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信息社会环境下办公室文书档案管理的创新对策

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【摘要】在信息技术不断发展的大背景下，办公室文书档案管理也要与时俱进，在管理理念、管理方式上有所创新，只有这样才能保证文书档案的完整性和有效性，为组织发展提供更可靠的文书档案依据。本文首先针对企业办公室文书档案管理工作中存在的问题进行了分析，并针对这些问题提出信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革路径，最后提出具体管理创新对策，旨在为办公室文书档案管理水平提供有益的理论参考。

【关键词】信息社会；办公室；文书档案管理

信息技术的发展为办公室文书档案管理带来了新的发展机遇，同时也为当前工作模式、管理方法提出了新的挑战。依托信息技术实现办公室文书档案管理创新已经势在必行，对于提高管理规范性、实效性、适用性有着重要意义，同时也是办公室文书管理创新的有益尝试。

一、企业办公室文书档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏档案利用与评估优化

在办公室文书档案管理当中，缺乏对管理价值的应有重视，在技术、设备、管理手段等方面与企业发展实际不相匹配，尚未建立文书档案必威体育官网网址机制。尤其是在信息环境下，需要对档案文书制定检索目录，从而使组织档案信息价值被充分开发应用。但是从当前实际管理情况来看，无论是在文书档案应用还是评估方面都缺乏必要的优化措施。

（二）管理人员素质差异

从当前文书档案管理团队构成来看，不少管理人员尚未具备良好的信息化管理能力，在信息业务操作中不能适应实际需要，在管理理念、管理方式上过于陈旧，缺乏科学统一的管理机制。提升管理人员素质，向信息化、规范化、智能化管理方向发展已成管理人才建设的为当务之急。

（三）缺乏整体管理规划

虽然办公室文书档案管理已经向电子化管理模式转变，但是在实际管理中仍缺少整体规划，在管理运作中缺乏协调性，进而导致组织内部各部门之间档案文书归类不科学，为调取、检索、归档、管理等造成不便。

二、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革

（一）推行“三全式”的管理改革

1.档案的全过程管理。从档案形成、完善、分类到归档，要制定科学的管理方案以提高管理效率。档案资料收集要保证信息来源可靠，避免虚假数据混入档案中，归档管理则需要统一使用归档符号，例如规定档案笔迹的书写笔类型，规定电子档案打印纸质，档案编号方式、检索类型等都需要进行严格规范，严格执行组织相关规定，进一步增强文书档案管理的严谨性。

2.档案的全员式管理。对组织成员开展建檔工作，每一份档案都需要标注工作性质。通过员工档案的制定进一步完善管理责任制，引导员工形成积极主动的工作态度，为组织发展增加助力。

3.档案的全方位管理。档案管理需要突出全方位特点，保证档案资料完整、管理流程规范，组织内部各部门需要建立协调统一的管理方式。同时要进一步强化文书档案的必威体育官网网址意识，尤其是对于核心档案文书进行加密管理，以避免出现机密信息外泄风险。

（二）实施系统化管理

根据组织发展要求，制定统一的文书档案管理方式，并制定与之相适应的工作标准，从而使管理工作与组织发展战略相契合，为组织发展提供更可靠的参考依据。文书档案管理的系统化发展，能够促进组织管理趋于标准化、精细化。尤其是在信息技术逐步普及的环境下，需要对文书档案管理模式做细节性创新，尤其是在重点电子档案管理中需要做好备份，不能仅完成电子扫描就完成归档。在备份介质的选择上可以选择U盘、硬盘、光盘刻录等形式。

三、信息社会视角下办公室文书档案管理工作的创新

（一）建立有效的信息档案管理系统

对办公室文书档案实施规范化管理，依托信息技术建立起完善的档案管理体系，将组织档案进行科学分类，将其分为“绝密、机密、必威体育官网网址、一般”四种类型，根据不同档案的机密等级进行分类管理。公文档案收讫要结合“收文→分类→传送→催办→立卷→归档→销毁”的流程进行，档案机密等级有组织决策层和文书起草人共同制定。文书档案建档和管理过程中需要严格遵守组织相关管理制度，在归档管理中明确文件类型和属性。

（二）规范文书档案管理人员的素质

在文书档案管理人才队伍建设上要给予充分重视，提高管理人员的专业素质和职业道德水平。明确岗位工作职能，在文书档案管理中要严格区分部门、档案性质、使用权限等项目，尤其是在档案必威体育官网网址方面要进行专项培训，提高工作人员自觉必威体育官网网址、严格必威体育官网网址意识，通过专业素质培养提升文书档案管理人员的职业素养。

（三）实时性与科学性

信息技术件环境的文书档案管理需要具备时效性，突出科学管理、科学应用、科学规范的全面管理特色，应用信息技术实现文书信息的共享，以此减少传统管理中延时性造成的不良影响，进一步提高文书档案管理水平。

（四）制定相关管理制度

强化制度约束有利于提高文书档案管理成效。首先根据不同文档内容确定责任分工，将必威体育官网网址文书档案和一般文书进行区分，通过信息化管理实现内部信息网络和外网的有效隔