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乡镇档案管理规范化建设的实践与思考

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张广洲

摘要：鄉镇档案工作规范化管理既是优化乡镇管理工作重要的指导和借鉴，也是传承区域文化历史的重要载体。本研究详细阐述了乡镇档案管理存在的问题，提出加强乡镇档案管理规范化标准化建设的途径与建议，仅供参考与借鉴。

关键词：乡镇;档案管理;规范化标准化建设

档案作为历史信息的遗存，是人类社会进行各种理论及实践活动的真实记录，档案工作深深植根于人们的日常社会生活中，随着社会文明程度的提高，逐渐体现在社会生活的方方面面，表现出着非常重要的作用。然而在乡镇档案管理过程中，存在档案管理意识淡泊，管理方式落后等问题，导致档案管理工作相对低质低效，同时，乡镇档案工作缺乏系统性、规范性，降低了档案作为珍贵历史资料的价值再创造能力。所以，加速推动乡镇档案管理规范化、法制化和科学化发展，加强乡镇档案基础建设，是保障乡镇档案管理有序开展的重要途径。

1乡镇档案管理工作存在的问题

1.1对档案管理重视程度有所不足

客观上讲，档案管理一般很难在短期内发挥出有价值信息的作用。因此，乡镇档案管理在一定程度上可谓是吃力不讨好的管理工作。一方面档案管理的工作人员需要投入大量的时间和精力来细化管理的形式和内容;另一方面，短时间内无法体现出成绩和效果。因此，乡镇档案管理工作相对边缘化，没有得到足够的重视和关注。

1.2资源投入相对匮乏

由于对档案管理工作缺乏重视，对资金、材料等硬件，人员、技术等软件投入较少，甚至有的乡镇没有设立档案室，

档案资料和档案箱柜临时存放在行政办公室。对于档案管理人员，并不具备专业的管理能力，有的是兼职的后勤或行政人员，或者用接近退休的人员。如此看来，不仅档案工作达不到规范管理的要求，就连最基本的完整性和安全性也无法得到保障。

1.3管理模式陈旧落后

缺乏重视和投入不足，直接导致乡镇档案管理工作长期滞后的模式中难以推进。例如在温度控制、湿度控制、防霉、防虫等环节力不从心。分散性、碎片化管理导致文件丢失或损坏。更有甚者，由于档案管理不重视，不规范、不标准、不科学、不严谨，非相关人员可以随意进出档案室，借阅档案迟迟不归还，甚至有人对档案信息进行修改，造成文件失真等诸多问题。

2做好乡镇档案工作规范化管理的策略

2.1加强资源建设，搭建完备的软硬件基础架构

档案管理是一项长期的、持续的工作，不同历史时期的档案管理也具有不同的时代特点和需求。对于乡镇档案管理来说，有限的资金和资源不允许一次性大规模投入专门用于档案管理。因此，长期小规模的资源投入，逐步建设完善的基础设施更为可行。例如，乡镇单位可以先设立一个独立的档案室，选择一个位置、环境比较干净整洁、通风良好的房间作为档案管理中心。然后根据保存档案资料的数量，购买专用的柜架，档案盒，档案袋等，同时，档案室要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施;配备温湿计、复印机、收录机、照相机、去湿机、吸尘器、空调设备等;档案资料多柜存放，为了查找方便建议绘制存放的示意图;应建立全宗卷，以积累存储本机关案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍材料等。

2.2完善档案管理制度与机制

规范、标准的制度是推动各项工作有序开展的重要基础，乡镇档案管理规范化标准化建设同样离不开管理制度。从目前的实际情况来看，基于组织保障、部门写作、工作内容要求、工作职责等层面，对档案管理机制进行全面优化调整。

具体来说，要根据档案管理工作实际，全面优化档案管理规章制度，明确个人相应职责，指定专人负责档案管理，并对档案管理各环节进行全程监管。同时，相关部门要组织档案管理规范化会议，通过内部协商，共同制定规范化、标准化的档案管理机制。明确有关职能部门的责任和义务，让各部门主动与档案管理部门沟通，相互协调配合，规范档案资料收集的完善性、利用的安全性。在档案管理体制机制全面完善的基础上，乡镇档案管理可以严格按照体制机制进行，整个管理流程自然会更加规范。

2.3推进并完善档案管理信息化建设

发展是解决我国一切问题的基础和关键，发展必须是科学发展。信息时代大背景下，信息化管理已经成为各行各业实现转型升级至关重要的优化创新举措。乡镇档案工作实现规范化管理也需要推进并完善档案管理信息化建设。加大档案信息化建设力度，提高档案管理的各项保障条件。做好本地电子档案信息化管理的系统设计、平台开发与过程控制;构建满足数字档案长期保存和使用的基础框架;制定涉及功能模型、信息模型、互操作模型等的管理策略;应结合本地实际需要和信息化档案管理目标建设“收、管、用”集成的一体化管理系统，例如建成一个网络支撑系统、包括档案目录、重要档案全文和多媒体档案在内的三个基础性的数据库等。完成全系统目录电子化、全文数字化、实现纸质档案与电子档案应用同步，使计算机查询