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城市商业银行电子档案管理实施办法

第一章总则

第一条为规范电子档案管理工作，确保电子档案的安全保管

和有效利用，根据国家档案局《企业电子文件归档与电子档案管

理指南》、《档案工作管理规定》等制度规范，制定本细则。

第二条电子档案是指我行在各项经营管理活动过程中,通过

计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的具有保存价值的各

种电子文件、信息记录及其元数据。

第三条电子档案是我行综合档案管理体系的重要组成部分，

在维护我行合法权益、防范业务风险、保障业务工作安全稳健运

营等方面具有重要支持与保障作用。

第四条电子档案管理以真实、可靠、完整、可用为目标，贯

彻全程管理、前端控制、统一管理原则。

真实是指电子档案能够被证实与其本来内容相符；确由生成

者或发送者生成或发送；在其所称的生成或发送时间内生成或发

送。

可靠是指电子档案的内容完全和正确的表达其所反映的事

物、活动或事实的性质。

完整是指电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破

坏、变异或丢失的性质。

可用是指电子档案能够得以检索、呈现和理解的性质。

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第五条电子档案管理工作应纳入我行信息化建设和档案工

作规划，实行统一规划、分工负责。

第六条本细则适用于XX银行山东分行各级分支机构。

第二章部门职责

第七条电子档案管理工作部门分工

（一）办公室负责电子档案管理工作业务层面的组织、领导、

制度建设以及日常管理等工作。

（二）信息科技部门负责电子档案管理工作技术层面的系统、

软硬件维护及技术支持等工作。

（三）电子档案形成部门负责提出本部门电子档案归档需求，

提供相关业务基础数据信息，对本专业需要数字化管理的档案进

行扫描，对载体形式的电子档案进行收集、移交，配合办公室综

合档案管理部门完成归档工作。

（四）运行管理部门负责会计电子档案的保管和提供利用。

第八条各机构办公室职责

（一）省行办公室负责本级行电子档案的保管和提供利用；

组织落实和检查所辖行综合档案管理系统的推广应用工作。

（二）二级分行办公室(综合管理部）负责本机构电子档案的

保管和提供利用；对电子档案形成部门的档案收集、整理、扫描

和归档等相关工作进行指导检查。

第九条各机构信息科技部门职责

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（一）省行信息科技部门负责本级行电子影像与文档服务平

台的搭建、软硬件设备日常维护、数据备份、技术支持和电子档

案离线等工作。

（二）二级分行信息科技部门负责本级行综合档案管理系统

应用过程中软硬件设备维护、技术支持等相关工作。

第十条各机构办公室和信息科技部门应设定专门的岗位和

人员负责电子档案管理工作，并纳入岗位责任制进行考核。

第十一条各机构办公室应根据电子档案管理工作的需要，配

备熟悉银行业务、较好计算机应用水平、具有较强协调组织能力

的档案人员，确保电子档案管理工作顺利进行。

第三章电子文件的归档

第十二条归档方式。电子文件的归档分为两种方式：在线

电子文件归档、载体形式电子文件归档。

在线电子档案归档：利用业务处理系统的归档功能或后期档

案数字化处理系统，自动将电子文件传递至综合档案管理系统进

行归档。

载体形式电子档案归档：由形成部门收集、整理好后，以光

盘、硬盘等载体形式定期向办公室综合档案管理部门移交。

第十三条管理类电子文件归档时间应为次年6月30日前；

业务系统形成的电子文件可根据业务的特点确定归档时间，但最

长不得超过一年(财务会计档案除外)。

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第十四条为了保证长期可读性，电子文件格式应符合以下标

准：

（一）用文字处理技术形成的文字型电子文件，应以PDF、

XML、TXT为通用格式。