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信息化时代对档案利用的探索

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陈滔

摘要：如今的时代，网络信息技术高速发展，给人们的生活和工作带来了很多便利。同时在档案的开发和利用方面，也提高了效率和效果。因为信息技术拥有手工管理无法比拟的优势，不但方便快捷，而且存储量大，安全性高，所以需要合理利用信息技术。笔者针对信息化时代的档案管理利用进行了分析，具体如下。

关键词：信息技术;网络;档案;开发;利用

在21世纪，计算机技术飞速发展，而且逐渐得到推广和应用，档案管理利用的信息化程度也越来越高。在这样的时代背景下，必须加强对档案信息的监管，合理利用各种先进的信息技术手段，挖掘档案的价值，提高档案的利用率。

1档案利用中存在的问题

1）缺乏档案意识。如今，科学技术在大力发展，整个社会的信息化程度、网络化程度也在不断提升。而传统的档案管理利用效率明显落后于时代的发展，甚至无法满足人们对信息的需要。总体表现为档案工作人员缺乏信息意识、思想观念落后、缺乏创新精神和开拓精神，最终导致硬件设备的优化与工作人员的观念不协调[1]。

2）资源建设不完善。要对档案进行信息化建设，就需要充分利用软硬件设备，并对其进行不断的更新维护。而且这项工作需要投入大量资金，但很多单位和企业未投入这方面的资金，所以导致档案的信息化建设程度不够。不但整体投资不够，而且连有限的资金也未被用在关键的地方，产生了结构不合理的问题，浪费了资源。也有一些部门和机构不愿意在档案方面进行投入，哪怕进行了投入，也只是重复购买各种各样的软件资源、光盘资源，没有注重效益，也忽略了网络资源的利用。而且档案管理缺乏统一的格式，所以非常散乱。

3）服务模式陈旧。随着信息技术越来越先进，很多档案管理部门都购置了打印机、电脑等设备，而且构建了文件數据库、档案查询库。一些档案部门也建立自己的网页，实现了信息的共享。然而因为我国档案信息化管理的起步很晚，所以档案的储存和利用也停留在原地，和国外的技术相比有很大差异[2]。甚至仅仅只开展了内部的管理，无法实现远程服务、自动服务的目标。

2信息技术对档案利用带来的优势

1）能促使信息化时代社会档案观得到普及。通过促使信息时代和档案利用进行结合，能深入挖掘档案的价值。从整体来说，档案的利用者是固定不变的，然而大家在利用档案时仅仅只关注自身需要的内容，另外的零散档案却没有得到关注。在如今的信息时代，大数据技术得到了一定的利用，使得档案的开发也更加直观和有效。借助大数据技术，能对档案分析进行强化，深入挖掘档案里的关键信息，不用在传统档案内寻找结果。不但提升了人们对数据档案的利用率，也促使大家根据自身的需求，快速找到了需要的信息，挖掘了档案价值。所以，这也使得社会档案观得到了一定的普及。

2）能促使档案管理工作更加灵活、多样化。网络的交互性、即时性，能促使档案管理工作更加灵活多样。过去的档案开发利用，主要以纸质为主，而通过采用网络技术，则可以促使电子档案得到无限复制，也可通过电子邮件、通讯软件来进行传播。传播者和受众的身份能得到转化，档案编研不再仅仅只是简单的单向传递。同时，档案开发者除了能根据受众群体的想法和建议来进行调整，也可按照受众的需求来编研档案，优化档案的开发和利用[3]。

3）能促使工作理念更加先进化。过去的档案管理利用工作，所针对的仅仅只是单位内部的档案。不但信息来源非常单一，而且资料也不齐全。而网络信息技术则为档案开发者提供了丰富的资源库，借助网络渠道，便能找到需要的档案资料、数据等，而且还能在网上查找相关的动态。一些档案开发者通过网络平台来开展跨地区的合作，不但能防止资源被浪费，也能促使档案的质量得到提升。

3信息化时代背景下档案利用的对策

1）利于大数据转变档案的开发模式。从目前来看，很多需要档案的人会直接前往档案室查找和有哪些信誉好的足球投注网站。然而这需要耗费一定的时间和精力，长时间占用档案案卷，可能会对档案资料的管理利用产生不好的影响。所以要采取先进信息的技术，建立精确的档案数据库，从而保证档案使用者能及时获取需要的信息。同时也要对大数据技术进行利用，提高挖掘数据、分析数据的能力，这样便能帮助档案使用者从海量数据信息中找到自身需要的内容。借助大数据技术，也能针对档案的具体信息进行统计、核算。在分析信息档案的过程中，压缩数据库范围，从而准确的找出档案中隐藏的信息。

2）对软件进行及时的更新。在如今的信息时代背景下，为了更好的利用档案。必须要及时更新档案软件程序，实现和另外一些软件的兼容，最终达到档案资源共享的目标，提高档案的利用率[4]。档案管理部门需要和信息技术部门进行联系，引进智能化的软件，提高档案查找的效率。举个例子，在对档案进行保存和使用时，可采用CAD、CAM系统，或者是ERP系统，借助信息技术对档案的种类进行识别，具体分为视频类、文字类等，再存储到相对的数据库中