信息化背景下档案管理工作现状与优化策略.docx

信息化背景下档案管理工作现状与优化策略.docx

  1. 1、本文档共4页,可阅读全部内容。
  2. 2、有哪些信誉好的足球投注网站(book118)网站文档一经付费(服务费),不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
  3. 3、本站所有内容均由合作方或网友上传,本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺!文档内容仅供研究参考,付费前请自行鉴别。如您付费,意味着您自己接受本站规则且自行承担风险,本站不退款、不进行额外附加服务;查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档,您可以点击 这里二次下载
  4. 4、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“版权申诉”(推荐),也可以打举报电话:400-050-0827(电话支持时间:9:00-18:30)。
查看更多

?

?

信息化背景下档案管理工作现状与优化策略

?

?

【摘要】随着信息技术的发展,我国档案管理工作逐步进入信息化发展时代。档案管理工作更加高效、更加规范,提升了档案管理的准确率,为用户提供便捷服务。但是在信息化改造过程中还存在一些问题,严重影响了档案管理工作质量。针对此,本文在实际调研的基础上,分析目前档案管理现状与存在的问题,并结合信息技术特点提出针对性优化策略。

【关键词】档案管理;档案信息;信息化

档案是在不同时期形成的各种形式的记录,包括文字、图像、音频等等。在信息技术快速发展背景下,传统档案管理方式也逐步信息化。不仅改变了档案存储方式,方便了档案信息的检索与应用;同时对档案工作模式、管理方法也产生了重要影响。因此信息化浪潮是档案管理工作的一次历史性变革,对于提升工作质量与成效具有重要促进作用。

一、信息化背景下档案管理工作现状

档案信息化建设是提升档案管理与利用效率的最佳方法,在实际工作中由于种种因素的影响,档案管理工作还存在一些问题,主要体现在以下几个方面:

(一)现有档案资源信息化程度不足。档案信息化不仅包括已有电子档案,也需要将传统纸质等载体档案进行电子化改造。据相关数据统计显示,全国仅有60%左右的档案资源实现了信息化改造,尤其是传统载体档案进展缓慢,完全没有达到信息化建设要求,成为档案信息化建设的短板之处。

(二)档案信息化建设中,由于互联網的介入,档案安全管理存在风险。调查过程中发现,许多档案馆接入了互联网,但是相关管理人员却缺乏一定的安全管理意识。大部分选择定时更新系统来确保信息安全,却很少有单位选择对信息进行加密处理,十分容易导致信息外泄甚至是信息丢失、损害等情况,为档案安全带来极大威胁。另外则是在信息传递或者公开资源传递中,对风险识别不足,导致信息系统面临危险。

(三)在信息化建设中,档案检索质量较低,尚未建立有效检索系统。在互联网背景下,人们信息获取不再处于被动状态,而是根据自己的兴趣与所需,针对性地进行检索,极大提升信息获取效率与质量。例如常见档案信息数字化系统,往往是建立在统一平台的基础上,进而实现档案的自动筛选、归集与检索。但是实际情况中,许多档案信息化建设不完善,缺乏统一的档案信息化标准,导致信息检索过程中出现重叠、效率降低的情况,导致资源检索技术与已有档案内容无法顺利衔接起来。

二、档案管理工作信息化建设策略

在前文论述中,分析了我国档案信息化建设中存在的问题,主要包括信息化程度不足、信息安全意识较差以及检索应用效率不高三个方面。结合实际工作经验,本文认为可以从以下几个方面进行优化,保障档案管理信息化的顺利进行。

(一)增加档案信息化建设方面资金与硬件投入。档案工作信息化建设并不是一蹴而就的,它是一个长期的、动态的过程,因此需要投入大量的时间、资金以及人力资源、硬件设施来保障工作的顺利开展,具体如下:一是与国家相关部门积极协商,通过建立档案信息化建设专项资金的模式来获得财政资金拨款。二是档案管理工作是服务于社会大众,因此可以广泛发动群众力量,鼓励社会资金参与档案管理工作。另外在人员配置上,档案管理信息化建设需要建立在专业人才的基础上,针对档案管理信息技术人才缺乏的问题,不仅要积极引进专业人员,也要强化对内部人员的培训,提升其信息技术水平与档案信息管理能力。在硬件设施投入上,要以档案资源的信息化为对象,以档案资源为基础,基于信息技术和网络环境进行精细化管理,为社会公众提供更详尽的档案信息服务。

(二)建立档案信息管理制度,提升信息安全管理水平。信息安全是档案信息化建设的基础,如果缺少安全保障,那么一切信息化建设都将归零。例如为保障档案信息资源的准确、完整、真实、有效,可以根据我国《电子文件归档与管理规范》制定档案信息化建设制度,保障档案资源的不断丰富和完善。又如为保障信息安全,要禁止那些未经授予权限的、非法的用户通过不正当的手段进入档案管理信息系统窃取信息。其次在实际管理过程中,针对信息管理安全问题既可以采用系统加密、数据加密等措施来进行预防。也需要建立针对性的风险识别机制,对可能存在的各种风险进行分析,发现潜在威胁因素,做好应对措施,切实保护实体档案和档案信息的安全。

三、小结

信息技术的出现极大改变了人们的生产生活方式,档案工作的信息化建设是大势所趋,是企事业单位档案工作提效的必经之路。任何一个行业脱离信息化,就会被时代所抛弃。面对档案工作信息化建设的不足,必须加强信息化建设资金投入,以档案实际工作需要为导向保障信息化建设工作、信息安全管理的有效开展,稳步推进档案管理工作信息化进程。

【参考文献】

[1]张海燕.电子技术在档案信息化建设和管理中的作用[J].电子技术与软件工程,2019(03):211.

[2]许静纯.信息化时代档案管理的安全问题研究[J].大众文艺,2019

文档评论(0)

159****8201 + 关注
实名认证
内容提供者

该用户很懒,什么也没介绍

1亿VIP精品文档

相关文档