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某公司管理制度

管理文件运行及控制办法

1目的

为强化公司管理制度的严肃性、规范性和有效性，对公司管理文件的编制、会签、审批、修订、使用、及内容和格式进行规范，确保各项管理工作受相应有效的文件控制，为公司正常的经营工作提供制度保障。

2适用范围

适用于公司(质量体系文件及技术文件除外)的所有管理文件制定、执行和控制。

3术语

管理文件：是对公司管理体系中质量体系外的各项管理活动方法做出规定的文件，是指导管理活动实施的具有可操作性的文件。

4引用文件

无

5职责

5.1人事行政部是公司管理制度的归口管理部门：

5.1.1负责建立健全公司管理制度体系；

5.1.2负责管理制度的登记、编号；

5.1.3负责管理制度格式和相关内容的规范；

5.1.4负责组织管理制度评审及控制；

5.1.5负责管理制度的存档。

5.2公司各部门负责职责范围内管理制度的编制、会签、修订和发布，对本部门管理文件进行管理，建立管理文件台帐，清理无效文件，接受制度归口管理部门的管理与监督。

6管理内容和规定

6.1管理文件格式：

6.1.1文件封皮的格式及要求见附件一

6.1.2文件内容的格式及要求见附件二6.2管理文件的审核

编制部门负责人负责对文件的适用性和可操作性进行审核。6.3管理文件的评审

6.3.1管理文件在批准前应在相关业务部门内以会签或会议方式进行评审；

6.3.2管理文件会签应在2个工作日内完成，会签可以是书面或电子邮件等形式；(文件会签单详见附件三)

6.3.3会签评审的内容主要是对文件中规定的职责、工作接口关系、流程及可操作性、适

宜性和协调性进行会签评审。6.4管理文件的批准

6.4.1公司级管理文件视内容由主管副总经理或总经理批准；

6.4.2各部门编制的在本部门范围内使用的管理文件由本部门负责人批准。6.5管理文件的编号

6.5.1管理文件的编号由文件标识、制发部门代号、文件顺序号、版本号和发布(修订)年号组成。编号格式如下：

X文件标识

X

文件顺序号

部门代号版本号

XX

发布(修订)年号

●文件标识：GSM表示公司运行文件；

序号部

序号

部门

编号

序号

部门

编号

1

2

3

4

5

6

7

●文件顺序号：从1开始依次用阿拉伯数字编号；

●版本号：按版次从0开始编号；

●年号：文件发布或修订的年号，如2010;

●示例：GSM.11506.01.0-2010,表示该文件属于公司运行文件，人事行政部制发，第1号、第1版，2010年发布。

6.6管理文件的发放

6.6.1管理文件的发放范围作为文件附加说明的一项内容，在批准文件的同时得到批准。

6.6.2管理文件经批准后发送到人事行政部进行统一编号(每份文件应有唯一编号)与规范格式，列入文件清单并将文件底稿交由人事行政部存档后，由责任部部门进行文件发放(网上公布)。

6.7管理文件的保管

各部门应设立专人负责管理文件的规范、保管及更改工作。6.8管理文件的更改

6.8.1文件编制部门应对使用中的文件充分性和适宜性进行评审，正常情况下应一年评审一次，有特殊变化时对相关文件应及时评审，根据评审结果，对不适宜的文件进行更改；

6.8.2当发生以下情况时应对管理文件实施更改：a、部门职能、职责调整时；

b、组织机构发生变化时；c、业务流程发生调整时；

d、经评审文件的适宜性和充分性不能满足要求时；e、文件所依据的标准发生换版时。

6.8.3更改文件时应编写更改说明，明确更改原因及所修改的条款及内容；

6.8.4除修改错别字等不影响原文件内容以外的每一次更改都要修改文件版本编号；

6.8.5管理文件的更改应由该文件的原审批部门或人员审批，若由其他部门或人员审批时，该部门或人员应获得审批所依据的有关背景资料(如：修改的理由及修改的依据等),以确保其了解文件的内容和要求。

6.9激励

6.9.1各部门管理文件未经过文件评审或未通过人事行政部统一编号、未按本文件规定格式编制的文件视为无效文件，对责任部门负激励50—200元；

6.9.2对无效文件未进行销毁或隔离存放，每发现一份对责任部门负激励50元。

6.9.3根据公司组织机构的调整及其它情况，人事行政部下发通知，要求各单位调整相应的管理办法，如不按通知精神调整本单位职能范围的管理办法，负激励各单位主管领导及负责100-500元；

6.9.4管理制度下发后，由管理制度涉及部门组织对本部门人员进行培训，培训后由编制部门组织对参加培训人员进行测试，经测试不合格人员每人负激励50元，并限期补考，补考仍不合格者加倍负激励，直至合格为止。

7附则

7.1本办法自下发之日起实施；

7.2本办法由人事行政部编制并负责解释。

8附件