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浅谈国有企业人事档案管理的信息化建设

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谷燕

【摘要】随着信息化时代的到来，信息技术被广泛地应用到各行各业中去，成为促进行业发展的重要途径。企业之间的竞争归根到底是人才间的竞争，因此将信息技术应用到企业的人才管理中，实现人事档案管理的信息化建设就十分重要。本文对国有企业人事档案管理信息化的意义进行了研究，并对国企中人事档案管理信息化建设中存在的问题以及有效策略进行了探讨。

【关键词】国企；人事档案管理；信息化

一个企业的人事档案管理对其经济效益有着直接影响，是企业人事管理的重要环节。国有企业的人事管理信息化建设对于国有企业的改革有着巨大意义，因此国有企业要对人事档案管理的信息化建设加以重视，充分利用信息化技术，注重人力资源的开发，提高核心竞争力，实现国企的成功改革。

一、人事档案管理信息化建设的意义

1.实现人才资源效益最大化

要实现人力资源效益的最大化，就要充分发挥员工们的优势，实现人力资源的整合。进行人事档案管理信息化建设，可以为国企进行人力资源管理提供详细真实的人事信息，并以此为依据进行人事调动，实现员工与职位的高度契合，使人力资源的效益达到最优。

2.提高人事档案管理的效率与质量

传统的人事档案管理已不能适应信息时代的要求，因此有必要加强企业人事档案管理信息化建设。传统的人事档案管理没有先进信息技术的支持，导致档案管理的效率和质量差，无法对档案内容进行及时更新，因而人事档案管理无法发挥它的重要作用。对于国有企业来说，只有积极加强人事档案管理信息化建设，才能与时俱进，提高企业人事档案管理的效率和质量，提高企业的经济效益。

3.适应社会发展形势

网络信息技术的飞速发展，促进了我国信息社会的发展。信息资源作为社会发展不可缺少的资源，发挥着越来越重要的作用。科学利用信息资源，可以创新人们的生产和生活方式，适应现阶段社会发展的需要。国有企业要搞好人事档案管理工作，加强人事档案管理的信息化建设，充分合理利用人事档案信息资源，这是适应社会发展形势的需要。如何将信息技术应用于人事档案管理是当前国有企业发展过程中必须考虑的问题。

二、国企人事档案管理信息化建设存在的问题

1.重视力度不足

许多国有企业的管理者并没有意识到人事档案管理信息化对企业发展的重要性。他们认为档案信息没有实质性的作用，不把它作为企业的日常管理工作。因此不提供充足的资金用于档案信息化建设，也不重视信息化人才的培训和引进，导致人事档案信息化建设无法开展。

2.网络系统不完善

完善的网络系统才能为人事档案管理信息化的实现提供足够的支持。但由于当前企业的人事档案信息化管理尚未形成统一的标准，导致网络系统不完善，制约着档案管理信息化建设；在网络平台上建立数据库时，没有考虑到系统整体的协调性，导致网络系统不完整，各部门工作缺乏有效的协作；在收集档案信息时，往往存在漏洞或重叠的问题，无法及时更新档案信息，进而导致人身档案信息的不完整、不准确和不及时。

3.缺乏高素质档案管理人员

高素质的档案管理人员是实现人事档案管理信息化的有效保障。然而当前国有企业中普遍存在着人事档案管理人员综合素质不强的问题，进而不能满足新时期对档案管理人员的高素质要求，导致档案管理信息化进展不顺利。传统的人事档案管理工作难度低，管理人员不需要掌握多么复杂的技术，而当信息化人事档案管理工作开展时，他们不具备相关知识和技能，不能实现对网络信息技术的熟练掌握，人事档案信息化工作也就困难重重。

4.人事档案信息安全防护力度不足

人事档案具有必威体育官网网址性，在人事档案管理信息化建设过程中，必须做好档案必威体育官网网址工作。然而，由于保护机制的缺乏和网络方入侵软件的落后，人事档案信息很容易就被病毒破坏或被黑客窃取，档案信息保护工作面临着重重困难。

三、国企如何进行人事档案信息化管理工作

1.建立完善的档案信息化管理系统

在国有企业的改革进程中，建立完善的档案信息化管理系统是适应改革发展的必然需要。国有企业要建立一个完善的档案信息管理系统，系统以多种文件存储格式为基础，实现各种办公软件的兼容，将纸质信息档案与电子信息档案相统一，实现双重备份，以防止其中一份档案的丢失。同时系统还支持各个部门的工作人员方便快捷的查阅信息、上传资料，实现企业内部运行的高效性。

2.加大信息化投资力度

实现人事档案管理的信息化，离不开相应的信息技术和各种软硬件为基础，而这些基础设施需要大量的资金支持。因此国有企業的管理层必须要充分认识到信息化建设对其企业的意义，不能被时刻前进的时代所落下，必须要加大信息化建设的投资力度，为人事档案信息化建设提供强有力的支持。

3.加强专业人才培养

信息化时代，最需要的就是高精尖的人才。因此国有企业一定要对现有员工定期进行信息化培训并辅以一定的激励措施，提高他们的新技术使用能力；同时还要招聘信息技术水平高的