档案安全的风险因素及防范措施.docx

档案安全的风险因素及防范措施

摘要：确保档案的安全是档案管理人员最根本的使命，也是档案工作人员的责任和义务。本文分析了档案安全所面临的主要风险因素，并提出了一些加强档案安全的对策。

???????关键词：档案安全；风险；措施

???????一、档案安全面临的主要风险因素

???????（一）档案建筑不符合《档案馆建筑设计标准》等相关规定

???????1.我国档案馆评估的合格率不高。目前，我国的档案馆（室）建筑，基本属传统的砖混结构，大多建成于上世纪八十年代，随着时间的流逝，砖混结构的建筑的老化，砖混结构的传统优势逐渐消失，而其抗灾的缺点愈益突出[1]。以山东为省例，2016年7月18日至22日，国家档案行政执法检查组对山东省2011年以来贯彻实施《中华人民共和国档案法》情况进行检查，指出：“山东省档案馆建设相对滞后，档案事业发展保障经费难以落实”等问题，其中县级档案馆建设问题尤为突出，山东全省143个县级综合档案馆达标率只有16.8%，还有9个“无库馆”，5个“危房馆”，15个档案馆被其他单位占用，2/3的档案馆库容饱和[2]。

???????2.档案馆的基础设施落后，管理设备缺乏。档案馆的安全保障体系都是由档案库房内的基础设施、管理设备与安全系统共同构成。而我国的大部分档案馆特别是县级综合档案馆普遍缺乏档案安全保管的基础设施设备，不仅没有配备安装自动报警、自动灭火、安全监控、门禁系统、消毒杀虫设备等安全保管设施。而且有些基层档案馆为了节约资金，还使用木质的档案架和木质的档案装具，这样木质的档案基础设备严重的威胁着档案的安全，一旦发生灾害，后果不堪设想。

???????（二）工作人员的责任意识与防范意识薄弱

???????1.档案工作者对档案的安全防范重要性认识不够。我国社会的整体档案意识不强，公众的档案的利用需求不高，大部分档案常年积压在库房里，工作人员的疏忽大意，缺乏合理的安全保管，极可能造成安全事故。同时，由于工作单位缺乏相关的责任清单制度，使得档案工作者缺失相应的责任意识，对档案安全工作不上心。

???????2.部分档案工作人员缺乏必要的安全知识，业务知识不过硬。现在的基层单位开展相关的安全业务知识的培训不到位，流于形式，许多档案工作人员缺乏安全知识与实际演练。比如，用电设备的增加，却未对供电线路进行相应的扩容改造，供电线路严重老化也不进行及时检查更换；少数单位的工作人员对预防雷击灾害的知识知之甚少[3]。这些因素，都是档案安全事故发生的潜在因素。

???????（三）档案库房的管理制度不完善，对制度的贯彻落实力度不大

???????为了档案的安全保管，库房制定了相应的管理制度。有定期检查制度，进出库制度，定期清扫制度等其他制度。但是，绝大部分档案库房的管理制度只是一纸空文，并没有按照相关的制度与标准落实执行。比如，为了预防档案的火灾，各档案馆制定了符合本单位实际情况的防火制度并要求配备相关的设备，但是未定期检查更新，不能保证消防系统的正常运行，从而导致发生档案安全事故。例如，2019年1月28日晚，深圳市档案中心C座4楼发生一起火灾，起火部位是档案中心UPS机房，过火面积约8平方米，所幸大火并没有造成人员伤亡和档案资料损毁。经取证调查，火灾发生时，档案中心C座气体灭火系统控制信号不能送至气体灭火气瓶电磁阀前端，致使气体灭火气瓶不能正常启气，致使灭火系统失灵。

???????二、确保档案安全的基本措施

???????（一）完善相应的责任制度

???????完善相应的责任制度，并划分责任清单。在档案的管理过程中，建立三级负责的上下联动机制，档案部门主要领导为第一责任人，分管领导为主要责任人，相关科室负责人为直接责任人，相关工作人员为具体责任人，各层定责明确，追责具体，易于操作。建立三级负责的上下联动机制，使责任明朗化，不再模糊。便于切实方便的追究相关责任，增强工作人员的责任意识，减少工作者的疏忽大意，提高工作人员的责任意识。把档案的安全责任落实在具体的工作人员上，可以大大降低档案安全事故发生的机率。

???????（二）健全多种形式的安全备份制度

???????1.实行数字备份制度。随着现代的计算机技术的发展，利用现代计算机技术，对档案馆进行数字化，对馆藏的珍贵的纸质档案，录音、录像档案进行载体转移，对珍贵的馆藏档案进行数字备份。并且，在数字化的过程中，对备份后的数字档案可进行多套备份，除采用硬盘实时备份外，还应采用磁带库进行脱机备份和光盘脱机备份，以确保数字档案的安全。

???????2.落实异地备份制度。通过远距离馆际之间互存数字档案等方式，双层确保档案的安全。当前，异地备份制度作为确保档案安全的一项重要制度，在各省级、副省级档案馆普遍实行。如甘肃与四川、上海与重庆、山西与河南、深