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地产开发有限公司档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司档案工作的管理，保证公司档案案卷质量，达到管理规范化、标准化的要求，

根据中华人民共和国《档案法》，特制定本办法。

第二条本办法适用范围为AAA地产开发有限公司公司及控股企业。

第三条AAA地产开发有限公司所属各单位的领导，必须加强对本单位文件材料立卷归档工作的领

导。档案管理部门负责对立卷归档具体工作的指导和检查。

第二章文书档案管理人员职责

第四条文书、档案管理人员职责

一、按照交通部、外经贸部部颁案卷质量标准及股东单位的要求，努力提高自身素质，做好平时

归卷和立卷归档工作。

二、认真执行平时归卷制度。将处理完毕的文件材料，及时收集归类，集中统一保管。对所形成

的科技文件材料及声像资料收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、

盒）。

三、各部门文书专（兼）职人员负责文件的收发、递转、登记、组卷及向档案管理部门移交。建

立文件收发登记本，对来往文件、图纸、资料、声像材料进行登记。

四、负责检查督促本部门业务人员及时将文件交还文书管理人员。

第三章归档范围及保管期限

第五条档案归档范围及保管期限按照“档案归档范围及保管期限表”执行。

第六条档案材料的保管期限分为永久、长期（十六至五十年）和短期（五至十五年）三种。

一、凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位和国家建设具有长远利用

价值的文件材料，应列为永久保管。

二、凡是反映本单位一般活动的，在相当长时期内对本单位工作具有查考利用价值的文件材料，

应列为长期保管。

三、凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。一般基本建设项目及设备

文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用寿命。

第七条文件材料保管期限的计算，文书文件材料应从案卷所属年度、科技文件材料应从归档以

后（如一个项目分批归档，则从最后一批归档后）的下一年一月一日算起。．

第四章立卷单位与平时归卷

第八条各单位必须执行文书档案管理部门制定的立卷制度。

一、在业务工作中形成的需要归档的合同、协议，在合同正式签字盖章之日即应将合同正本一份

由财务部门保存并归入财务档案，合同签字前的有关文件及一份合同副本，交合同管理部门归卷

保存并于每年年底向档案管理部门移交归档。

二、文件、材料，应由文书管理部门统一负责，各部门下发的编有公司文号的文件，应在文件形

成盖印下发之时，将文件底稿和正式文件1份交公司办公室归卷。对于编有公司收文号的公司收

文，应按要求由文书管理人员登记递转，阅办后连同处理过程中形成的文件交公司办公室存档。

各部门通过其它途径获取的文件（包括传真、信函等应在收发文本上登记，并将处理过程归入相

应卷内，并于年底前向文书档案管理部门移交。

三、需归档的科技文件材料平时归卷和立卷工作，均由工程、科研和其他技术项目承办部门负责。

各科技档案形成部门须建立相应的科技档案管理实施细则，形成的科技档案，严禁在个人手中保

管，必须存放在指定的专（兼）职文书管理人员处。

四、财务档案的平时归卷和立卷工作由财务部门负责，审计档案由审计部门负责。财务部门应制

定相应的实施细则。

五、声像资料平时归卷由声像资料形成单位负责。并在年底交公司总经理办公室统一归档。

第九条公司所属部门均须根据工作量的多少，配备专（兼）职文书管理人员。并将文书管理人员

名单报公司总经理办公室备案。公司所属独资、控股公司须设立档案管理部门和专（兼）职档案

管理人员，并将管理部门（人员）名单报AAA地产开发有限公司。文书管理人员工作发生变化须

事先征得档案管理部门同意，并在3日内及时将变动人员名单报AAA地产开发有限公司总经理办

公室。

第十条所有业务承办人员应将处理完毕或经领导批准的文件材料、图纸，在七天内收集齐全并加

以整理后送本单位（或部门）文书人员归卷。由文书管理人员负责集中统一保管或在规定时间向

公司总经理办公室移交。

第十一条各独资、控股企业都应在AAA地产开发有限公司的统一指导下，建立健全平时归卷制度。

第十二条各单位（或部门）文书管理人员，根据自己的业务范围及当年工作任务，拟订简明确切

的“案卷类目”，并依次编号。文书管理人员平时应将集中统一保管的文件材料按“案卷类目”

分类归卷。．

第十三条对因工作需要临时借用文件，文书管理人员（部门）应及时提供利用，并在《临时借用

文件》登记表上登记，归还时注销。严禁经办人员手中留存文件、图纸等有归档价值的文件材料，

如需较长时间使用文件，应通过文书管理人员（部门）进行复印。

第十四条AAA地产开发有限公司总经理办公室有权对公司所属部门及独