浅析公文格式中的常见错误.docx

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浅析公文格式中的常见错误

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摘要：公文是政府机关单位之间、政府与企事业单位间的交流沟通工具，公文的严肃性和规范性会影响行政管理的效率和质量。但在日常办公中，公文写作不规范的现象依然存在，这不但降低了公文的效力，而且给发文机关的管理工作带来不利影响，甚至造成严重后果。所以，针对公文写作中的不规范现象，做出深入细致的研究，分析深层次的原因并提出改进措施，具有非常重要的现实意义。

关键词：公文格式；常见错误；版面

引言

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。我国公文有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照国家标准GB/T9704—2014执行。

1公文格式中的常见错误

1.1版面及印装

公文用纸：公文用纸为A4型纸，常见错误为附件使用A3型纸。附件表格中内容较多时，建议以续表的形式拆分表格。

页边距：国标明确规定了页边与版心尺寸。经计算，页边距上下左右分别为37mm、35mm、28mm、26mm。常见错误为使用word默认的页边距设置。

印刷：公文应双面印刷，页码应连续并设置为奇数页居右、偶数页居左。版记必须位于公文最后一页。常见错误有中间或最后一页出现空白页、页码居中等。

装订：公文一般左侧装订，平行纸张左边缘钉两颗钉，钉位为距左边缘3mm-5mm、外钉眼距版面上下边缘70mm处。常见错误有左上角斜钉一颗钉、两颗钉位置随意装订等。

1.2版头

发文机关标志：发文机关标志为发文机关全称或规范化简称，下行文可加“文件”二字。发文机关标志应使用红色宋体字，大、中、小版头尺寸分别为22mm×15mm、15mm×10mm、10mm×8mm，居中排列，上边缘至版心上边缘为35mm。常见错误有发文机关标志使用发文机关加“（文件）”“（通知）”等、平行文也加“文件”等。

发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，使用3号黑色仿宋体字。年份用完整的阿拉伯数字并加六角括号，顺序号用不编虚位的阿拉伯数字。上行文的发文字号居左空一格，平行文、下行文的发文字号居中。常见错误有年份用中括号、顺序号编虚位或用小括号。

签发人：上行文需在发文机关标志下空二行位置标明签发人。“签发人”三字用3号黑色仿宋体字，签发人姓名使用3号黑色楷体字。常见错误有在平行文或下行文中画蛇添足，或在上行文中错漏签发人，以及签发人姓名字体使用不当。

1.3主体

标题：标题由发文机关、事由和文种三部分组成。一般使用2号黑色宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，多行标题排列时使用梯形或菱形，回行时要保持词意完整。事由和文种之间的结构助词“的”字在转行时不应与文种同处一行。联合行文时发文机关之间使用一个字间距的空格。常见错误有标题错漏发文机关、联合行文时发文机关之间使用顿号、多行标题使用矩形排列及割裂词组等。

主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，一般使用黑色3号仿宋体字。主送机关不得标识为个人，上行文时一般只写一个。有多个主送机关时，同系统单位之间用顿号，不同系统单位之间用逗号。常见错误有主送机关过繁、过简、不明确、称谓前后不统一、顺序不当、标识个人、标点使用不当等。

正文：一般使用黑色3号仿宋体字，结构性层次正文第一层使用黑体字、第二层使用楷体字、第三层和第四层使用仿宋体字。常见错误有使用word默认的宋体或者分结构性层次时全文使用仿宋体字等。

附件：如有附件，在正文下空一行编排“附件”二字，其后紧跟冒号，附件名称后不加标点符号，使用黑色3号仿宋体字。有多个附件时，附件顺序号要对齐。附件首页在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字，使用3号黑体字，有多个附件时，后面紧跟顺序号。附件标题排第三行，格式要求同正文。常见错误有在附件说明中顺序号紧跟“附件”二字、附件首页中“附件”二字使用黑色3号仿宋体字、附件标题排第一行或第二行等。

发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名竖向位置根据印章大小确定，印章顶端上距正文或附件说明距离在一行之内；横向位置中轴线与成文日期中轴线对齐。成文日期为会议正式通过的日期，年、月、日用阿拉伯数字标全，月、日不编虚位，右空四字编排。四、版记分隔线：首、末条分隔线宽度为0.35mm，中间分隔线为0.25mm，末条分隔线与公文最后一面版心下边缘重合。常见错误为三条分隔线宽度一致。

抄送机关：左右各空一字距离，用4号仿宋体字。多个抄送机关用逗号分隔，最后一个抄送机关结尾用句号。常见错误为抄送机关顶格编排。印发机关和

印发日期：印发机关左空一字、印发