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●程序文件○作业指导
文件编号
文件名称：文件管理程序
版本
A01
页码
PAGE1OF4
5文件管理流程:
序号
流程图
流程说明
负责人
相关文件
相关记录
1
文件格式规定
文件格式规定
1、各部门文件制作人或负责人按照光能集团文件格式制订好所需文件的初步格式后交文控中心。基本如下：公司LOGO及名称、标题、正文标题、流程图/内容
部门文件负责人
2、文控中心对文件格式进行定稿确认,并对文件进行编号，编号要求见《文件编号管理原则》。
3、将定稿的文件发至各相关部门。
4、如有未按规定格式制作的文件，文控中心不予以收发。
文控中心
文件编号管理原则
2
文件的编制
文件的编制
1、各部门按照文控中心定稿的文件格式制作各类文件.编制的文件需达到如下要求：
A：符合性-—应结合并需包括所选标准条款的所有要求.
B：可操作性——应符合公司的实际情况，具体的控制要求应满足公司需要。
C：协调性——文中与文件之间应相应协调,避免产生不一致处,针对编写具体某一文件来说,应紧扣文件的目的和使用范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。
2、文件编写规定:
Ａ：质量手册由管理者代表编写；
Ｂ:程序文件由部门负责人或安排其他人员编写；
Ｃ：作业指导书、规范等由部门负责人编写或安排其他人员编写。
部门文件制作人
3、部门文件制作人将编制好的文件交部门文件负责人进行序号编写。
文件负责人
3
文件的审核
文件的审核
1、各部门文件负责人将制作好的文件交审核权责人员会签，保证文件的完整性。审核权责如下：
Ａ：质量手册由管理者代表负责审核;
Ｂ：程序文件由各部门负责人审核；
Ｃ:作业指导书、规范等其他各类由各部门负责人审核.
管理者代表／各部门负责人
4
文件的批准
文件的批准
1、将审核完的文件由各部门文件负责人交核准权限人员进行批准.
权责如下：
Ａ:质量手册由总经理批准；
Ｂ：程序文件由管理者代表批准；
Ｃ：作业指导及其他文件由各部门负责人负责批准。
总经理／管理者代表／各部门负责人
5
文件的确定
文件的确定
1、各部门将核准后的文件交文控中心进行确定。确定的内容必须且不少于以下内容，不合乎者将文件返回原部门进行修改：
A：文件的格式
B:文件的标题
C：文件编号、序号
D：修订版本及修订内容（如无版本的文件可省此项）
E：文件编写者签字.
F:审批后的签字。
G：生效日期(如无生效日期，以最后批准日为生效日期)。
文控中心
6
受控文件登记
受控文件登记
1、将确定合格的受控文件于两天内登记在《文件一览表》中。
文控中心
文件一览表(文件目录)
7
文件发放
文件发放
1、将确定合格的文件或登记好的受控文件发放到相关部门,并且做好发放记录。受控文件发放应注意以下内容：
A:受控文件右上角盖“受控章,将原稿保存在文控中心,将副本分发至相关部门，并且要求接受文件人员在接收文件的同时在《文件发放/回收登记表》上签名以示已接收该文件。
B:公司内不得使用加盖印章的复印件，一经发现,文控中心有权收回销毁.
C：对于非受控文件,各部门领用时在原稿上签名以示接收到.
2、当客户或其它外界需用相关文件时，在所复印的副本上加盖参考章，所有盖有参考章/外来文件章的文件，
文控中心
文件发放清单
8
文件使用状况检查
文件使用状况检查
1、各部门负责人（或文件管理人员)不定期检查各部门文件的执行状况。
2、内部审核时全面检查文件的使用,执行情况.
各部门负责人
9
文件更改
文件更改
1、受控文件需要更改时，由文件更改申请人填写《文件更改申请单》说明更改原因，经权责人员批准后,可进行更改，也可与相关部门进行沟通协调后提交《文件更改申请单》，批准后进行更改。
2、当文件需要作少量的更改时，更改人在副本上更改并签上名字和日期,并及时通知文控中心对文件进行更改。文控人员根据《文件一览表》更改副本并签上名字和日期，办法是将被更改的内容划掉，并填写新的内容,更改字迹应清晰，不得使用涂改液进行修改，更改处也不得再次更改。受控文件作少量更改后，文控中心须在修订状态栏注上相应记录。
文件更改申请人
文件一览表
(文件目录)
文件更改申请单
10
文件回收作废
文件回收作废
1、新版本文件发放时，文控中心必须同时将所有的旧版文件回收，旧版正本文件盖上“作废文件”章，并在当天内登记到《作废文件销毁清单》,2、由于其他原因文件要作废时，文件编制部门提出申请，填写《文件申请单》，文控中心进行作废并在《受控文件目录》中予以删除.
文控中心
各部门文件负责人
作废文件销毁清单、
领用／取消文件申请单、受控文件回收清单
11
文件领用
文件领用
1、当各部门文件有破损或遗失时,各部门文件负责人必须填写《文件申请单》,经部门负责人及管理
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