办公室日常事务办理——商务秘书课件.pptVIP

第三章办公室日常事务管理v办公室日常事务管理的主要内容：v进行时间管理v值班工作v处理信函和文件v接打电话v对零用现金进行管理v负责信息的上传下达和必威体育官网网址工作v日常接待v维护管理办公室环境v管理和发放办公用品v处理各种突发事件

第三章办公室日常事务管理v第一节办公室环境的维护和管理v第二节办公程序管理与时间管理v第三节办公用品的管理和发放v第四节办公室电话工作v第五节办公室接待工作v第六节邮件信函的处理v第七节值班工作

第一节办公室环境的维护和管理v一、办公室环境的构成v1、办公室的环境分为：v软环境：工作氛围、人际关系、人员的素养v硬环境：空气、光线、声音、色彩、桌椅柜架、办公设备、耗材、饮水设备等v2、构成办公环境的要素：空气、光线、声音、空间、绿化

v3、办公室的布局类型：开放式、封闭式v开放式办公室布局：始于德国，指按照工作职能、业务活动和技术分工来布局，有全开放和半开放之分。v封闭式办公室布局：传统式办公室，独立门窗

优缺点比较开放式办公室封闭式办公室优点降低成本、提高效率、单独办公、比较安全、易于沟通、便于监督可集中精力、易于内指导、设备共享不足难于集中注意力、噪成本高、空间浪费大、音大、难于必威体育官网网址不易于监督和指导部沟通

v4、办公布局安排应考虑的主要因素v企业的规模和员工人数。v企业的机构设置和工作设计。v企业经营的性质和内容。v确保公司部门之间的联系，科学有效的设计工作流程。

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休息室

员工的涂鸦

两台20寸以上液晶显示器成工程师的标配，从照片上看，两个显示器显示的内容一模一样，是不是在看程序代码的时候，两个显示屏能非常容易的发现错误？或者合作时，一个屏幕用来显示他人的信息。

Online部门几乎四五个人就能分得一张沙发

开放的办公环境同事们很容易沟通拉近距离

v二、秘书对办公责任区的管理v1、秘书的办公责任区：个人办公责任区、公用区域、上司的办公区域v2、秘书对办公责任区的管理：清洁、整理、摆放有序、定期整理文件、清除安全隐患

第二节办公程序与时间管理v一、办公程序管理v1、办公程序的内涵：v概念：办公管理程序是指为了实现工作目标，对工作中有多个环节和步骤的活动或事务流程进行科学有序的安排和管理，使其形成固定模式和方法，以指导今后的工作。v要素：时间因素、空间因素、事项因素、资源因素v特征：择优性、稳定性、可操作性v2、办公程序管理的必要性

v3、改进办公管理程序的方法：办公事务的一般性流程：确定问题、提出解决方案办公流程的确定与改进：要以组织结构为根据来确定流程，要科学有序v4、工作承办周期制度的建立

v二、时间管理概述v1、时间管理的必要性v2、时间管理理论v时间管理：对时间继续有效的计划和控制，从而在优先的时间内创造最大的效益。

v3、有效管理时间的方法v明确目标和工作任务及职责、确定工作计划、利用管理工具（时间表、值班表、记录本、效率手册、墙上计划图表、布告板）v4、为上司安排活动时间表v月时间表、周时间表

v5、做好上司和自己的工作日志v工作日志填写的信息内容：会议情况、约会安排、活动以及个人安排v6、提高办事效率和节约时间的小技巧v养成良好的工作习惯、善用时间、改善工作条件

第三节办公用品的管理和发放v一、办公用品的管理v1、识别办公用品和易耗品v2、办公用品的采购v二、办公用品的发放v1、健全发放制度v2、建立一个的发放登记制度，严格审批手续v3、认真清点，核实发放v4、制定有效的办公用品节约制度v5、严格办公设施的使用制度

第四节办公室电话工作v一、使用电话的基本礼仪v1、态度要热情周到，礼貌友好v2、口齿清晰，声音愉快自然v3、语言简洁明了，得体准确，和谐有序v4、提高电话工作的效率，注意保留v5、简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言

v二、了解办公电话的主要功能和系统，更好地提高电话工作的效率v1、办公电话系统：键式或按钮式电话系统、专用小型交换机系统v2、电话机的功能

v三、接听电话的技巧v1、接听电话必须及时v2、接听电话首先问候并通报v3、做好电话记录v4、正确处理电话的临时中断v5、学会处理不在的同事的电话v6、学会处理转接电话v7、适时结束电话v8、同时处理打进来的多个电话v9、接听打给上司的电话

v四、拨打电话的技巧v1、尽量选择合适的时间打电话v2、打电话前的准备工作v3、准确拨号，耐心等待v4、及时自我通报v5、要求对方做好电话记录v6、替上司拨叫电话v7、拨错了号要道歉，绝不可一挂了之v8、如果通话临时中断或受到干扰，应主动