信息化背景下企业档案管理分析.docx

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信息化背景下企业档案管理分析

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李宝婷

摘要：在企业管理中，档案管理是重要的内容，对于企业的生产经营有着重要的影响，甚至关系到企业的生存发展。随着信息技术以及互联网技术的发展，传统档案管理与当前企业发展需要不相适应，为此提高档案管理者发挥现有资源优势，通过科学的信息化管理方法强化企业档案管理，促使企业进步。本文就信息化背景下企业档案管理进行分析。

关键词：信息化；企业；档案管理

如今市场竞争激烈，企业发展的形势严峻。企业档案管理作为管理工作的重要内容，也受到经济改革的影响。为满足经济发展需要，提高企业的经济效益，就必须要强化档案管理，将其作为企业管理中的重点工作。当前信息技术不断发展，网络资源的覆盖范围扩大，档案的信息化管理已经成为档案管理的重要趋势。为满足社会信息化的发展需要，依据企业的发展情况，科学的进行档案信息化建设，通过电子数字化的档案为企业发展服务。

1信息化对于企业档案管理的影响

首先，企业信息资源多，种类复杂，单纯与人员相关联的就有工资、奖金、业绩等，人力资源在业绩考核、统计等工作中，任务量比较大，并且容易出现错误，若档案储存的位置出现问题，就需要花费大量时间查找错误[1]。通过计算机信息检索使各种项目数据清晰明确，准确率更高。并且检索功能也能够使工作人员的劳动量以及强度降低，精简企业档案管理人员，减少人力成本支出。

其次，企业档案信息中涉及很多关于企业人才、产品以及未来发展方面的内容，若这些信息泄露将给企业造成严重的影响，传统纸质档案不便于携带，查看人员不能有效的控制。而信息化管理能够使档案处于封闭的范围中，科学的设置权限以及加密，从而对人员浏览档案信息进行控制，避免信息泄露[2]，一个人或者几个人就能够对档案文件信息进行储存和修改，避免过多的人接触档案信息，维护档案信息的安全。

最后，档案信息具有一定的时效性，超出某一特定时间的档案是没有价值的，传统档案管理中，工作人员无法准确把握储存档案的时间，若档案人员不够稳定，还会使这一问题的难度变得更大。所以档案管理中常出现过期档案信息不能及时处理的情况，占据档案储存的位置，也使档案工作负担加重。而信息化背景下，可以依据时间对企业档案信息进行分类，并设置过期时间的提醒，及时处理过期信息。并及时对新建档案进行归类，保证其时效性。

2信息化背景下企业档案管理策略

2.1树立档案管理信息化的理念

企业的档案信息化管理与服务需要满足国家的相关政策，按照相关标准归档，提高企业对于档案管理信息化建设的重视程度，并将企业档案服务作为企业日常管理的关键性内容，使企业档案服务水平提升，并使企业档案信息化的有效性得到强化。在企业档案信息化管理中，档案管理人员需要抵制虚假的档案信息，并对档案信息的内容进行认真地阅读与核实[3]。企业还需要设立专门的部门，由专门的人员对档案进行信息化管理，从而使档案服务工作更加顺利，让档案信息化管理更加规范有序。

2.2有效整合档案信息资源

档案资源的质量效果将对档案信息化管理效果、提供数据服务的效果产生影响。当前信息化系统的形式逐渐多样，涉及财务系统、电子政务系统、办公自动化系统等，这些信息化系统能够将信息提供给档案数字化，大部分档案信息也来源于这些数据应用系统。建立一体化的档案信息管理系统，在政府以及组织信息化的布局中加入档案部门的信息管理系统，使档案部门的信息化与社会信息化相结合，使档案数字化顺利实现，并对信息资源进行有效的整合，同时做好数据的备份工作。

2.3强化档案信息化的资金投入

企业的主要目的是盈利，对于档案管理而言，投入大量的人财物，短时间是无法获得收益的，所以很多企业都愿意将精力放到市场、销售等部门，能够获得很好的收益效果。但其实，从长远眼光出发，档案管理对于企业运行、发展而言是最有说服力的，将这些信息应用到企业管理中能够获得很好地效果。可以通过员工资料横向纵向对比明确员工的业绩、部门的发展等；通过企业的季度销售额了解市场接受产品的情况，从而对未来企业市场的发展提供指导。所以企业管理者需要提高对档案管理信息化的重视程度，将其纳入到企业的日常建设中，并提供大量的资金支持。同时也避免要盲目的规划[4]，做好组织规划工作，将责任落实到人，提前规划资金投入、部门间的联系以及阶段目标等。

2.4标准规范化管理企业档案

时代发展进步，企业档案管理也需要不断完善和优化，完善制度建设，并实现企业档案的信息化建设，促使档案管理工作顺利推进。企业要加强信息技术的投入力度，并依据一定的标准对档案工作的业务流程进行有效衔接，使企业获得好的发展。同时，企业档案信息化建设也必须要規范，有规范化的制度使企业管理工作运营正常，为企业档案信息化管理奠定好的基础。

2.5强化信息化档案的安全管理

档案信息化管理中，安全性是极为重要的，对于