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信息化背景下高校公文处理工作中存在的问题及其对策

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张晓敏

摘要：探究在信息化背景下，对高校公文处理工作的认识及高校公文处理工作中存在的问题，并提出相关对策。

关键词：信息化背景高校公文处理工作问题对策

中图分类号：C931文献标识码：A文章编号：1009-5349（2019）14-0184-02

公文处理工作是高校管理工作中的一个重要组成部分。但在信息化背景下，高校的公文处理工作却暴露了一些问题。为了让高校更好地发展，让教育事业更上一层楼，必须解决信息化背景下高校公文处理工作中存在的问题。

一、对高校公文处理工作的认识

1.高校公文处理工作是传递信息、指导工作的过程

高校的信息有一个由上而下、由下而上逐级传递的过程，即由高级教育行政人员商议的关于学校的政策以公文的形式逐级传递，最后由教师向学生传递。公文处理工作在这一过程中起着非常大的作用。公文处理工作需要监督信息传递的准确性，是连接各个阶段来往的重要枢纽。

2.高校公文处理水平反应高校管理水平

高校公文处理工作与学校的管理工作联系非常紧密，高校公文处理工作的好坏直接影响高校管理工作的好坏。倘若高校公文处理工作在传递信息这一环节产生了错误，学生或者教师就会接受到错误的指令，从而产生错误的结果，给高校的管理工作增加负担。所以，从这些层而来说，高校的公文处理水平反映高校的管理水平。

二、信息化背景下高校公文处理工作中存在的问题

1.公文处理程序不规范

公文处理程序不规范，会给档案收集管理工作的人员带来很多困难。在信息化时代，档案信息的获取条件更为快捷便利，高校许多部门下发的文件都能自行进行办理，结果导致文书部门管理失控。[1]许多部门没有及时将档案的正文内容交给文书部的人员，导致档案不能及时登记、搜集和修改，档案要求的原始资料文献也不够丰富。各个部门自行输入档案的标准不一，格式设计也没有标准，导致学校的档案不够严谨，因此需要有高端的技术统一管理所有档案。

2.公文档案内容繁杂，分类不够科学

传统的公文处理，要将上级对下级的通报、下级对上级的请示，以及两级之间传递的各种资料进行收集。依据传统的立卷整理方法、要求及分类标准进行分类别、标页码、抄内目、保管期限等一系列步骤。[2]其中文案的分类是最为繁琐的一个步骤。若按照每个工作成员的方法分类，就会有很多类;统一分类标准后，一些文案的归类也存在着分歧，所以，文案的分类一直是公文处理中较为复杂的部分。

3.公文归档管理不够规范

高校现有的很多机关公文归档管理中档号不标准，也没有目錄号。有些案卷的标题没有涵盖案卷的内容，甚至有些案卷缺少标题。许多案卷都没有设置目录，查阅也较为困难。许多公文都未设页码，查阅有极大的阻碍。这样的案卷不具有检索作用，很难有利用价值。[3]一些重组的案卷，比较混乱无章，难以归档，因此，应加规范。

4.公文档案管理人员的素质不能满足要求

公文档案管理人员的能力与档案资源的利用有很紧密的联系。在信息化网络时代，不仅需要公文档案管理人员具有专业的档案管理知识和经验，还需要公文档案管理人员熟练掌握电子计算机技术[4];但二者兼备的公文档案人员非常少。年龄偏大的公文档案管理人员具有足够的档案管理知识和经验，却不懂计算机技术;年轻一点的公文档案管理人员一般能熟练掌握电子计算机技术，但缺乏档案管理的知识和经验。新老档案管理人员在当今信息化时代需要相互取长补短。

（一）公文处理不及时

公文处理工作对整个高校的运作有非常大的作用，但在现在的公文处理过程中，有些部门对公文的重视度还不够高，公文处理不及时的问题时有发生，严重阻碍了下一个部门的工作，也阻碍了高校的发展。

三、信息化背景下高校公文处理工作问题的对策

1.提高思想认识

公文有严格的格式和一定的程序。高校要提高公文的权威性，向全校教职工积极宣传公文的意义，让全校教职工认识到公文的重要性，认真对待公文处理中的检查。学校也要重视公文处理工作，提高公文处理工作的人员素质，给公文处理工作配备有能力的高级管理人才，推动高校公文处理工作的发展。让管理人员学习相关的公文处理知识，培养公文处理人才高度的责任感，严格审核公文处理工作，以提高学校的公文处理工作效率，让学校的各个部门及时收到通知，推动学校的发展。

2.加强文秘队伍建设

在现代信息化的社会中，高校对公文处理人员的能力要求也不断提升。公文处理人员不仅要有扎实的基本知识与能力，还要有极高的职业道德，对工作有足够的责任感。高校也需要推动公文处理人员的发展。高校可以积极开展培训，讲解公文处理知识，让高校的公务处理人员及时了解新知识，不断进步。同时，针手采取一对一的培训，加强高校文秘队伍的建设。

3.促进公文处理制度化、规范化

公文处理工作有非常严密的步骤和严格的时间限制。公文处理工作的管理制度是决定公文处理工作