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浅谈商务英语信函的礼貌原则

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论文导读：一般地，写作商务信函除了要坚持体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)以及正确原则(correctness)外，极为重要的当属要坚持礼貌原则(courtesy)。礼貌原则并不仅仅是指有礼而已，并不是简单用一些礼貌用语就可以，而是在写作商务英语信函时应当从“以您为重”(You-attitude)的角度考虑问题，做到用语得当，形式得体，善意体谅。

关键词：礼貌原则，商务英语信函

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一、商务英语信函的写作原则

写作商务信函并不需要华丽优美的词句，只需用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，并让对方得以清楚了解即可。

一般地，写作商务信函除了要坚持体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)以及正确原则(correctness)外，极为重要的当属要坚持礼貌原则(courtesy)。

礼貌原则并不仅仅是指有礼而已，并不是简单用一些礼貌用语就可以，而是在写作商务英语信函时应当从“以您为重”(You-attitude)的角度考虑问题，做到用语得当，形式得体，善意体谅。

二、礼貌原则在商务英语信函中的具体应用

1、运用礼貌语言

在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语、亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。

试比较：

a)YourorderNO.85forl00,000yardsofCottonPrintsArt.NO.1002isrejected.

b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO.85for100,000yardsofCottonPrintsArt.NO.1002.

通过比较，会发现后一句比前一句得当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

另外，我们还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉。

试比较：

a)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedoccurs,itwillbeveryembarrassing.

b)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedshouldoccur,itwouldbeveryembarrassing.

相比之下，第二个句子更婉转，因此，它就符合礼貌原则。

2、突出对方本位(You-attitude)

在商务英语信函中，无论是给谁写信，都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处。站在对方的立场上，采用以对方为重的态度（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中，人称尽量不使用“I”或“we”开头而应采用第二人称“you”或其物主代词“your”，以突出“You-attitude”。英译汉时多使用谦辞，称对方为“贵方”，而称自己为“本公司”或“我方”等。

例如：

(1)Ifyouareinterestedinanyoftheitems,pleasedonthesitatetotellus.

(2)Tomeetyourrequirement,wearewillingtomakesomeconcessionstocut3%ofourpriceifthequantityofyourindividualpurchaseisnotlessthan50tons.

从以上例子可以看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动对方的人称就是“you”和“your”。

3、使用委婉的语气

在商务交流中，双方难免会有分歧。为了不因话语太直而冒犯他人，在商务英文信函写作中就得尽量使用温和、委婉的语气，也可以适当使用语义模糊的词汇如“Imafraid”，“Ithink”，“Ibelieve”或运用虚拟语气、疑问句等形式。

例如：

(1)ImafraidwecantacceptCashAgainstDocumentonarrivalof