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执法档案管理及信息化工作机制探究

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彭艳玲张艳军王思诺张翼丁伟明

【摘要】目前，对于卫生计生综合监督机构执法档案的管理多采取分散模式，档案的电子化程度也正逐步扩大。随着计算机和信息技术的发展，卫生计生综合监督机构的信息化管理成为必然。在目前的技术基础和设备基础上，人才、规划等问题制约着下一步工作的开展。针对存在的问题，卫生计生综合监督机构执法档案信息化管理需要更好地规划综合管理模式，并在队伍建设等方面加大力度。

【关键词】卫生监督；档案管理；信息化

随着健康中国战略的实施和法制政府建设的推进，卫生计生综合监督事业不断纵深发展，做好卫生计生监督执法工作，逐渐成为医药卫生体制改革和行政执法三项制度改革的重要内容。卫生计生综合监督机构执法档案管理是其日常工作的重要组成部分，发展和完善卫生计生综合监督机构执法档案信息化工作，是电子信息化技术的不断进步为卫监机构发展带来的重要影响，是其适应智慧社会、大数据时代的必然选择。

一、卫生计生综合监督机构执法档案

卫生计生综合监督机构是受卫生计生行政机关委托开展行政执法的机构。在其开展行政执法的过程中，会依照法律、法规和内部程序的要求，形成一些原始资料和历史记录，这些资料和记录中具有保存、使用价值的部分即成为卫生计生综合监督机构执法档案。在卫生计生综合监督机构中，其执法档案具有多方面的参考和凭证价值。

（一）卫生计生综合监督机构执法档案的工具价值。作为真实的历史记录，卫生计生综合监督机构执法档案能够很好地反映工作开展的过程，包括思路、问题及对策、经验和教训，通过档案的调阅能够有效提升监督员的执法水平。因此，卫生计生综合监督机构执法档案可以作为交流和提升执法能力的重要工具。

（二）卫生计生综合监督机构执法档案的依据价值。为保证执法公平性，在行政执法活动的自由裁量应用中要求对类似情节的案件要给予相当的处置，对类似案件的审查需要执法档案作为依据。在保证行刑衔接工作落实方面，对于是否构成移送标准，需要行政执法档案的支持。在保证监督员依法行政方面，行政执法档案是开展工作考核与追责的重要歷史凭证。因此，卫生计生综合监督机构执法档案具有依据和凭证作用。

（三）卫生计生综合监督机构执法档案的警示价值。对于真实案例的公示与曝光，既是推进行政执法三项制度改革的要求，也是警示违法者的需要。对于违反卫生计生法律法规案件的公示与曝光，需要卫生计生综合监督机构执法档案资源的支持与配合。

二、执法档案管理现状

卫生计生综合监督机构档案管理一般处于较弱势地位。对卫生计生执法档案进行收集、归纳、总结、保存和开发利用等活动的模式，目前基本以分散为主，并正在广泛开展执法活动的电子化。

（一）卫生计生综合监督机构执法档案的分散式管理。就目前所知，卫生计生综合监督机构的档案管理多采取分散模式。在这种传统的管理模式下，执法业务科室产生的案卷类文书和影音资料按照一定规范分散保存。卫生计生执法过程中产生的纸质案卷由业务科室制作后，交档案室集中整理、保存，调阅等有严格的程序保证档案的安全。随着行政执法全过程记录的推开，执法过程中产生的影音资料等则分别由各业务科室保存，交接、保管和利用效果差。

（二）卫生计生综合监督机构执法档案管理的电子化。随着“互联网+”技术和理念的发展，卫生计生综合监督机构内办公网络化、自动化、电子化得到较好的发展，其执法档案多已步入电子化的过程。卫生计生综合监督机构执法档案管理的电子化可以看成是信息化的基础与初级阶段，即利用数码设备对相关档案形成电子文件并进行保存。电子防磁柜、数据采集站、在线监测设备等目前得到了广泛的应用。

三、执法档案的信息化管理

卫生计生综合监督机构执法档案信息化管理是其档案管理的模式从传统的以实体为主的管理，逐渐转化到以数据信息为重心的管理的过程，是传统的档案管理向新型档案管理模式转变的过程，这个过程是一个长期的过程。卫生计生综合监督机构执法档案的信息化管理需要在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下进行，其目标依然是提高档案管理和利用的现代化水平，其主要方式和方法则是在管理中全面应用计算机和信息技术。

（一）卫生计生综合监督机构执法档案的信息化管理工作现状。近年来，随着智慧卫监建设的推进，卫生计生综合监督机构执法档案的信息化管理也得到了一定的发展，具备了进一步发展的部分技术基础和设备基础。一些卫监机构在其政务网的建设中设置了案件查询功能，对部分执法档案资源能够进行共享和应用。一些法制机构在其行刑衔接系统中设置了信用审核等功能，多次违法档案能够即时显示并提醒进一步处置。一些卫生行政部门主持对接许可数据库与处罚数据库，为执法资源的规范应用提供了数据基础。

（二）卫生计生综合监督机构执法档案的信息化管理中存在的问题。行政执法档案的信息化管理过程中，对具备档案、法学、医学等知