浅析行政档案管理工作中信息技术的应用.docx

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浅析行政档案管理工作中信息技术的应用

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王磊

摘要：档案管理工作具有较强的系统性和复杂性特点，在当前科学技术快发展的新形势下，传统的档案管理手段越来越无法满足社会多元化发展的需要。行政档案是提高机关工作效率和工作质量的重要保证，在当前行政档案管理工作中引入信息技术已成为必然趋势。这不仅能够打破传统行政档案管理模式的局限性，而且进一步拓展了档案的交互渠道，档案信息传递不受时间和空间制约，而且在信息技术支持下，通过构建行政档案管理信息系统，可以进一步提高行政档案管理工作的有效性和实效性。

关键词：行政档案管理；信息技术；优势；应用

在当前行政档案管理工作中，通过利用信息技术来对档案信息进行收集整理、归纳分类、查询和提取等，并通过构建完善的档案管理系统，利用云空间实现档案信息的存储，不仅可以实现人力资源的节约，而且有利于行政档案管理工作效率的提高，对于提高行政档案管理工作的水平和实现行政档案的高效利用具有积极的意义。而且通过加快推动行政档案管理信息化建设，还能够更好的发挥出行政档案的重要价值，从而为行政管理工作的開展提供重要的信息支持。

1行政档案管理工作信息技术的应用优势

1.1实现档案数字化

通过推进行政档案管理信息化建设，可以实现档案的数字化，打破传统档案利用中的各种局限性，实现档案信息的网上归档、管理、查询和共享，有效的提高了行政档案管理工作的效率，提高了行政档案的利用率。而且行政档案数字化实现后，在实际行政档案管理工作中，可以通过在线督促和指导，实现档案信息的集中和规范化管理，加快推动档案管理工作的开放性进程，使档案管理工作从传统的保管工作向信息采集、管理和服务职能进行转变，实现了档案信息资源的优化配置，使行政档案能够为社会提供更加高效和优质的服务。

1.2实现档案信息共享，促进档案信息总量增加和档案信息结构的优化

当前我国处于信息化时代背景下开展行政档案管理工作，通过实现行政档案信息化管理，行政档案能够更好的为各级领导和广大公众利用，而且信息实现了有效共享。特别是电子档案的发展，加快推进了档案数字化发展步伐。档案信息化和数字化的实现，可以实现档案信息的网上即时归档，档案归档工作能够全员参与，有效的提高了归档信息的准确性，避免了档案信息资料流失的情况发生，不仅促进了档案信息总量的增加，而且进一步促进了档案信息结构的优化。

1.3提高了行政档案管理工作的效率和服务水平

传统行政档案管理工作中主要是由人工来对档案实体进地收集、整理、保管利用，需要投入大量的人力和物力，这种管理模式已无法与当前信息技术快速发展的需求相适应。加快推动行政档案管理信息化建设，有利于提高档案储存量和管理工作的效率，实现资源的节约。而且在当前社会发展过程中，社会公众对档案信息需求量不断增加，但对于行政档案的查阅存在一定的难度和不便，这就迫切要求档案信息的共享的实现，通过行政档案的数字化管理，档案利用者通过网上即可以实现对档案信息的查询和利用。另外，行政档案管理部门也不断的创新自身的服务形式，改变档案信息的检索和利用方式，从而为档案用户提供更及时和便捷的档案信息服务。

2行政档案管理工作中信息技术的应用措施

2.1把实体管理转变为信息管理

基于信息时代背景下的行政档案信息，在针对传统文字类信息管理的同时，还可以将图片和视频等形式的档案信息加入到了档案内容中来，进一步丰富档案信息，增强了档案的可信度。同时采用系统化的软件来对行政档案进行管理，在档案管理系统中，各种类型的档案信息都能够在系统中进行传输和存储，有效的提高了档案管理水平。特别是通过构建行政档案信息数据库，档案信息的调用和查阅直接从数据库进行调取，有效的提高了档案信息的利用率。但在当前行政档案信息化管理模式下，传统的实体管理仍不能松懈，在今后较长的一段时间内，档案的实体管理和信息化管理将共存，而且在实际管理工作中通过将两者有效结合，能够进一步提高行政档案管理服务质量和水平。

2.2建立有效行政档案信息管理系统

依托于信息化技术来促进档案信息管理系统的构建，这是一项较为复杂的工作，其涉及诸多环节，在具体建设过程中，要求档案主管部门要给予充分的重视，并制定详尽的构建计划，明确分工，避免工作中出现疏漏。而且在行政档案信息管理系统建设过程中，需要提高硬件操作要求，针对于网络安全问题制定切实可行的措施，严格按照行业化标准科学构建档案信息化管理系统，并积极促进行政档案管理信息化平台建设，有效的保证行政档案的立体性、动态性和可靠性。并借助于行政档案管理信息平台，实现档案信息的有效传递，为行政档案信息化建设打下坚实的基础。

2.3动态虚拟管理行政档案

在行政档案管理工作中运用云计算技术，可以实现档案信息的动态化、虚拟化管理，并通过构建数据库，进一步提高行政档案服务水平，实现行