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事业单位文书档案管理工作常见问题及对策

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刘加双

摘要：新时代事业单位要建立系统完善的管理体系，围绕着文书档案管理运转中的问题完善管理制度，对管理设备进行不断更新和完善，使文书档案的各项内容有效优化，并配备高质量的专业管理人才和技术人员。本文主要分析事业单位文书档案管理工作常见问题及对策。

关键词：文书;档案;管理;问题;对策

引言

文书档案，亦称“普通档案”，是机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料，因而又称“党政档案”“政务档案”“行政档案”。文书档案是一个团体、单位各项方针政策、党政工作、内部管理、业务活动等的具体体现和及时备案，是上传下达、沟通协调、开展工作的重要载体。

1、文書档案规范化管理的意义

1.1促进事业单位快速发展

实现文书档案管理规范化可以解决传统文书档案管理工作随意性大、标准低、配合不足等现实问题，可以保证文书档案信息的完整，理清事业单位行政工作的发展脉络，记录事业单位各项工作的基本进程。健全、完善、规范的文书档案管理体系可以确保文书档案实现有效分类，优化组合和科学编目，规范化的文书档案管理方式还能够进一步检查问题和提高文档的质量水平，间接反映行政工作的得失，发现日常工作中存在的疏漏，以及总结事业单位的发展变化。文书档案管理工作得到切实有效地强化，可以进一步促进业务工作的快速发展，有助于为事业单位的各种决策提供详实、准确、全面的数据信息支撑，从而达到推动事业高效率和低成本的运转。

1.2加快提升行政工作效率

文书档案规范化管理越来越依托信息化管理方式，基于现代化管理体系建立了规范性文书档案的运转机制实现了文档的自动化存储。首先，确保文书档案的相关格式和内容能够得到有效优化和规范，同时有针对性的优化运转流程、检索方式，系统化地编排文书档案的相关内容，构建更行之有效的文档归档体系。其次，文书档案管理充分实现规范系统地整理，这样可以从根本上有效推进文书档案智能化的开发以及综合性的利用，为实现大数据检索与云存储运转提供了必要条件。

2、文书档案管理工作中常见的问题

2.1档案工作认识不深入

虽然文书档案随时随地产生，内容涵盖单位工作的方方面面，但一旦形成，很难经常查阅利用，且不产生任何经济效益，所以许多人对文书档案工作并没有足够的重视，仅仅简单地认为，只需把这种文件资料整理好，需要的时候能提供参考就可以了。较之于文书档案重要的历史依据和凭证作用，这一观念显然是不够深入的。而在现实工作中，文书档案工作的管理部门一般是办公室，办公室庞大繁杂的工作内容决定了此项工作仅仅占据日常工作的冰山一角，平时疏于管理，只是在需要查阅文书档案的时候才会关注此项工作。

2.2硬件设施不完备

文书档案管理工作由办公室负责，但办公室场所有限，一般难以提供专门场所存放历年文书档案，即使有专门档案室也是条件简陋，远远达不到档案存储空间、防护条件等要求。文书档案查阅利用不能提供专门的阅档室，每年的文书档案整理工作没有专门的整理场所，这给档案整理、保管、利用等一系列工作带来了极大的不便。还有档案柜、密集架等设备问题，仍存在不符合存档要求，甚至满足不了所需的情况。

2.3缺少必要的领导重视

当前，事业单位领导对文书档案管理的重视不足，无法形成一个科学的文书档案管理机制，相关部门也没有高度关注文书档案管理工作的重要性和必要性，在实际的操作过程中，缺乏信息的沟通和资源的共享，相关部门各自为政，无法实现协同作业，在这样的情况下就会影响到文书档案管理工作的正常有序开展。例如，部分领导在日常工作中没能发挥公文的指导和组织作用，不能通过文件的形式记录事业单位基层干部反馈的新问题、提出的新建议，无法以文件的形式记录事业单位的各项行政工作。还有的事业单位领导不能在决策或重大项目的实施中调阅行政档案，无法通过行政档案为事业单位的机构改革提供强有力的支持。大部分事业单位还未能深刻的发挥文书档案的积极作用，无法优化文书档案的运转体系，也未能调动文书档案管理人员的积极性，更好地挖掘文书档案潜在价值。

3、提高文书档案管理水平的对策

3.1强化文书档案工作认识

各级各类人员都应该看到，文书档案的宝贵价值及文书档案工作的重要意义，树立文书档案管理工作“功在当代，利在千秋”的意识。首先需要领导重视，这是做好档案工作的前提，是档案管理工作规范有序开展的保证，起着良好的激励和督促作用。其次是要积极主动地做好档案工作的宣传，加大档案普法宣传及档案专业知识教育，让职工明白文书档案管理工作的重要性，时刻紧绷档案管理这根弦。如有需要，可以举办档案知识培训班、档案技能竞赛等，强化职工对档案专业知识的了解与掌握。

3.2强化文书档案管理意识

在信息化大背景下，文书档案管理的改革必将要求相关工作人员转变意识，认识树立文书档案管理意识的重要性，现