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会议组织与管理--第1页

阅读使人充实,会谈使人敏捷,写作使人精确。——培根

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通过学习,你将能够:

●了解和正确认知会议;

●掌握保障会议成功举办的准备工作;

●了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1.会议的现状

研究表明,企业员工每天有一半以上的时间在开会,而会议议题达成一致和通过认可的

却很少。由于会议的频繁召开,可能耽误和影响许多计划内的工作,为企业带来各种隐形损

失。例如,企业中常常流传着有关会议的顺口溜,“上班没干啥,一直忙开会,大会接小会,

神经快崩溃;上午有早会,下午有午会,下班不能走,还要开晚会;每周开周会,每月有月

会,随时检讨会,年底是年会。”

大多数企业认为,通过会议的效率和会后的执行效率,可以决定企业的最终效率。据统

计,全球每天要举行数百万次会议,例如英国每天有4000000小时被用于会议;美国平均每

天举行1100万次会议;经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%~70%;《哈佛商业评

论》通过调查发现,每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时,非正式会议的时间为1

小时。

通常情况下,企业行政部门参与的会议较多,部门员工不仅要出席会议、组织会议,更

多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道:“开

会于中国好比是骑自行车,全球数量最多,水平却极差。”因此,企业要想提高会议的成功

率,很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2.会议的重要性

会议的召开非常重要,大多数企业都是通过会议决定其基本走向,认为召开会议的效率

和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻,

通过会议可以解决和处理问题,但是由于会议水平有限,导致旧问题没有解决,又带来更多

新问题,因此企业花费在开会上的时间越来越多,召开会议的频率也越来越高。

3.会议的定义

会议是由三个或三个以上的人集合在一起,为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向

沟通。

学问是异常珍贵的东西,从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日法拉兹·

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阅读使人充实,会谈使人敏捷,写作使人精确。——培根

随着科学技术水平的不断发展,出现了视频会议,例如QQ群会议、MSN会议、甚至通

过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求,视频会议需要大量的

数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括:

第一,会议能够为企业提供信息;

第二,汇聚信息;

第三,解决问题,当今会议不仅在提供信息方面出现问题,更是解决现场出现的问题,

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