文件工作的现实问题与对策研究.docx

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文件工作的现实问题与对策研究

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马迪

【摘要】文件是社会组织和个人处理事务的主要手段和工具，但其现实工作中还存在诸多问题，这些问题一定程度上阻碍了文件作用的发挥。本文试图探讨当前文件及文件工作中存在的问题，剖析其产生的原因，提出一些针对性建议，以期对文件工作者有些许益处。

【关键词】问题;原因;对策

文件是指社会组织或个人为处理事务而制作的、记录有信息的材料，是人类记录、固定、传递和存储信息的一种工具。文件给人们的生活和工作带来了诸多便利，但文件工作中存在的问题也给人们带来了不少麻烦，如文件权威性下降、文件效力下降、实际工作无法有效开展等。这些问题有一部分是原本就存在的，诸如“文山会海”这类顽疾，还有一部分则是随着文件工作不断优化而暴露出来的，譬如文件工作者将所有电子文件一股脑打印下来移交给档案室，美曰“有文必档”。只有深入了解文件和文件工作中的现实问题、有针对性地克服其诸种弊端，才能维护文件的权威和效力、进而全面实现文件的价值、从而更好更高效地开展各种工作。

一、文件工作中存在的现实问题

（一）文件质量问题。文件质量问题主要包含以下两个方面：文件内在质量问题、文件外在质量问题。内在质量是指文件所蕴含思想意图的质量，这也是文件质量中最关键、最重要的部分，文件内在质量问题具体表现为以下几点：思想意图本身就是错误的;思想意图本身没有错，但却缺乏支撑性材料或者说思想本身表述不明确、不系统、无归纳总结。外在质量则主要指文件中的文字表达和文件制作，文字表达问题包括文字功夫不到位导致表达不清不楚、啰唆或出现错字、漏词等。文件制作则主要包括文件制作规范不符合相关规定、排版粗糙、纸张和字迹不合格等。

（二）文件数量问题。文件数量问题：一是指文件的份数（件数）总量大，人们习惯借助文件办事，办事就要产生文件，甚至只产生文件而不办事，加之相关规定对文件数量的多少缺乏具体的、可以量化的标准，这就导致文件数量以极快速度增长，以OA系统为例，办公室秘书离开片刻可能就会积累很多待处理文件。二是一份文件的字数量大，人们通常喜欢用长篇大论来讲述一个问题，我们时常会发现一份文件有好几十页，无形中既增加了文件撰写者的压力也增加了文件阅读者的负担。三是文件中所包含的文件信息大，有时候一份文件中会包含多个信息，这就要求阅读者既要找全文件中所蕴含的全部信息点，还要自行判断不同信息点的重要性。

（三）文件运转处理问题。文件运转处理问题具体表现为以下三方面：一是文件撰写速度，“慢工出细活”这句话没问题，若只有百来字的通知也要反复斟酌数十天才能完成撰写，文件运转效率可想而知，把文件撰写速度慢与文件质量好挂钩本身就存在问题。二是文件在空间上的传递，严格按照规定传递文件是件好事，但执行过程中过于刻板反而会“误事”，有时候一份文件需要传递到多个单位、多位工作人员手中，若同一地方的文件也要走机要通道传送，等文件传送到相关人员手中时间也过去很久了。三是文件处理速度，有些人手中往往积累了数十件待处理文件，甚至出现事件都结束了文件还未传递完的情况。

（四）文件效用问题。文件效用问题主要是指文件价值的实现情况，主要表现为以下三种情况：文件保值、文件增值、文件贬值。前两种情况是文件价值发挥较好的表现，尤其是第二种情况更是文件价值发挥最为理想的状况，而第三种情况则是文件价值发挥不理想的表现，也是人们应该竭力避免的情况。但实际上文件贬值是三种情况中最为常见的，尤其是在当今社会，虽然不至于出现“一纸空文”现象，但很多文件并不能得到全面贯彻和有效实施，甚至一份文件在短时间内就会被另一份文件取代，譬如2020年2月24日武汉在发布《关于加强进出武汉市车辆和人员管理的通告（第17号）》3.5小时后，又发布了《武汉市新冠肺炎疫情防控指挥部通告（第18号）》（简称第18号文件），文件效用的发挥可想而知。

（五）其他问题。除了上述四种问题，还有文件关系问题、文件归档问题等。以电子文件归档为例，相关红头文件由办公室整理后移交给档案人员、而文件办理过程中产生的材料则由相关部门移交给档案人员，办公室和相关部门互不通气，导致办公室秘书不确定哪些电子文件不需要归档、相关部门不确定哪些材料要移交、档案工作人员更是要花费大量时间匹配文件材料、确定归档文件齐全与否，既浪费了人力、物力也浪费了时间。此外人们在文件工作中常常也会出现漏办、错办、误办、越级办理、或者是文件泄密甚至是丢失等情况。

二、文件工作现实问题存在的原因

（一）文件工作的思想认识存在偏差。文件是社会组织和个人处理事务的主要手段和工具之一，这并不意味着一定要有文件才能办事，但在实际工作中人们往往依赖文件办事——办事一定要有文件，没有文件既不主动做事也不积极配合他人做事，认为“师出无名”。曾遇到这么一位同事，他做任何事情不仅要有“文件”，其做