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音乐学院教育档案信息化管理研究

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胡瑞琴

摘要：目前，音乐学院教育档案管理工作存在许多问题。例如，相关制度和机制不完善，教育档案的收集和处理不规范，档案管理人员以及学生档案意识薄弱等，都制约了档案管理工作的发展。在音乐学院招生规模不断扩大、就业压力渐增的新形势下，利用信息化手段，规范和完善档案管理制度，提高教育档案管理工作水平和效率，具有十分重要的意义。该文从信息化管理角度出发，分析音乐学院档案管理中出现的各种问题，提出一系列改进措施。

关键词：音乐学院;教育档案;档案管理;信息化

：TP319????文獻标识码：A

：1009-3044（2019）25-0006-02

1简介

教育档案是指教育机关、单位和个人按照一定的原则和方法保管的具有保存价值的教育文献资料。其属于一次文献，所记载的内容真实、原始、详尽、具体，且具有可靠性。可发挥凭证、参考、依据作用，是一种重要的教育情报源。教育档案一般分若干级，有些档案具有长期保留价值，有些档案则在一定时期内有保留价值。[1]音乐学院教育档案主要记录学校教学活动过程和相关信息，包括对教职工教学活动、对学生在校学习和各种社会实践的记录等。教育档案既是学校开展教学活动的重要记录，也是学生就业、选拔、任用、择业、评价的重要参考，同时构成学生的人事档案基础。在新形势下，做好高校教育档案管理工作，对提升音乐学院教学管理和学生管理水平、促进毕业生升学就业等方面，均具有十分重要的意义。[2]但由于种种原因，不少音乐学院对档案工作的重视不够，档案资料的收集也不完整，致使教育档案信息不能准确、全面地反映出学校教学成果以及学生个人素质。本文从信息化管理角度出发，分析音乐学院档案管理中出现的各种问题，探讨改进措施。

2音乐学院教育档案管理现状

2.1管理机制不完善

目前，音乐学院档案管理机制不够完善，在收集教学信息以及学生个人信息时，存在多头管理现象。例如：学生工作部门或各教学管理部门均可以收集信息进行档案登记，往往导致填表内容多、数量多、流程快，收集与处理过于复杂。加之，大多数音乐学院档案管理专业人员相对缺乏，缺乏必要的监督操作，缺乏科学的管理制度，从而造成教育档案处理不规范、有缺失、内容简单、手续不完善、填写不规范、时间滞后、查询困难等诸多问题。并且，在档案移交过程中，也缺乏完善的保障机制，影响了学校教学管理水平的提升，阻碍了毕业生升学就业的顺利进行。

2.2档案收集和处理不规范

由于音乐学院教育档案管理对相关信息的归档范围和要求不明确，填写的各类资料往往无法充分反映教育教学信息以及学生综合素质，内容过于简单和不足，通常以“资料”一词冠之。例如：教师资格认证资料填写没有统一的模板，字迹多样，甚至产生书写错误的现象;学生评价信息不能科学反映学生综合素质，致使教师乃至就业单位均不能全面了解学生，掌握学生学业、技能、素质等信息。[3]

2.3档案收集时间不合理

大多数音乐学院教育档案的收集和处理均在入学初以及毕业前两个时间段集中展开，时间较为仓促，尤其是毕业前，反映学生日常学习、实践活动参与情况等资料信息，往往没有足够时间予以整理、填报、登记、入档。例如：学生实践能力和思想道德评价，各类获奖证书、荣誉证书、等级考试证书等信息，亦不能及时收集，甚至产生档案资料放错袋、丢失等情形，直接影响用人单位或者升学单位对学生的综合评价。

2.4档案管理意识薄弱

鉴于教育档案处理工作量较大，有的音乐学院会安排学生协助工作。由于学生档案意识和知识薄弱，会产生资料未经核实便填报登记，虚假信息无法甄别，甚至泄露档案内容的现象。尤其，当某些档案资料需要用笔填写时，有些学生会用圆珠笔填写档案，当档案需要盖上学院的印章时，却被盖上系的印章。这些都是学校档案管理意识薄弱导致的直接后果。

2.5档案移交程序复杂

根据《档案法》及有关规定，教育档案应予以密封保存，通过机密渠道以及方式进行转移或移交。目前，教育档案，尤其是学生档案的移交程序相对复杂，不乏出现档案丢失的情形。此外，亦有不少用人单位不需要档案、不负责档案管理或者对档案不够重视，毕业生档案通常托管在人才市场。这样会导致人档分离现象，而一旦档案丢失便造成诸多麻烦。[4]

3完善音乐学院教育档案信息化管理

3.1建立健全档案管理制度

档案工作分为收集、处理、归档、保管等多个步骤，需要相应的专业人员进行管理和指导。档案管理制度要完善和规范化，并纳入相关责任范围。有效执行管理制度是做教育档案管理的前提。管理人员应根据档案工作的规律和特点，正确指导各填报部门的工作，及时向各部门收集档案。对达不到要求的档案资料要坚决撤回，及时按质量要求完成归档任务。规范各项管理制度，是做好教育档案工作的重要保证。一是建立严格的档案登记和移交制度;二是管理人员要认真做好教育档案的登记