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公文写作理论与实务

（一）公文的定义。公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文，也就是我们平常所讲的文件。

自古以来各级领导和组织均十分重视公文。著名的《出师表》（诸葛亮）、《陈情表》（李密）等就是通过公文形式向皇帝或上级请示、报告的出色范例。（古代公文文种就非常多，比较常见的有“诏、命、典、律、制、诰、敕、令、奏、疏、议、表、檄、牒”等）。毛泽东同志非常重视公文和各种文字工作，“革命靠二杆子，一是枪杆子，二是笔杆子。”就是他对文字工作的高度评价。早在1928年建党初期，党中央就发出《关于文书工作的通知》。1931年，又拟制了《文件处置办法》。

1.法定的权威性。来自于制发机关的权威性和合法地位，体现领导权威、法律权威或指挥权威。2.特定的效用。为了现实的特定工作，或为了完成特定的现实任务而作，即现实执行效用。3.规范的格式。新的《党政机关公文处理条例》和《党政机关公文格式》国家标准都对公文格式作了明确、具体、详尽的规定。包括版面、装订、各要素编排等都有明确规定。这是公文的性质决定的。4.严格的程序。条例中也有明确规定。公文的制发和办理必须经过规定的处理程序。如公文的制发，必须经过起草、核稿、签发的程序。经过机关领导人签发的文稿才能缮印、用印和传递。

在机关的日常工作中，文件拟制与处理的工作量是相当大的，它是机关工作的重要组成部分。企事业单位要行使职能，开展公务活动，都离不开文件。1.领导与指导作用。通过制发文件来部署各项工作，传达意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。2.行为规范作用。党和国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的。3.传递信息作用。上级领导机关通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结等，就能及时掌握了下级机关的信息动态。下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件，就能及时掌握从上级机关传递过来的信息动态。

4.公务联系作用。文件在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属机关之间，都能起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。5.凭据记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。上述作用都是公文的现行效用。一份公文，使命完成后也就从现行公文变成历史文献，仍然具有可供查考的历史凭证作用。

文种，即公文种类的简称。公务文书的文种，根据其使用范围、行文方向和公文往来的行文关系、行文规则而定。规范性公文：根据新的《党政机关公文处理条例》，目前共有15个文种，即决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。根据行文方向可分为上行文（请示、报告）、下行文（决议、决定、命令公告、通告、通知、通报、批复意见）、平行文（函、议案）。

非规范性公文：有的也称应用文，有调查报告、工作计划、工作总结、提案、建议、说明、各种讲话稿、简报信息、介绍信、证明信、感谢信、贺电、决心书、保证书、倡议书、申请书、海报、讣告、唁电、请柬等等。

1.决议：用于会议讨论通过的重大事项。特点是制发程序上的规范性，内容上的针对性，效力上的权威性，适用对象上的普遍性，思想上的指导性。举例：《关于建国以来党的若干历史问题的决议》。2.决定：用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位、人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。举例：《关于开展向吕先真同志学习活动的决定》3.命令：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。特点是权威性，强制性，严肃性。

4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。特点是重要性、权威性，内容上庄严性，形式上多样性，使用上习惯性、新闻性。举例：《中美三个联合公报》5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。特点是发文机关的特定性，内容上的庄重性，告知范围的广泛性，传播的公开性。举例：《浙江省农业厅公开选调公务员公告》

6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告是在一定范围内公布应当遵守或周知事项时使用的文种，公开性、周知性、通俗性。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。特点是写作形式的特定性、指导性、原则性、针对性。举例：《关于深入推进农业依法行政工作的意见》，《关于加快构建新型畜牧产业体系促进畜牧业现代化建设的意见》

8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是使用频率最高、适用范围最广的文种。批转性通知：上级机关发布下级机关来