信息化时代人事档案管理模式创新路径研究.docx

?

?

信息化时代人事档案管理模式创新路径研究

?

?

贾坤涛

[摘要]在系统分析人事档案管理内涵与特点的基础上，结合信息化时代的发展诉求和客观需求，强调信息化时代的人事档案管理方式应当更加便捷、内容需要更加全面、安全必须更加可靠。通过总结传统人事档案管理模式在理念、人员和手段等方面的弊端和问题，进一步提出要树立人事档案信息化管理理念、培养人事档案信息化管理人才和搭建人事档案信息化管理平台的信息化时代人事档案管理模式创新路径。

[关键词]信息化时代；人事档案管理；模式创新；路径

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2019.07.058

[]G271[]A[]1673-0194（2019）07-0143-02

1人事档案管理的内涵与特点

人事档案是人事信息存放的现实载体，详细记录着档案所有者的个人信息，在现代人力资源管理中发挥着关键性作用。人事档案管理是专门从事人事档案收集存放、分类整理与调配使用等诸多环节的一项具有服务属性的工作，是人力资源管理过程中不可或缺的管理手段和工作内容，对个人和单位发展具有重要作用。

人事档案管理的管理对象、管理内容、工作性质等决定了其具有以下几个特点：一是真实有效性。人事档案作为记录个人履历的载体和人力资源管理的主要依据，这就要求人事档案管理必须保证内容真实、有效。二是内容全面性。人事档案是档案所有者所在单位、上级主管部门出于实际需求了解其个人基本信息、学习成长经历、思想政治状况等方面的重要依据，因此人事档案管理从内容层面讲必须具有全面性。三是随人流动性。档案所有者由于工作需要而发生岗位变动、职务变动或单位变动时，人事档案要随人流动，确保始终与档案所有者保持一致。四是隐私机密性。人事档案记录着许多重要的个人信息，其中相当一部分信息属于个人隐私机密，不适合对外公开，更要防止发生信息泄露，因而人事档案管理工作要求确保人事档案信息的绝对安全与必威体育官网网址，在何情况下都不可私自保存与泄露人事档案的内容。五是功能服务性。人事档案管理本质上是为档案所有者、档案所有者归属单位及其上级管理部门开展相关工作提供服务的渠道，具有极强的服务属性，人事档案管理工作的顺利开展能够有效提升与个人发展和组织需要等相关工作的推进效率，较大程度节约人力资源管理相关工作的人力成本和时间成本。

2信息化时代加强人事档案管理的必要性

当前，人类社会已经发展至信息化时代。信息化时代的人事档案管理需要融入信息化手段、符合信息化趋势、彰显信息化特点。尤其在高效、全面和安全三个方面，亟需构建满足信息化时代要求的管理模式。

2.1信息化时代的快速高效性要求人事档案管理方式更加便捷

信息化时代，知识更新间隔极大缩短，对工作效率提出了更高要求。传统模式的人事档案管理已经不能适应信息化时代的效率需要，亟需实现更准确、更高效的信息化管理。

2.2信息化时代的数据海量性要求人事档案管理内容更加全面

数据是信息化时代的第一资源。对于人事档案管理而言，既需要进一步丰富和完善传统模式下的内容，更需要通过信息化手段强化内容管理。信息化时代，无纸化、信息化趋势将渗透各行各业各个领域，人事档案管理工作也不例外。这不仅有利于节约从事人事档案管理的人力物力成本，也将带来人事档案管理的平台换代和载体革新。因此，在信息化时代，必须尽快建立能够支撑和承载内容更全面、调取更快速的人事档案管理平台。

2.3信息化时代的信息渗透性要求人事档案管理安全更加可靠

信息安全是信息化时代无法回避的热门话题之一。在带来极大便利性的同时，信息的易渗透性使得信息安全问题频发，小到用户个人信息大到国家国防安全，信息安全必须得到有效保障。作为人事档案管理的特点之一，无论时代如何发展、技术如何进步，隐私机密性将伴随始终。因此，信息化的双刃剑作用不容忽视。对人事档案管理而言，必须加强信息化平台的安全系数，确保人事档案所有者个人信息的安全性、隐私性和必威体育官网网址性。

3信息化时代人事档案管理存在的问题

传统的人事档案管理模式与信息化时代要求明显脱节，需要进一步加强和改进。“在人事档案管理工作中，大多数单位依然采用传统的管理制度与模式，其制度与模式已经难以发挥应有的作用，也无法满足单位用人对人事档案使用的要求。创新人事档案管理制度与模式，不仅有利于提高单位的核心竞争力，还有利于规范我国人才市场竞争。”[1]

3.1管理理念与时代需求相脱节

在人事档案管理理念层面，与时代需求相脱节，主要表现为不重视信息化对加强和改进人事档案管理工作的重要意义，纸质化、人工化问题突出。一方面，很多单位依然停留在传统的纸质材料收集、归档和保存上，信息化理念未能有效融入人事档案管理工作的方方面面，纸质人事档案未能体现信息化、数字化和电子化的趋势和要求