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档案管理制度

(试行)

第一章总则

第一条目的

1.为了规范公司档案管理工作，特制定本制度。

2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。

第二条管理部门

1.公司档案管理工作由行政部负责，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存复印件。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负责人同意后妥善保存，行政部以复印件归档。

2.公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。

3.各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。

第三条适用范围

本制度适用于各类档案管理。

第二章文件收集及归档

第四条档案收集范围

1.重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。

2.上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。

3.本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。

4.公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。

5.公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。

6.公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。

7.公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。

8.本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

9.反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。

10.记录公司项目节点过程的记录型资料。

第五条档案收集归档要点

1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。

2.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

3.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

4.不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。

5.绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。

6.填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔，字迹要工整、清晰。

7.文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。

第三章档案编目

第六条档案类别

1.公司档案类别共设置12个一级类目:规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采购类、国家政策类。有些档案难以归入上述12个大类时，可根据实际需要增设一级类目，详见附件1《档案分类编码表》。

2.根据职能活动和档案的形成的特点，每个大类设置若干个二级类目。因案件较多，二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。

3.录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案，其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类别，视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。

第七条编号规则

1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目，阿拉伯数字“双位制“标识二级类目。

2.分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“-”隔开。

3.档案分类及其代表数字一经确定，不将任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第八条编号方法

1.档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编号排列。

2.档案编号标识：

举例示意：

RL-01-2020-04-001

案卷号（顺序号）

月份号（月份）

年代号（年份）

分类号（二级类别）

目录号（一级类别）

第四章档案保管

第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统一负责管理，未经授权任何人不得私自使用。

第十条定期对档案进行检查，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防霉等工作。

第十一条建立公司档案索引表，结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。

第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

第五章档案借阅

第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案借阅”审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。

第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。

第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知，经核查后，取出该项档案复复印件，将档案复印件交与借阅人员。

第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。

第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时，必须经过董事长的授权且只能