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秘书实务与案例分析

第二章秘书工作基本要求

案例分析

案例1：上司办公桌上的XX文件

琳达是费希德（XX）公司销售部经理的秘书，不过她当

秘书还不到一个月。这天上午，琳达的上司被公司市场总监

叫去了，他俩站在办公室门口聊天。上司办公桌上的铃响了，

琳达过去接时，发现上司的桌子有份印有“公司XX不得外

传”的文件翻开在那里。面对这种情况，琳达应该怎么办？

下面有5个选项：

a、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份

文件，所以，这么放着没什么事。

b、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何

处置办公桌上的XX文件。

c、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。

d、给老同事艾玛打，问她可否在上司返回座位之前自

己把文件保存起来。

e、XX文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以

用其它资料将文件盖上。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明

理由。

-.可修编.

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答案e

公司的XX文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所

以，作为助手，秘书有责任帮上司保管好文件。但是，上司

毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把

它盖好就行了。

案例2：秘书工作的基本原则

琳达是腾飞仪器（）公司财务总监的秘书。她上个月才

大学毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老

同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。下面有5个选项：

a、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，

不要自作主X，而是在请上司确认之后再处理。

b、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公

司XX，所以，即使知道了也要装作不知道。

c、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找

事做。

d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要

处理好。这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完

之后再去确认。

e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，

秘书应仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动

为他提供帮助。

-.可修编.

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请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说

明理由。

答案d

企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工

作，帮助上司处理日常杂务，所以，帮上司处理一些杂事或

私人事物是秘书的份内工作，因此，就没有必要去确认这事