中职学校档案信息化建设探究.docx

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中职学校档案信息化建设探究

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摘要：在当今的大数据时代，数据俨然已经成为一种重要的社会资源，互联网信息数据不断推动时代的发展变革。在此背景下，各行各业都发生着剧烈转变。其中，中职学校档案管理是学校管理工作的关键核心，它也是教学研究工作开展的重要依据，对于档案信息化建设发挥着不容忽视的重要作用。文章对中职学校信息化建设的途径展开研究，分析了档案建设的必要性，对中职学校档案信息化建设的路径提出了几点浅显的意见，以供参考。

关键词：大数据时代;中职学校;档案信息化建设

中职院校要紧跟大时代的发展步伐，紧紧抓住大数据时代的机遇，克服建设过程中面临的一系列困难，利用大数据技术，构建出信息化的档案工作中心。南宁市第四职业技术学校综合档案室是科技事业单位档案管理自治区级档案室，库房面积达115㎡，学校的综合档案室数字化建设启动于2018年，通过运用数据信息化的数据管理，为第四职业技术学校的档案信息化建设做出了实质性贡献。通过利用建设数字化的档案室，改善南宁市第四职业技术学校档案工作现状，进而推进我国中职院校整体的信息化管理水平。

一、中职学校档案建设工作的现状和问题

南宁市第四职业技术学校数字化建设的档案室，档案收藏共分为10个大类，分别是：党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、财会类、声像类、实物类、电子文件类。现存有自1969年至2019年共51年的档案，档案总数3939盒，总计43848件。党群类共计110盒2994件;行政类共有199盒9964件;教学类共有1000盒24174件;科研类共有108盒578件;基建类共有83盒484件;设备类共有27盒122件;会计类共有1371盒3323件;声像类共有1358件;实物类共有616件。根据南宁市第四职业技术学校数字化建设档案的数据，分析其中存在的问题和成因进行总结归纳，总结出了以下几点问题。

1.档案意识薄弱

据调查分析，学校档案管理工作的信息化管理处在一个滞后阶段，这明显与学校的发展进度不相符。通过深度分析，发现了其中的问题。由于部分学校领导以及师生的档案管理意识淡薄，对档案管理工作的理解不够，出现工作不能顺利进行的情况。

第一，部分学校领导档案意识较为缺乏，学校领导对于《中华人民共和国档案法》等相关法律并不熟悉，对档案管理工作的认识度不够，没有意识到档案管理工作的重要性。档案管理工作对于学校事业的发展，发挥着举足轻重的作用。当前中职学校之间办学竞争激烈，因此为了学校的生存，各类中职学校的领导就把重点放到招生就业上来，往往忽视档案管理工作。甚至部分领导认为档案管理工作纯属浪费资源，投入的人力与物力都是无效的，不能产生办学效益。据调查，由于领导档案意识的不清晰，导致目前有50%的中职学校没有对档案管理工作进行规划，70%的中等职业学校没有设置档案管理工作的相关经费。

第二，教职工的档案意识薄弱，大部分教职工对档案相关法律规定和档案工作认识不清晰，对档案和档案工作的认识较为浅薄，对学校的档案管理工作并不予以重视。甚至有时中职学校会出现部分管理人员为了平时方便，不愿意将档案材料转移至学校档案室的情况，最终出现档案材料收集不齐甚至丢失情况。

第三，学生档案意识缺乏。大多数中职学校学生不知道“档案”到底有什么作用，在哪里保存。因此常常会出现学生在填写入学登记表时，往往会出现姓名、出生日期或是户口所在地与毕业登记表上的信息不一致，个人信息不符情况。此外，据调查发现，部分中职学生毕业后会把个人档案自行放置家里，因为他们认为档案没有什么用，把档案放置到人才管理中心的费用较高且麻烦。

2.档案机构以及基础设施不健全

在当前环节，档案管理工作得以正常开展，离不开档案库房的安全保存。但据调查分析，在南宁市区内仅有55%的中等职业学校为档案管理工作提供了专门的、独立档案库房，至今仍然有45%的中等职业学校因为办公室紧张等因素，没有设立独立的库房和办公室，促使办公室、库房都集中在了一起，档案实体安全无法得到保障。另外，目前市区内的中等职业学校中只有40%的学校能够达到库房规定的安全要求，有些学校虽然提供专门独立的档案库房，但是库房条件一般，设备并不健全，档案柜的数量没有得到保障，这些问题都促使档案的安全保管存在着较大问题。在库房设施管理方面，也存在着多种问题，档案库房要求配备相关的设备，从而全面做好防盗、防潮、防虫、防鼠、防火、防光、防高温、防尘的“八防”准备。然而现阶段的设备配置还不齐全，存在基础设施条件一般的情况。

3.规章制度以及管理机制不健全

现阶段，大部分中职学校缺乏档案管理工作的相关章程制度，档案管理工作没有相关章程的限制，档案工作只能凭借自己的经验进行下去，难以实现档案的规范化与科学化管理，某些学校虽然明文规定了相关制度，但是因为缺乏一定的管理制度，导致规章制度