人事档案管理规定.docx

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为加强和规范公司人事档案管理工作，制定本规定。

2范围

本规定适用于北方管道公司本部及所属各单位人事档案的管理。

3术语和定义

3.1人事档案

本规定所称人事档案是指记载公司员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确使用员工的重要依据。

3.2人事档案工作

本规定所称人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，主要包括人事档案材料的形成、收集、鉴别，人事档案审核、整理、转递、保管保护、利用服务等内容。人事档案分为正本和副本。

4职责

人事档案管理工作分为公司和所属单位两级管理。人事部门对所管理的合同化员工、与企业签订无固定期限劳动合同及在关键岗位上的市场化用工应建立人事档案，其他市场化用工应建立临时人事档案。

4.1人力资源部（党委组织部）

4.1.1负责制定、修订完善公司人事档案管理制度；

4.1.2负责公司关键岗位人员、本部人员的人事档案管理。公司关键岗位人员不再担任实职、但享受待遇的，或借调到其他单位工作的，其档案由公司人力资源部（党委组织部）管理。

4.1.3负责人事档案的移交、接转工作；

4.1.4指导所属各单位人事档案的管理工作；

4.2所属单位人事（组织）部门

4.2.1负责对所辖范围内员工人事档案的建立；

4.2.2负责本单位人事档案的管理工作，负责人事档案正本的管理；

4.2.3负责本单位员工在公司内部借调、借聘或短期流动时的人事档案管理；

4.3本单位档案主管部门

负责死亡五年以上人员的人事档案管理；

4.4协管单位

负责人事档案副本的管理。原则上不建立副本，如需建立须经上级主管部门审批，副本与正本管理要求相同。

5管理内容

5.1档案材料收集和归档

5.1.1原则

5.1.1.1员工人事档案材料归档要本着实事求是的原则，着重收集反映员工政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为人事工作服务，为人事决策服务，为公司的改革与发展服务。

5.1.1.2对于需要经过制作、审核、审批多道程序形成的材料，该材料的审批部门或者牵头负责部门为人事档案材料形成部门；形成部门和员工、人事档案管理部门，都必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。

5.1.2范围

5.1.2.1人事档案管理按照人事管理权限划分，由两级人事组织部门负责，并指定专人进行管理。每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。档案管理人员应相对固定。发生变动时，必须提前完成岗前培训和工作交接，并及时报备公司人力资源部档案管理部门。

人事档案管理范围与人事管理范围相一致。

5.1.2.2不具备人事档案保管条件或人事档案数量较少的单位，人事档案可以委托上级或同级单位代为保管，签订委托管理协议，明确双方职责。

5.1.2.3公司内部借调、借聘或短期流动人员的人事档案，由原单位管理。

5.1.2.4退（离）休人员人事档案，由退（离）休前所在单位管理或根据地方政策移交当地社会保障部门管理。

5.1.2.5公司关键岗位人员被免职的，其档案转至组织处理后新任职所在单位的人事（组织）部门保管。

5.1.2.6干部员工出现辞职、出国不归或者被辞退、解除（终止）劳动（聘用）合同、开除公职等情况，在各单位党委或者组织人事等有关部门对当事人作出结论意见或者处理处分，经必威体育官网网址审查后，原管理单位应当将档案转递至相应的人事档案工作机构、公共就业和人才服务机构或者本人户籍所在地的社会保障服务机构。

5.1.3临时人事档案由用工单位根据人事管理需要确定人事档案材料收集范围，一般应包含材料（原件或复印件）包括应聘人员登记表、劳动合同、员工身份证明、体检表、国家机关或地方政府出具的相关证明、原单位提供的解除劳动合同证明、学历学位、专业技术资格、职业资格、技能鉴定、加入党团、薪酬审批表、基本社会保险、企业年金、培训等材料。历史上形成的，能够反映员工情况的其它材料也可放入临时人事档案。临时人事档案的管理要求与人事档案一致。

5.1.4档案材料的收集、鉴别与归档

5.1.4.1人事档案材料形成部门按照《人事档案材料归档范围》（附录A）的规定，规范制作人事档案材料，确保内容真实准确。材料形成部门应在材料形成之日起一个月内送交人事档案管理部门归档。

5.1.4.2公司和所属各单位两级档案管理部门要根据《人事档案材料归档范围》，主动向人事档案材料形成部门、员工本人和其他有关方面收集人事档案材料。

5.1.4.3工作变动或提拔任职的员工，档案管理部门应适时更新人事档案履历表。

5.1.4.4对收集的材料，必须进行认真鉴别。属于归档的材料应真实，完整