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编制岗位说明书的几个注意事项和案例解析

【知识讲解】

职位说明书是企业人力资源管理的基础文件，也是人力资源管理的重要信息来源，而且

职位分析设计也是人力资源管理中比较难做的工作之一。

一、对编制人员的要求

1、编制工作者（人力资源部门的工作人员）需要有必要的专业知识和专业经验。

2、有较强的文字表达能力和分析能力，能够将工作规范准确地用文字表达清晰。

3、职位说明书不可能单独由人力资源部门完成，它必须与职位所在部门共同描述。

4、编制人员必须随着工作条件、任务要求、职位调整与合并等变化而适时对职位说

明书进行变动。

5、编制人员必须真正了解职位所涉及的工作范围、要求、流程和工艺等基本要素。

二、职位说明书的主要作用：

组织作用：确定本职位工作在组织中的地位，是本职位人员及其相关人员明确在本职位

工作的目的、作用。

招募与选拔作用：使人力资源管理部门依据本职位说明书的条件，对本职位人员的具体

要求，甄选该岗位的工作人员，便于熟悉与掌握选拔和用人的条件。

契约规范作用：使企业在人员选拔与任用上，有据可依，公平、公正、透明，以免引起

内部纠纷和法律诉讼，也是本职位人员依照工作内容和职责有所遵循。

绩效管理作用：提供了设置岗位目标的基本构架，为企业进行全面绩效管理提供重要衡

量标准。

薪酬管理作用：职位说明书是企业进行工作评价与分级的重要工具，通过对工作进行评

价与分级，可衡量每个工作岗位对企业的贡献，从而为薪酬的级档确定提供参考。

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培训作用：职位说明书中必须明确提出岗位对知识、技能、经验和能力的要求，如果新

招聘或现岗人员不具备职位说明书上所列要求，人力资源部门和所在岗位部门就要提出相应

培训计划。

三、职位说明书的格式与内容

职位说明书的格式根据企业不同需要，而格式有别。有的采用事件或任务罗列式，将职

位的主要责任与任务按主次一一列出；有的采用因素归类法，把职位的责、权、利及任职条

件分成几大因素进行归类描述。

职位说明书大体上涵盖以下内容：

*职位基本信息，也称工作标识。包括职位名称、所在部门、直接上级、管辖下属部门、

定员、部门编码、职位编码、薪金等次、职位批准人等。

*工作目标与职责。重点描述从事该职位的工作所要达到的工作目标，以及该职位的主

要职责和权限等。

*工作内容。这是职位说明书最重要的内容，应该详细描述本职位所从事的具体工作，

并全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作。包括每项工作的综述、活动过程、

工作联系和工作权限。还可以将工作中需要的工作环境和条件、工具设备等进行描述。

工作内容应该从主要工作、重要工作开始，到此重要工作逐一列出。

*个人必备的工作能力和专业技能、证书。主要反映从事该职位应具有的技术能力和水

平，为某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。比如作“投资部

主管”，如果没有证券、财务会计等相关基础知识以及国家金融政策法规知识，就根本无法

开展工作。而相比之下另一些职位则对某些能力要求更为明确，比如“市场部主管”职位，

要求有较强的公关能力、语言表达能力等。

*适应该职位的教育背景。从事该职位目前应具备的最低学历要求。在确定教育背景时

应考虑，如果让一位新员工担任本职工作，他应该具备什么学历，而不一定是当前在职员工

的学历。

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