企业档案管理信息化建设分析.docxVIP

?

?

企业档案管理信息化建设分析

?

?

李娜

【摘要】随着社会和科技的飞速发展，信息技术日新月异，计算机和互联网技术已逐渐普及应用到社会各个领域各个层面。在信息化发展的时代中，各个企业也应充分合理使用信息技术。在企业档案管理中进行信息化建设的探索是符合时代趋势、完善企业管理的必然要求。本文结合我国企业档案管理建设现状，探究分析加强企业档案管理信息化建设的方案，为企业档案管理提供帮助。

【关键词】企业?档案管理?信息化建设

企业档案是企业中非常重要的信息，重视档案并加以管理可以使管理者更加了解和控制管理整个企业的运行，提高企业管理水平和市场竞争力。在我国，中央档案馆已经把“加快档案信息化建设”，“加快现有档案的数字化进程”列为发展目标。档案信息化，方便档案的保存和管理，也更加方便档案的查看和使用。企业档案管理信息化建设是必要且十分重要的。那么总结出信息化建设的问题，并分析提出信息化建设的方法就尤为重要。

一、当前企业档案管理信息化建设现状和存在问题

当前阶段，我国企业的档案管理信息化建设处于起步阶段，许多企业并没有将档案管理信息化作为企业的发展规划，甚至还有部分企业并没有相应的档案管理。一方面，企业没有重视档案管理，没有了解到档案管理的重要性和必要性;另一方面，企业档案管理的建设发展在企业的生存运作中愈来愈关键。在这样的背景下，加强宣传，提高企业管理者意识，加快企业档案管理信息化已成为了企业发展所必要的长远规划和实际操作。本部分文章将列出当前我国企业档案管理信息化建设存在的问题。

（一）对档案管理工作不重视，档案归档不及时

档案管理信息化建设是一个综合了众多领域学科、综合性强的工程，是一个较为漫长的过程。从各企业来看，很难在成立和发展的初期对档案有较好的管理，而在一定程度和时间的发展后，重新进行档案管理信息化建设的难度较大、费用较高，企业也难以再对档案管理重新进行改进建设。在当前企业档案管理中，很多企业档案管理部门都对档案的归档不及时，使档案信息建设滞后。

（二）没有专业汇编，档案使用困难

企业在檔案管理归档中，很少对档案进行分类专业。档案在储藏中没有目录号，标题不规范，档案案卷缺少目录，不同类别储存混乱等问题众多，且有更加严重的趋势，致使企业在使用档案时操作困难，影响企业对档案的查看，档案的利用困难局限性较大。

（三）人员素质不足，信息化专业水平低

当前许多企业的档案部门中管理人员多为非专业人员，缺乏档案管理信息化建设的专业水平和能力。21世纪的发展，人才是关键，也是企业发展最为宝贵的资源，在人才缺口巨大的档案管理方面，企业很难在没有人才支撑的情况下有所发展。人员素质不足，信息化专业水平低是企业发展档案管理信息化建设的最为关键、亟需解决的问题。

二、档案管理信息化建设的总目标

档案信息化建设的目标必须是准确而具体有效的。在我国社会企业的发展中，进行档案管理信息化建设必须要以推动企业信息化和提高档案管理水平为总目标。不同企业应根据本身企业的起步、发展、定位、目标、信息化程度等因素为基础，对档案管理信息化建设开展不同的策略，根据自身特点，找到适合的信息化建设内容和侧重点，在借鉴别人成功经验上进行档案管理信息化建设。

三、企业档案管理信息化建设的方案策略

上文对我国企业目前档案管理现状进行了分析，总结出其存在的问题。推动档案管理信息化建设是一个需紧密联系实际的工程，以其存在的问题为本，寻找解决的办法，促进档案管理的发展和改进。本部分将分析思考，阐述解决其中问题的方法，帮助企业更好的进行档案管理信息化建设。

（一）重视档案管理工作，对档案进行电子普查

企业在信息化建设中，应加强对档案管理的重视，积极开展档案管理工作，并制定相应的规章制度保证档案管理工作的实行和运作。企业还应积极主动对档案进行电子普查，查缺补漏，剔除其中无用档案，利用电子技术和计算机互联网技术的高效性，对档案进行清查，定位档案意义和价值，使企业内档案都处于正确、有价值的状态。档案由于其综合性和复杂性，人工管理难以有效的进行管理和普查，企业重视档案管理，融合信息化进行管理，可取代人工，使企业成本降低，有利于企业的长远发展。

（二）规范档案分类，提高档案使用效率

将纷繁复杂的档案重新分类归档，规范案卷分类法，使档案之间区别明显，联系组合，规范化、系统化。重组档案，规范档案分类，可以有效提高档案在企业中的使用效率，优化企业档案储存和保管，还可利于企业调动人事、分析内部管理问题，促进企业的发展和运营。

（三）提高人员信息化专业素质和水平

档案管理信息化虽然以计算机作为管理的主体，但辅助管理和进行监督的人员是必不可少的，人员信息化的专业水平决定了计算机进行管理的效率和质量。当前我国企业内档案管理专业人员人才缺口巨大。面对此情况，企业应积极对相关人员进行培训和教育