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嘉新物业公司程序文件
§4质量管理体系（文件要求）
COP质量体系文件管理程序A/01/4
目的
对质量管理体系文件予以控制，确保在使用时可获得有关版本的适用体系文
件。
适用范围
适用于公司质量管理体系文件的控制。
职责
总经理负责对公司质量管理体系文件的评审和批准。
管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体控制。
办公室负责组织质量管理体系文件的建立、整理、发放、使用、保管以及更
改控制。
各部门负责管理本部门持有的质量管理体系文件，并确保体系文件的有效使
用。
过程识别
外来文件识别
ISO9000
系列标准
分析
编写审核批准分发
选择
企业背景
资料
评审信息
换版
运行批准修改运行
信息
§4质量管理体系（文件要求）
COP质量体系文件管理程序A/02/4
行为准则
a)文件应清晰,便于识别,发布前得到批准;
b)外来文件应识别并控制其发放;
c)使用文件场所都应得到相关文件的有效版本;
d)对作废文件做出标识或隔离,防止非预期使用;
e)手册(含程序)发布或换版时应先评审、批准后发布;
f)文件现行及更改状态确保可识别.
程序
文件分类
质量管理体系文件包含手册、管理制度、技术文件、质量记录表式等由办公室
负责组织编写、修改和管理;
行政管理文件包括外来文件和本公司文件由办公室报批并控制分发.
文件编目及标识
为确保文件的唯一性,公司做出规定:
a)质量手册:郑州—YX—2002表示:××市××公司质量手册2002年版.每页
A—0表示A版第0次修改.
b)质量记录:JL——01表示质量手册中第不合格的控制要素中第一个记录.
文件控制
—编制文件应收集企业背景资料并按ISO9000系列标准要求编审;
—所有支持体系过程的文件发布前得到批准,确保适应性;
—文件发放由主管部门登记编号并用分发/回收记录控制发放;
—文件印制或复印应确保清晰、易于辨别,并注明其版本或修订状态;
—手册管理执行质量手册管理规定;
§4质量管理体系（文件要求）
COP质量体系文件管理程序A/03/4
—主管部门拟列文件总清单,便于检索和控制文件有效性;
—文件发放时在可能情况下及时收回作废/失效文件,包括图纸,确保使用场
所
持有文件的唯一性和有效性;
—用于参改的作废文件或备用文件做出标识或单独存放.
文件更改
质量手册程序修改,由主管部门填写《文件更改申请单》任管理者代表审核后
报总经理批准,手册修改量大可采取换页、修改页数超过三分之一应重新
换版印发.换版应评审后由总经理批准.
技术文件、管理文件更改和换文由管理者代表或主管副总经理批准,如需改换
文件修改部门,该部门应获得文件编制的原背景资料.
文件使用与保管
1)文件领用时,领用人应在分发记录上签字;
2)文件分发范围由主管领导审批;
3)文件使用中不得损坏、乱涂或私自修改,保证文件清晰易于识别;
4)妥善保管文件,放在通风、干燥、安全的地方;
5)文件可以是书面,如有条件也可使用电子媒体,但注意留有备份;
6)文件作废销毁应有管理者代表批准.
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