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信息化技术在报社档案管理中的应用

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郑世民

摘要：档案管理是报社最重要的工作之一，不仅储存着报社大量的重要信息，而且也为报社其它工作提供了可靠的参考依据，对报社发展具有一定推动作用。本文主要论述了档案管理信息化的作用，并重点对信息化技术在报社档案管理中的应用进行了分析和探究，以便提升管理效率和质量，使其更好的为报社服务。

关键词：信息化技术报社档案管理作用应用

引言

随着时代的进步，新闻事业也到了蓬勃发展，不仅对报社提出了更高的要求，而且新闻数量不断增多，给报社档案管理工作增加了一定难度。传统的手工记录方式，不仅需要花费大量时间，而且还会出现很多错误，难以适应现代报社的发展需求。这就需要采用信息化技术，使其档案管理工作逐渐朝着信息化方向发展。

一、信息化技术在报社档案管理中的作用

相对传统管理方式而言，信息化管理更有利于档案长期保存，纸质版的档案经过多次查阅或者长时间的存放会出现磨损、腐蚀等问题，其档案的保存时间是有限的。而利用信息化技术，只要做好备份，是可以长期保存的。

在互联网时代背景下，可以利用网络将各个部门连接起来，进行信息交换，在提升管理效率的同时，也为信息查询提供了极大便利性。同时，还能实现信息资源共享，对报社发展具有重要意义。

二、信息化技术在报社档案管理中的应用分析

（一）具体应用

1.主要模块

在报社档案管理工作中，融入现代信息技术，可以合理将其工作划分为不同的模块。不仅在一定程度上减少了工作量，而且还有利于提升整体档案管理的有效性。

首先，是新闻采集模块。在该模块中主要是对相关新闻进行编辑，也是档案收集的最基础工作。而且在这一过程中，可以对相关稿件进行修改，不仅节省了纸资源，而切还提升了新闻编辑的速度，为其修改编辑提供了方便[1]。

其次，是新闻查询模块。在这一模块中，主要是为其查阅提供极大的便利性。在信息化档案管理模式下，不再需要花费大量时间对档案进行逐个查询，只需要在信息管理系统中输入相关的关键词。如，年、月、日等，就可以快速查找到相关信息，十分便利。

第三，统计分析模块。对资料进行统计和分析，主要是为了对档案储存与使用的实际情况进行全面的了解。例如，可以了解某一位作者上传新闻稿件的数量等。为其它各项工作开展奠定了良好的基础。

最后，是用户管理模块。一方面，有利于保证用户的安全性，在该模块中，用户可以自行设定自己的密码，提升信息的安全性。另一方面，还能对新用户进行有效的管理。

2.管理流程

信息技术的应用使报社档案管理流程更加规范，有利于促进管理工作顺利进行。首先，对记者的使用权限进行了明确的规定，只有用户密码与用户名相符的基础上，才会允许其进入档案管理系统。而且对记者的权利也进行了严格的管理，在这一环节中，记者只可以对自己的稿件进行编辑、修改或者删除。其次，对用户的权利也进行了规定，用户不具备对稿件修改、删除的权利，只能在该系统中查阅和阅读相关资料，并且还要确保资料的真实性、完整性。最后，对主编的行为进行了管理，为主编提供了信息统计与分析的条件，有利于提升各项工作的效率与质量。

3.推进信息管理朝着数字化转换

信息化档案管理主要是以现代技术为支撑的。如网络技术、数字技术等。是对传统管理方式的突破与创新，不仅使其管理更加先进化，而且逐渐推动报社档案管理工作朝着数字化转换。将信息技术合理的融入管理工作中，不仅将复杂的管理流程简单化，而且还大大降低了操作的難度，减少了人力、物力、财力的浪费。尤其是在新时期报社发展中，该技术的应用不仅反映了报社实际管理水平，而且也是新闻事业改革与发展的重要标志，有利于满足新闻企业对信息资源的需求。与此同时，利用信息技术，还在一定程度上减轻了相关管理工作人员的工作量和压力，使其有更多的精力做其它工作，进而使报社档案管理效果在整体上提升。

（二）在实际应用中需要注意事项

1.提升档案管理人员综合素质

管理人员作为档案管理工作的主体，其素质高低对工作质量具有直接影响。尤其是在信息时代下，信息化的档案管理方式，对管理人员提出了更高要求。不仅要求其具备相关的档案管理知识、较强的管理能力，而且还必须掌握相关的计算机知识与技术。只有综合素质高的管理人员，才能更好的胜任现代档案管理工作，充分发挥信息化管理优势与作用。这就需要对相关管理人员进行教育与培训。一方面丰富其专业知识，保证档案管理质量；另一方面，管理人员还要与时俱进，积极学习新的知识与技。如，在信息化档案管理工作中，计算机技术已经成为工作人员必不可少的一项技能。为了提升管理效果，必须熟练掌握计算机知识，进而更好的适应新时期报社发展。

2.确保网络安全性

虽然信息技术给报社档案管理工作开展提供了良好条件，但在一定程度上也给其带来新的挑战[2]。主要是互联网技术的发展，给其档案资料安全造成了威胁。一般情况