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现阶段学校档案管理工作问题分析及完善建议

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摘要：档案管理是学校档案管理工作中的重要内容，其对于学校现阶段及未来的发展规划有着重要的影响。为了提高学校档案管理工作质量，有必要对现阶段的工作进行改进和完善。基于此，本文从多个层面分析了现阶段学校档案管理工作问题所在，针对信息化建设、人员管理以及信息安全等问题，提出科学、合理的改进意见，为提高学校档案管理质量提供支持。

关键词：学校档案管理；问题；完善建议

前言：学校档案管理主要涉及到学校行政工作、教学科研工作、德育工作等多项内容，在学校教育教学发展中发挥着十分重要的功能和作用。在学校档案中，记录着学生的学习和成长情况，同时能够反映出学校的发展情况，对于行政管理、教育教学等工作的开展具有指导性的作用。随着教育改革的深入进行，学校档案管理模式也需要作出相应的调整，应用更加科学的管理办法，改进学校档案管理工作问题，寻找解决办法，提出相关建议。

1.现阶段学校档案管理工作问题所在

1.1信息化水平滞后

在学校管理工作中，档案管理工作没有得到足够的重视，而是将更多的精力投入到行政管理、教学科研、德育工作当中。在学校档案信息化建设中，缺乏资金、技术和人员的投入，导致信息化水平滞后，仍然是以纸质文件管理为主。与此同时，学校管理人员对于档案信息化管理的认知存在局限性，只是将档案信息录入到计算机当中，缺少完善、健全的管理数据库，仅仅形成了单一的档案目录数据，而计算机录入信息未能及时的更新和补充，同时缺少先进的检索、查找手段，导致学校档案信息化管理成为一种形式，对于档案管理工作没有实质性的帮助[1]。

1.2缺少专业化的档案管理人才

学校档案管理工作的开展，对于学校的发展规划有着十分重要的影响。在既往的档案管理工作中，其管理内容简单，更多是以档案的收集、整理为主，对于管理人员的专业素质没有严格的要求。但是在现阶段的学校档案管理工作中，负责档案管理的工作人员，需要对档案管理的职能进行深层次的认识，并与学校的行政管理、教学科研、德育等工作紧密联系起来，需要掌握档案管理知识，能够以科学的方法进行管理，具备良好的专业素养。与此同时，一名优秀的学校档案管理人员，还需要对信息技术和互联网技术有着基本的掌握，在档案管理工作中娴熟的予以应用。但在现实情况当中，学校档案管理人员主要由其他教职工兼职，其在档案管理方面的专业素养较差，对于信息技术知识缺乏了解，这在很大程度上影响着学校档案管理水平，同时也限制了学校档案管理的信息化发展。

1.3信息风险问题

在学校档案管理工作中，信息风险问题应该得到关注。学校档案信息记录了学生的学习情况和成长轨迹以及学校的发展历程和发展规划，具有必威体育官网网址性的要求。在网络时代，信息风险显著增加。在近乎透明的工作环境下，学校档案信息容易被泄露和窃取，被一些不法分子所利用，给学校带来一定的损失。在现阶段的学校档案管理工作中，对于信息安全的重视程度还远远不够。学校在档案管理信息化建设中，更多的关注于信息技术的应用，在数据库管理方面投入更多的精力，但是却忽视了信息安全问题，未能及时做好防护措施。

2.完善学校档案管理工作的建议与思考

2.1加强信息化建设

加强学校档案管理的信息化建设，需要得到学校领导的支持。新时期的学校管理人员，应该具备长远的眼光，能够认识到学校档案信息化管理的重要性，并将其作为学校发展规划的工作内容之一，在该方面投入资金，引进硬件、软件及相关技术，聘请或培养专业化的管理人才。在学校档案管理的信息化建设中，基于传统纸质档案，建立电子档案和数据库，应用档案管理软件，形成学校档案信息管理系统，设置检索、查询等功能，档案内容需要及时进行更新和补充。随着档案书刊扫描仪在档案管理中的应用，档案信息录入更加高效，信息安全也得到良好的保障。目前，多所高校均引入了该设备，用于学校档案管理工作中，极大的推动了学校档案信息化高速发展。

2.2管理人员专业素质的提升

基于统一的管理规范和标准，为学校档案管理提出了更为严格的要求。学校应创新其管理体制，设置档案管理部门，构建标准化的档案室。与此同时，培养高素质的管理人才。学校档案管理工作人员在上岗前，需要接受系统的培训，学习档案管理知识和信息技术，并全面予以掌握。2018年8月，合肥幼儿师范高等专科学校的档案管理人员参加了“教育喜用档案管理工作”培训班，其目的是提高档案管理人员的业务素质，在“归档文件整理”、“声像档案管理”以及“档案数字化建设”等方面进行深入的学习和研究，从中收获颇丰，对于日后的档案管理工作有着良好的帮助，提供了全新的管理思路[2]。

2.3促进资源共享，保障信息安全

借助信息技术和互联网技术，为学校档案管理提供自由、开放的工作环境。提高档案资料的利用率，加强学校内部的宣传与交流，促进资源共享，为信息使用者提供更加方便、