事业单位人事档案信息化管理的思考与对策.docx

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事业单位人事档案信息化管理的思考与对策

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康昆展

【摘要】事业单位的人事档案对员工的个人信息予以真实的记录，其能够帮助领导对员工的工作情况和个人情况进行了解。人事档案与员工、企业的发展密切相关，而这种需要已无法从传统的纸质档案中得到满足，为此需要借助信息化管理来提高效率。

【关键词】事业单位;人事档案;信息化管理

在事业单位各项工作和业务活动中，往往会有大量的人事档案资料产生，其内容涉及全体人员的年龄、学历、职称、奖惩等，保存价值较高，可将可靠的信息提供给事业单位的人才选拔，顺利开展各项工作。针对这一情况，事业单位应充分认识信息技术的优势，并在人事档案管理工作中应用信息技术，促进档案管理工作效率的显著提高。同时加快开发和利用档案资料，保障事业单位人才建设顺利进行。

一、健全人事档案管理制度

事业单位人事档案信息化管理工作与诸多事项有关，内容复杂，为了让信息化建设取得实质性效果，需要建立健全相关规章制度，将其贯彻落实。事业单位需把《档案法》中的相关规定结合起来，并立足于自身实际，将完善的人事档案管理制度建立起来，对信息化建设工作的要求予以明确，为每个环节的管理工作提供理论支持。与此同时，利用制度明确档案管理人员职责，对其工作行为进行约束和规范，以顺利进行事业单位人事档案管理信息化建设。

二、提高档案管理的安全意识

计算机是事业单位开展人事档案信息化管理工作的基础，所以档案管理者应将计算机的安全保护好。可培训档案管理者包括如何防范黑客、怎样管理电脑等在内的计算机安全技术。在工作时，档案管理者不得随便把一些手机、移动硬盘、U盘等外接设备插入计算机。同时管理人事档案的电脑不得用作他用，要安排专人对其进行管理，不得和外网相连接。在对人事档案进行保存时，需把防辐射、防高温以及防潮等一系列工作做好，备份人事档案。将完善的人事档案管理制度建立起来，规范人事档案管理工作。建立健全计算机安全制度和相关安全标准，使人事档案信息的安全得到有效保证。

三、开发和改进人事档案信息管理软件系统

更加严密地界定人事档案的信息密级，让电子档案的安全性得到保证。数据库对更为先进的人事档案管理软件进行开发与改进，通过对人事档案管理软件予以完善能够自动分析、整理人事档案的数据，促进人事档案管理工作效率的显著提高，而这也是人事档案管理信息化的必然要求和必经之路。对人事档案管理软件进行开发与改进，还要实现远程控制、远程查阅和数据共享等多种功能。简单来说，就是在准确快速的同时，方便简洁，使管理人员的工作量大大减轻，促进管理效率提高、管理成本降低。同时还能够实现远程操控，共享档案数据信息，对事业单位人员的基本信息进行快速查阅，使办事效率进一步提高。另外，还需备份档案管理的信息数据，将其妥善存储，避免因电脑操作失误而致使信息数据丢失。除了深入研究人事档案管理的相关政策外，还需借助信息化工具，如计算机更加严格地界定与加密各种信息资料的密级，将人事档案信息泄露的风险有效降低。

四、加大资金投入，保障档案信息化建设进程

完善基础设施是档案信息化建设的基础条件，所以事业单位需在完善基础设施上投入更多资金，以让档案信息化建设进程得到保障。事业单位与时俱进的必然选择就是进行人事档案信息化管理，同时其也是档案管理者现阶段的首要任务。第一，对人事档案库房进行合理配置，并按照档案库房管理的“八防”要求，对相关设施予以充分配备，包括防火、防盜、空调、灭火装置、温湿度测试仪等。第二，将信息化管理仪器配置齐全，包括高配置的计算机、扫描仪、刻录机、打印机、数码相机等技术装备。除此之外，还应在人事档案工作者的培训费用上加大投入，从专业上培训与指导工作人员。

五、完善管理人员的专业素质

虽然在构建信息环境中技术进步起到了重要作用，但决定性作用还是人，须知，档案信息化的核心就是提高档案管理者的素质，培养其电子环境下的工作意识，为此必须组建一支专业化干部队伍。信息时代的来临，开始更高的要求所有档案人员的业务素质，管理人员需积极学习专业知识，将自己的知识面不断拓宽，促进自身文字能力、综合分析能力的提高，同时深入学习计算机知识和人事档案管理软件知识，对现代信息管理技术做到熟练掌握，努力让自己成为具有双重知识结构的复合型人才，即不但对档案管理业务知识非常熟悉，又将计算机管理技术掌握得非常好。除此之外，在档案建设与管理中，人事档案工作人员的职责重大，所以还需对其政治思想和职业道德加强教育，使其政治思想觉悟较高，政治责任感更加坚定，具备较强的政治敏锐性与政治鉴别力。

六、结语

总而言之，事业单位最重要的一项信息资源就是人事档案，若想将档案的作用充分发挥出来，需要档案工作人员付出更多精力，对管理新模式予以大胆创新，使日益增长的档案信息资源需求得到满足，真正用活、用好档案资料。

【Reference】