西安市物业服务档案管理规范.pdf

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6101

西安市地方标准

DB6101/TXXXX—XXXX

物业服务档案管理规范

Propertyservicearchivesmanagementstandards

（征求意见稿）

XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施

西安市市场监督管理局  发布

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予以控制。制定工作规程时应考虑但不限于以下要素:

——识别归档材料的不同特性；

——确定可用的软、硬件资源；

——确定档案管理人员需要具备的能力；

——确立档案管理人员行为、操作规范等。

6.1.2所有物业服务档案应有效签署，签署的要求包括但不限于以下方面:

——签署格式符合物业服务企业的统一规定；

——必须由档案管理人员亲笔签署，打印签名无效；

——签署项包括签名和日期。

6.2档案资料的收集与接受

物业的档案资料包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主/物业使用人的权属档案资料、个

人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业服务人行政管理以及物业管理相关合

同资料等。

6.2.1物业档案的收集应遵循以下原则:

——应按照归档内容的规定进行收集，档案资料的收集内容应真实、准确，包括与物业服务有关的

重要活动记录、日常工作主要过程记录和其他具有保存价值的历史记录等，档案资料收集内容

的分类详见附录A。

——应核实材料的真实性、原始性，对于档案管理中规定为复印件材料的，接受时应与原始材料核

对，核实后的材料应有明确的注明。

——物业服务人内部各工作机构应按照管理职能定期将有保存价值的文件资料等，集中移交给档案

管理机构。实行物业服务分包的，应督促分包单位及时收集、汇总并移交其形成的物业管理档

案。

6.2.2物业档案的收集一般是按照物业管理的流程分类进行，通常包括物业承接查验期档案、物业入

住期档案和物业日常管理期档案等的收集。物业服务人应收集的物业档案包括但不限于：

——物业服务有关的重要活动记录；

——日常工作主要过程记录；

——其他具有保存价值的历史记录。

6.2.2.1物业承接查验期物业管理档案收集主要包括：权属资料档案、技术资料档案、验收文件档案，

档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。

6.2.2.2物业入住期的物业管理档案的收集主要包括：物业业主、物业使用人，即未来的主要服务对

象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。

6.2.2.3物业日常管理期档案的收集主要包括：物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记

录档案和物业服务人行政管理档案。

6.2.3物业服务人应接受的物业档案包括但不限于：

——建设单位移交资料；

——承接查验移交资料；

——业主单位移交资料；

——其他。

6.2.4档案资料的建立应具有系统性及完整性，应针对档案性质的不同，对档案进行收集、整理、利

用和保存，做到分类明确、便于查找、专人管理。

6.3档案的分类

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应根据物业服务的内容和性质对物业档案进行层级分类管理，统一档案编码，物业服务档案的分类

及编码见附录B。

6.4档案的立卷

6.4.1应根据物