会计信息化环境下的错账更正.pdf

会计信息化环境下的错账更正--第1页

会计信息论文会计信息技术论文：

会计信息化环境下的错账更正

随着计算机技术与信息技术的发展，会计信息系统得到了进一步

的发展和完善，这无疑对企业提高核心竞争力和经济效益具有重要意

义。而财务软件本身质量的高低直接影响着企业会计信息系统的质

量。能否防止会计信息失真以及能否防错、查错和纠错，是衡量财务

软件质量的一个重要指标。尽管财务软件提供了多种控制错误的措

施，但会计差错的出现仍在所难免，各种会计差错必然影响到整个系

统的核算结果。在会计信息化实施过程中，如果能合理选择并改进会

计差错更正方法，既可以促进会计信息化工作的顺利开展，又能提高

会计信息化的质量和效率。

一、会计差错更正的方法

在会计信息化工作过程中可能产生的差错主要有4种类型：一是

会计科目或记账方向运用错误；二是发生额多记或少记；三是有关经

济事项没有完整反映；四是摘要或原始凭证附件数量录入错误等。现

行主要财务软件也提供了对以上错账更正的功能。

（一）会计差错的“无痕迹”修改。所谓“无痕迹”，是指在账务

处理系统中修改记账凭证时，不留下任何曾经修改的线索和痕迹。在

某财务软件中，以下5种情况下的错误凭证可实现无痕迹修改：

1.正输入的凭证。在凭证输入过程中，发现凭证输入错误可以现

时改正。对于这些未保存的凭证，一般可以进行凭证制单员的重新注

册、会计科目的重新选择、会计分录的增删、摘要或科目金额的重新

输入、制单日期和附件张数以及辅助项的修改，直至放弃保存该错误

会计信息化环境下的错账更正--第1页

会计信息化环境下的错账更正--第2页

凭证等操作。

2.已经输入但未审核的凭证。录入计算机内的凭证都必须通过凭

证审核，否则会计信息系统不允许入账。对于未经审核或审核未通过

的凭证存在错误，可由制单员在总账系统“凭证”／“填制凭证”窗

口中直接利用凭证的编辑功能进行修改并保存。但有些项目的修改受

到限制，如凭证一旦保存，则凭证类别不允许被修改。如果采用制单

序时控制，则修改后的制单日期不能在上一张凭证的制单日期之前；

如果该记账凭证是由各业务子系统自动转账生成的，则只能在生成该

凭证的子系统中先检查相关设置再进行修改或者删除后重新生成。

3.已审核但未记账的凭证。凭证一经审核就不能被修改和删除，

只有被取消审核签字后才能被修改或删除。考虑到内部牵制和会计信

息系统的安全，凭证审核和凭证输入属于不相容职务范畴，应由不同

的人员负责。一旦发现已审核但尚未记账的凭证错误，则不能直接在

记账凭证上进行修改，必须先由审核员在总账系统“凭证”／“审核

凭证”功能窗口中取消审核签章；然后由制单员直接调出该错误凭证

进行修改并保存；最后由审核员重新对该凭证进行审核。

4.已记账但未结账的凭证。按照会计制度的要求，已记账的凭证

一般是不允许删除或修改的。确应修改的，经过批准可采取完善措施

之后的反向操作功能，即取消记账、审核后直接修改。具体而言，首

先由会计主管在总账系统“期末”／“对账”窗口中，按下“Ctrl＋

H”快捷键，激活“恢复记账前状态”功能；然后在“凭证”／“恢

复记账前状态”窗口中，选择“恢复方式”并输入主管口令，系统将

会计信息化环境下的错账更正--第2页

会计信息化环境下的错账更正--第3页

恢复为记账前状态；最后按上述方法调出错误凭证取消审核，修改正

确后再重新审核和记账。

5.已记账并结账的凭证。对于这种情况下的错误凭证，要实现无

痕迹修改，可采取完善措施之后的反向功能，即取消结账、记账与审