

率和质量。本文就会计电算化初始化需要注意的问题进行了一些初步的探讨。

一、准备工作应注意的问题

1.建立合理的工作制度和流程

首先，企业的经营者尤其是财务经理要对会计电算化工作有深层次的理

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解。其次，电算化工作要建立在财务主管对软件的功能和流程的全面认识下。

最后，要建立一套符合电算化工作特点的制度和流程。制度和流程的建立才能

使电算化工作有条理的展开，才能对即将开始的初始化工作有准确的把握。

2.数据的收集

会计电算化的初始化工作需要收集手工账中的会计科目和各科目的余

额，如果是从年度中间开始建账还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。

所以需预先从手工账中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要

注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额,

避免遗漏，以保证初始化时输入的数据的准确、顺利。对于手工资料的整理一

定要注意资料的准确完整性。亀另外，还要做到资料的真实，对于账实不符、

账账不符的情况要区分是何种原因造成的，并做相应的处理。

二、账套建立应注意的问题

1.建账启用期间的选择

企业建立账套，所采用的账套启用期间有两种方式：以历年制为例，一

种是在1月份启用；一种是在非1月份启用。两种方式相比，后者在准备会计

资料上需要准备账户的余额和累计发生额；前者只需准备年初数据。显然，后

者无形中加大初始化的工作量。另外，在1

月份启用账套，还可以方便账务调整，方便启用后业务的核对。所以,建议账

套的启用期间以年初为好。

2.操作员及权限的设置

操作员的设置最关键的是要根据企业业务流程和人员职责进行权限设置。

在电算化系统中，一般此项工作由系统管理员进行。另外，授权还要考虑整个

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工作的流程。比如，某些企业，审核与过账为同一人，操作时不加审核标记，

此时在授权时可省略审核权限。通过操作员权限的设置，还应该起到不同财务

岗位互相牵制的作用，形成良好的内控系统。系统管理员如果出于懒惰或者其