云南白药集团档案信息化建设实践探析.docx

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云南白药集团档案信息化建设实践探析

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摘要：本文通过对云南白药集团股份有限公司档案管理信息系统建设过程的介绍，对企业档案信息化建设的思路和实际操作方法进行了初探，对数字档案馆建设具有一定借鉴作用。

关键词：档案管理；信息化；建设；实践

随着社会经济和科学技术的飞速发展，计算机和网络技术发展也日新月异，深深融入到工作及生活的方方面面，日益成为社会发展的重要推动力之一。当前档案工作的传统管理方式面临严峻的挑战，信息化成为当前档案现代化管理的发展趋势和重要方向，档案信息数字化、档案管理网络化势在必行。云南白药集团股份有限公司充分了解和顺应了这一趋势，历届领导均十分重视档案资源信息化建设工作，并从2012年初着手进行市场调研，2013年5月完成档案管理信息系统平台搭建，与公司OA系统实现无缝链接，在2014年实现了从文件材料归档到查询利用的全过程电子化、网络化，从根本上改变了传统的工作模式，使云白药档案管理工作走向了信息化发展的高速轨道。

一、建设背景

云南白药集团是云南省十户重点大型企业、云南省百强企业，也是首批国家创新型企业，云南白药商标被评为中国驰名商标，是公众喜爱的中华老字号品牌。1902年，彝族名医曲焕章先生创制云南白药。1971年根据周恩来总理的三点指示，成立云南白药厂。云南白药历经从厂到股份制企业改制，再到集团化管理的变迁，公司档案室成立于1984年，多年来，公司严格按照国家和云南省相关工作规范对文书、科技、财务和人事档案实行集中、统一保管。1990年顺利通过“档案管理国家二级”的评审验收。

随着公司规模的不断扩大，企业内部对档案信息资源的利用要求不断增加，而公司的档案管理以往基本以单纯的保管、简单的目录管理、有限的单机目录检索为主，已经无法满足全集团对于档案信息服务的迫切需求。公司运行的ERP系统、Oracle系统和OA办公自动化系统等，涵盖了计划、采购、库存、生产、销售、财务、行政等重要部门，自动生成的文档和系统产生的大量数据都是企业档案信息的重要组成部分，应该纳入归档范围，并按照国家规范进行科学管理。而档案室原有的管理手段难以管理海量数字档案信息，大量电子文件信息在逐步流失，电子文件得不到有效、规范的管理，室藏档案中蕴藏的丰富信息也因为管理者与利用者的需求错位而无法得到最大的价值体现，因此档案信息数字化、档案管理网络化势在必行。

二、档案管理软件选型

鉴于市场上档案管理软件品牌繁多，我们在立项时，不仅考虑软件必须符合国家相关档案工作规范和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准外，还要选择与本企业、行业管理实际相符合、综合性强的档案管理软件；因此在功能模块的选择上，则不是一味的贪多求全，而是选择实用、在用、必须用的功能模块；云南白药在软件代理商及服务商中选择了有一定实力、软件研发能力强、拥有一批丰富实践经验工程师的公司，从而在实施的过程中能给出合理化建议，少走弯路，提高工作效率，减少项目实施风险，保证了系统的实用和高效。

三、档案信息化建设软硬件环境准备

在软硬件购买之前，我们首先向本单位的信息技术管理部门清楚了解了集团网络环境运行情况和使用的数据库类型是否匹配，并请专业人员对购买的软硬件给出合理化建议，保证在项目实施过程中不走回头路，保障项目实施的顺利进行。其次根据云南白药实际需求和现有的设施，我们在软件上选择了C/S与B/S相结合的基础管理软件，选加了全文检索系统、在线OCR识别系统、流媒体系统和电子文件校验模块；硬件选配了高性能存储、备份服务器一台、宽幅面高速文档扫描仪一台、文档拍摄仪一台、普通刻录机和蓝光刻录机各一个，彩色打印机一部。为系统建设夯实了软硬件基础。

四、档案管理信息化项目实施

在项目实施前，我们首先制定了实施计划，将整个项目任务进行细化，制定工作起止时间、责任人、参与人，拟定软件实施方、档案部门和信息技术部门的工作职责。第二是遵循国家企业档案相关规定和规范，搭建档案管理树形结构，并根据本集团自身实际情况，构建了一个合理化、方便平时管理、操作的档案管理架构体系。白药档案管理体系是多全宗、多载体、所有门类档案实行集中、统一管理的一种模式。多个全宗中有正在运行的企业，下有二级、三级企业，还包含多个撤销企业。因此我们在搭建树形结构时，充分考虑到了这些复杂的层级关系，并兼顾每个全宗下多载体、多门类、不同时期档案管理方式的不一致情况。第三是配合软件实施方做好档案系统的部署和各模块的功能定义。在此环节我们严格遵循国家档案行业标准、规范进行各功能模块的定义，著录项目名称应在各类目、模块下保持一致，进行统一规范，避免后期使用过程中造成数据混乱。第四是将老数据迁移至新系统。根据新系统的数据导入要求，历史数据导出后重新编辑、修订、加工，保证著录项的完整和数据的齐全完备，按类目、年度分步导入