大型会议会务工作流程清单.pdfVIP

大型会议会务工作流程清单

环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成

会议名称

会议时间

会议地点

会议室预订根据会议形式及人数预订会议室

会议确认会议事由确定与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址

明确列明会议各项议题及时间、形

会议议程

式、主讲人等

根据与会人员的类别确定房间预订

确定酒店

的类型，提前致电酒店人员做好准备

会议前期准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表

电子版资料，包括会议议程、会议指

资料准备与收集引（外部）、回执、会议使用文档初

稿（Word/Excel/PPT等）

会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）

确定参会人员确定与会人数、姓名、性别、职务、

回执收集信息联络方式

整理通讯录（内容同上）

电子版资料，包括会议使用文档正式

准备与收集版、会务指引（内部）、通讯录、签

到表

资料

确定会议用电脑，将所有需要展示的

储存资料储存到一定的文件夹，并告知相

关人员

联系印刷厂，确定价格、印刷完成及

印刷

送货时间

打印列出打印清单及打印份数

装订将文件整理装入资料袋

发放发送邮件

联系酒店，确定房间类型及个数，询

住宿酒店预订

问酒店是否包括早餐

确定接机人员名单、联络方式及航班

接机接机到达时间

预订车辆

公司食堂：填写客餐申请单并交食堂

就餐形式、地

餐饮人员

点确定

外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩

点、点菜、车辆预订、酒水准备