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实验室信息管理系统（LIMS）中的档案信息化管理

摘要：通过实验室信息管理系统（lims）中的档案管理，阐述

档案信息化管理过程。档案信息化是指在档案活动中，全面应用现

代信息技术，对档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。

在计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用的情况下，档案管理也

步入了自动化与网络化的新阶段。本文主要阐述本单位所使用的实

验室信息管理系统（lims）中的档案信息化管理。

关键词：信息管理档案管理档案信息化

1.lims的应用背景及对档案管理的实用性

lims是实验室信息管理系统（laboratoryinformation

managementsystem）的简称。它是集现代化管理思想与计算机技

术为一体，用于各行业分析测试实验室信息管理和控制的一项崭新

的应用技术[1]。它实现了实验室的人员、材料、设备、技术、方

法、资料档案等资源的综合管理。我单位是国家级综合分析测试中

心，共有288类2000多项认证检测项目，多且杂，为了实现高效

管理，自主开发lims系统，实现了信息共享和业务实时管理。系

统的实施对提高本实验室管理水平有着重大意义[2]。lims系统中

的档案管理功能改变了原来档案资料靠纸质任务来传递、审核、归

档，效率低下，且由于日益增长的纸质档案在保管上受空间制约的

现状。

2.lims应用中的档案管理

2.1档案的收集和保管

检测实验室的主要业务流程如下：业务受理-任务分配-样品检

测-检测校核-实验室主管审核-报告编制-报告审核-报告发放。

lims系统实现了以上流程的全程电子化，当所有的流程走完后，报

告发放人员点击归档，该任务的相关材料便进入“归档模块”。档

案管理人员每天登录系统，对接收到的材料进行分类，填写材料保

存期限和材料查阅级别，并将归档材料逻辑归档到档案管理系统，

同时要定期备份文档，多处、异地存放保管[3]。

2.2档案的查阅

为了安全起见，对查阅人员进行了权限的设置。权限用户都记

录在数据库中，当用户登录时，系统会首先判断当前人员的权限

范围，通过显示不同的用户界面，达到权限控制的目的。任何人

可以根据关键字查询档案，但不能修改已归档的材料，若是该归档

材料有后补或修订更替内容，要通过另一个文件审批流程，经过申

请、审批，点击归档后，由档案人员进行归档材料的变更操作。

2.3档案的销毁

对到达保存期限的文件，系统根据保管期自动判断并提示到

期，档案人员将到期的材料导入销毁模块，利用销毁模块的功能，

编制好的销毁文件列表并上传相关领导审核通过方可销毁，销毁后

的档案目录将转入“已销毁”模块。对于一些到期但还有保存价值

的档案，将通过程序识别，自动另存到“长期保存模块”，以减轻

系统压力。

3.电子印章存在的问题及解决办法

在lims归档的每一个环节中，都要使用相关操作人员的签名章，

但在现阶段，电子印章的使用还是存在一些问题。

3.1电子印章产品选择

由于该lims现在仅限于本单位内部使用，所用到电子印章只是

简单地将印章图片导入印章卡程序的控件型产品，这种方式占用内

存大，影响运行速度，而且严密性和安全性也较低，不利于今后的

长远发展。需要加大资金投入，建立一个完善的电子印章管理系统，

以提高严密性和安全性。

3.2电子印章的有效性

lims现阶段所使用的嵌入式电子印章没有经过有认证，根据《电

子签名法》第十六条规定：电子签名需要第三方认证的，由依法

设立的电子认证服务提供者提供认证服务。电子印章认证法律制度

的建立，进一步确保了电子签名的安全性、可靠性和法律效力。

为了lims能形成具有合法有效的档案，应去寻找相关一个相关的

电子认证服务机构对电子印章进行有效性认证。

3.3电子印章的安全性

一个安全的电子印章系统必须是包括客户端签章应用软件和服

务器端管理软件两大部分，后台服务器软件除了提供对印章的认证

之外，还包括了对电子印章的制作、发放、授权、挂失、销毁等电

子印章进行全程管理，电子印章的每一次使用，系统会自动记录并

生成签章使用日志。负责人可以随时查询签章日志，监督电子印章

使用情况。另外，把杀“病毒”作为一项