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信息化技术在档案工作中的应用

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张大伟

摘要：信息化技术在档案管理中的应用是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。本文就信息化技术对档案管理的影响及重要意义进行了分析，并提出相关对策，最后就信息技术在档案工作中的应用进行全面阐述，从而使我国的档案信息管理更加完善，为档案管理工作创造有利环境。

关键词：信息技术；档案；应用

引言：

现代化信息技术是以微电子学为基础，对声音、图像、文字及各种传感信号等信息进行处理的技术。现代化信息技术正以其快捷、高效、准确、便利的优势，深刻地影响着我们的工作和生活，同时也加快了社会信息化的步伐，世界各国都搭载信息化快车以提升国力。在我国信息化建设规划的指引下，档案工作以其基础性和事半功倍的成果性成为各行各业提升基础管理能力的关注焦点。越来越多的档案学者以电子文件的产生为起点对档案信息化管理的方方面进行探讨；越来越多档案工作者在实践中总结经验，勤于交流，不断推动档案信息化管理水平的提高。

一.信息技术对档案工作的影响

20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，信息技术在各行各业广泛应用，整个社会信息流通的基础结构发生了变化，电子文件应运而生。现代化信息技术的应用是新时期档案管理现代化的重要标志之一，它对传统的档案管理带来了前所未有的冲击。

（一）档案管理理念的变化

随着信息时代的到来，封闭保守的传统档案管理理念受到了挑战，档案馆不应该再是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。只有从思想上正确认识档案馆当前的社会使命，确立正确的指导思想，实现从行政手段向依法管理转变，档案实体管理向信息管理转变，手工管理向技术型管理转变，单一服务向综合型服务转变，才能适应新形势下档案管理的需要。

（二）档案管理方法的变化

档案工作多年来采用传统的手工分类方法，一份材料归属什么种类常常存在着一些主观因素。近年来，虽然采用了计算机进行辅助管理，但也只是采用电脑进行目录录入，并没有带来管理方法质的飞跃，造成档案管理效率偏低。现代化信息技术的运用，必将大大促进档案工作质量与效率的提高，促进档案的深度开发与运用。

（三）档案工作对象的变化

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，有一套规范的工作流程及方法、原则。而应用现代化信息技术后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存储到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。归档范围也不能只是具有保存价值的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

二.档案信息化管理的重要意义

（一）适应社会信息化发展趋势

档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。它可使企业管理环节更透明，为企业打造一个全新的管理体制。重建企业生产系统和组织结构。

（二）现代社会不可缺少的工具

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年部分文档损失而担忧。由丁档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档半板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。

（三）确保归档文件的完好无缺

实行电子文件的“全程管理”，每当文件形成时就想到档案。业务文件和档案是在办公自动化系统OA中形成的，目前的“文件管理与档案管理一体化”的信息系统，其实就是仅仅将OA系统产生的数据实现导入档案系统而已，如果办公自动化系统与档案系统的接口制作不好，OA产生的电子文件不能全部导入档案系统。因此，归档文件的真实性、完整性、可读性要在文件生成阶段就加以控制，实现OA环境中的文件档案一体化管理，要求将文件工作和档案工作一同嵌入管理文件系统中，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切过程和处理情况，即实现前端控制。

三.信息技术在档案工作中的应用

（一）档案信息统一规划

档案信息化建设的目的，是为了将档案信息资源集聚和整合起来，实现档案资源社会共享，更好地为各级领导和机关服务，为社会各界服务，为广大公民服务。为此，档案信息管理工作在当前新一轮深入发展的关键时刻，必须统一规划、统一标准、统一规范，克服各自为政。把握适合档案工作规律和特点的基本原则，才能卓有成效地开展档案信息化